Jaana Lamberg

Call for papers: UAS Journal 1/2020, Current topics

AMK-lehti / UAS Journal issue 1/2020 is themed with current topics and the diverse functions and different roles of universities of applied sciences in cooperation with companies, as well as in research and development activities.

How do universities of applied sciences develop their cooperation services to promote cooperation with companies and the world of work? How can R&D activities help create permanent service and cooperation models to support communities, and support teaching facilities?

In this themed issue we want to bring forward varied current topics in higher education, such as developing higher education pedagogy and career guidance, cooperation with the world of work, developing services, and possibilities in R&D and work-based learning.

We are also looking for concrete examples of cooperation between universities of applied sciences and the world of work, as well as sustainability and effective results in R&D.

We wish to receive article manuscripts both from universities of applied sciences and other organisations. In addition to articles, we welcome reviews and summaries concerning research, development and innovations in universities of applied sciences, as well as news and literary reviews in the field. You may also submit audiovisual content.

The maximum length of the article is 10.000, a review 4,000 and other categories approximately 3,000 characters (spaces included). Instructions for writers can be found in uasjournal.fi/in-english/instructions-for-writers. Please read them carefully before submitting your text.

Guest editor:
Johanna Wartio, Lecturer, Project Manager, M.A.

  • Send your article proposal to the guest editor at johanna.wartio (at) metropolia.fi during the week 4 (by January 24, 2020).
  • Feedback will be sent to the responsible author during the week 6.
  • Send your final version during the week 8.
  • The themed issue will be published during the week 11.

Please share this call for papers!

Kind regards

Guest editor Johanna Wartio
Metropolia University of Applied Sciences

Kirjoittajakutsu: UAS Journal 1/2020, Ajankohtaisia aiheita

AMK-lehti / UAS Journalin numeron 1/2020 teemana on ajankohtaiset aiheet ja ammattikorkeakoulujen monipuoliset toiminnot ja erilaiset roolit yritysyhteistyössä ja tutkimus- ja kehittämistyössä.

Millä tavalla ammattikorkeakoulut kehittävät yhteistyötoimintojaan ja palvelujaan edistääkseen yritys- ja työelämäyhteistyötä? Miten tutkimus- ja kehittämistyöllä voidaan luoda eri yhteisöjä tukevia pysyviä palvelu- ja yhteistyörakenteita sekä tukea opetustyötä?

Tässä teemanumerossa halutaan tuoda monipuolisesti esiin ammattikorkeakoulujen erilaisiin toimintoihin liittyviä ajankohtaisia aiheita kuten korkeakoulupedagogiikan ja opintojen ohjauksen kehittäminen, työelämäyhteistyö ja palvelujen kehittäminen sekä tutkimus- ja kehittämistyön ja opinnollistamisen mahdollisuudet.

Haemme myös konkreettisia esimerkkejä ammattikorkeakoulujen ja työelämän yhteistyöstä sekä tutkimus- ja kehittämistyön kestävistä ja vaikuttavista tuloksista.

Teemanumeroon toivotaan asiantuntija-artikkeleita sekä ammattikorkeakouluista että niiden ulkopuolelta. Tarjottavat tekstit voivat olla artikkelien ohella myös vapaamuotoisempia katsauksia, puheenvuoroja, haastatteluja, ajankohtaisia aiheita kommentoivia asiantuntijatekstejä sekä esimerkkejä ammattikorkeakoulujen yhteistyöstä yritysten, kv-kumppanien tai muiden toimijoiden kanssa. Numeroon voi tarjota myös audiovisuaalisia sisältöjä.

Asiantuntija-artikkelin enimmäispituus on 10 000 merkkiä, katsauksen 4 000 merkkiä ja vapaamuotoisemmat tekstit noin 3 000 merkkiä (sis. välimerkit). Tarkemmat kirjoittajaohjeet löytyvät www-osoitteesta https://uasjournal.fi/kirjoita-lehteen/kirjoitusohjeet/. Niihin kannattaa tutustua huolellisesti.

Teematoimittajana:
Johanna Wartio, lehtori, projektipäällikkö, TM

  • Artikkeliehdotukset tulee lähettää teematoimittajalle osoitteeseen johanna.wartio (at) metropolia.fi viimeistään viikolla 4 (24.1.2020).
  • Palaute artikkeleista lähetetään vastuukirjoittajalle viikolla 6.
  • Korjattu versio artikkeleista tulee toimittaa viimeistään viikolla 8.
  • Teemanumero ilmestyy viikolla 11.

Välitäthän kutsua eteenpäin omassa organisaatiossasi ja omissa verkostoissasi!

Ystävällisin terveisin teematoimittaja
Johanna Wartio
Lehtori, projektipäällikkö
Metropolia Ammattikorkeakoulu

Vuoden 2020 teemanumerot

UAS Journalin toimituskunta on syyskokouksessaan päättänyt vuoden 2020 teemanumeroista.

Vuoden ensimmäinen numero avataan ajankohtaisille aiheille eli sillä ei ole tiettyä kohdistettua teemaa. Numerot 2/2020 ja 3/2020 mukailevat YK:n kestävän kehityksen toimintaohjelma Agenda 2030:n tavoitteita. Vuoden viimeisessä numerossa käsitellään työelämätietoa.

1/2020 Ajankohtaista (teematoimittajahaku avoinna, ota yhteyttä toimitus@uasjournal.fi)

2/2020 Ekologinen kestävyys (teematoimittajahaku avoinna, ota yhteyttä toimitus@uasjournal.fi)

3/2020 Sosiaalinen kestävyys (teematoimittajahaku avoinna, ota yhteyttä toimitus@uasjournal.fi)

4/2020 Työelämätieto käyttöön

Abstracts 3/2019

Editorial: Getting more from artificial intelligence through cooperation

Katri Kulmuni, Minister of Economic Affairs

When did you last look up information from a book, buy a travel ticket from the ticket desk, or send someone a letter? It’s probably been a while. These were everyday things when we were children, but now they seem remote. Digitalisation, artificial intelligence and the data-based information economy have shaped our society massively and continue to shape it at a staggering rate.

Changes become possibilities when one knows how to take hold of them and use the new tools available in an effective way. Finland has committed to promoting a sustainable and competitive digital economy in a humane and ethical way. For example, we want to harness artificial intelligence for the task of mitigating climate change, as part of our journey towards a carbon neutral economy.

Technological expertise has a key role in these developments. In addition, cooperation between different sectors is needed for the implementation of both services which utilise artificial intelligence and broad, society-wide operational reforms. Artificial intelligence must not simply remain as a concept which is added to different projects to make them look good or because it is assumed that it is needed in everything new. The objectives must be clear: technical improvements that make it into production, business models that bring added value to trade and industry and greater well-being for society, and different kinds of self-learning algorithms which can be used to support work tasks in different professional fields.

We need developer communities which are committed to shared objectives and which see the opportunities of artificial intelligence through the lens of a society which is healthy and environmentally sustainable. At their best, such communities give birth to whole ecosystems which bring together developers from many different fields. Developers get energy from creatively solving problems. The development work brings together expertise from the different stages of the service value chain under construction, from the technical implementation right through to the user experience.

In all this, one key group of actors are universities of applied sciences which serve as catalysts within their region. Indeed, I want to challenge all universities of applied sciences to bring together multidisciplinary developer communities from within their region of operations and to promote the rapid implementation of digital technology in the public and private sectors and the different spheres of civil society. I believe that far more can be obtained that at present through cooperation between companies and institutes of higher education.

Data-based, digital ecosystems must be bold in their approach. They must create an operating culture which supports data-sharing, joint use and integration. They must also be able to recognise whether data is reliable and be able to assess the data’s generalisability and explanatory power. For this reason, it is all the more essential for institutes of higher education to be providing workplaces with experts that have strong media literacy skills and are able to engage in critical reflection on the use of data and artificial intelligence programs as part of decision-making and in guiding their own work.

The authentic energy of a developer culture is created by bringing together people from many fields. By drawing on their expertise within their own field, they can recognise the key challenges and then find solutions for them which also make use of artificial intelligence or big data. Likewise, as cleaner solutions are being developed, for example, in the heating and transport sectors, it is essential that user-orientated thinking is integrated right from the beginning in order to support the implementation of these solutions. The utilisation of artificial intelligence requires, therefore, both technological expertise and people skills. By succeeding in the art of combining solutions from different sectors to create something new, Finland can offer also to other countries the keys to a globally sustainable future.

 

Are we overestimating the effect that AI will have on the labour market?

Alexander Törnroth, M.Sc. (Econ.), AI Accelerator Chief at Finland’s AI Accelerator, HQ at Teknologiateollisuus, alexander.tornroth(at)teknologiateollisuus.fi

During the past years we have seen several pessimistic predictions about artificial intelligence (AI) and the destruction of jobs that an increased adoption of these technologies will bring.

This article suggests, when the four basic rules of digital illusion, heavy capital investments, the difference between performance and competence as well as overestimating current and future AI capabilities are considered, that the predicted effects on the labour market may not be as grand and swift as technological achievements may suggest.

Key words: AI, artificial intelligence, investments, employment, digitalisation

 

Humans in the loupe

Katri Halonen, Dr.Soc.Sc., Lic.Ph., Principal Lecturer, Metropolia University of Applied Sciences, katri.halonen(at)metropolia.fi
Tuire Ranta-Meyer, PhD, Adjunct Professor, Director, Metropolia University of Applied Sciences, tuire.ranta-meyer(at)metropolia.fi

This is an interview of Ville Tuulos who is a software architect in the Machine Learning Infrastructure team at Netflix. He sees AI as a consultant helping us make decisions. In the process, AI can be a tool for creativity but creativity itself can not be automatized.

Key words: data analytics, machine learning, machine learning infrastructure

 

How to distinguish AI from pseudo-AI?

Cimmo Nurmi, Vice President at Satakunta University of Applied Sciences; Adjunct Professor of computational intelligence at the University of Turku; Entrepreneur at CI Computational Intelligence Oy, cimmo.nurmi(at)samk.fi

As the years go by, new buzzwords and industry jargon evolve and their meaning will change. Artificial Intelligence is a good epitome of this. The term AI truly emerged in the early ‘80s when the first academic AI conferences were held. The expectations were high but the results were not that convincing. The public interest soon faded. Artificial intelligence, data analytics and big data rose to public awareness again some three years ago. As an immediate consequence, a huge number of software, IoT and robotics companies changed their marketing vocabulary. Now they are all AI experts in their business area. Their web page once advertised their ERP software to support business growth. Now their artificial intelligence solutions optimally secure and guide the business growth. We should be aware of marketing jargon and carefully study the difference between (real) artificial intelligence and artificial artificial intelligence.

Key words: algorithms, artificial intelligence, computational intelligence, data analytics, education

 

About AI and its ethics in study and career counselling

Mikko Lampi, B. Eng., Chief Development Officer at Metatavu Oy, mikko.lampi(at)metatavu.fi
Piia-Elina Ikonen, M.H.S., Project Manager at South-Eastern Finland University of Applied Sciences, Piia-Elina.Ikonen(at)xamk.fi

This article takes a realistic but optimistic approach in discussing artificial intelligence (AI) in higher education. Finland has declared itself as a future leader in applications of AI as part of a government initiative (2017-2019) by former minister of economic affairs. A multidisciplinary dialogue is critical in understanding AI and in guiding its use and development. The impacts of AI are connected to complex and multidimensional phenomena. Moreover, there are important ethical questions regarding use and development of AI; influenced by coexisting techno-bliss and skepticism. In this article, we discuss the recent developments of AI, related ethical questions and possible future trajectories in context of higher education. There are no easy solutions and answers to provide. However, we encourage and call for discussion, research, and experiments that contribute to better understanding and perspectives in AI and its applications. Finally, we conclude by introducing two projects, in which South-Eastern Finland University of Applied Sciences is involved in exploring the possibilities of AI and its realistic applications in study and career counselling.

Key words: AI, career, guidance, education development, ethics, RDI, study guidance

 

AI and change in the authorship of art – impacts on the education in cultural management

Laura-Maija Hero, PhD (Ed.), Senior Lecturer in Cultural Management and Project Manager at Metropolia University of Applied Sciences, laura-maija.hero(at)metropolia.fi
Satu Lautamäki, PhD (Marketing), Principal Lecturer in Business for Creative Industries at Seinäjoki University of Applied Sciences, satu.lautamaki(at)seamk.fi
Sanna Pekkinen, Lic. Phil., Senior Lecturer in Cultural Management, Humak University of Applied Sciences, sanna.pekkinen(at)humak.fi
Oona Tikkaoja, MA (Sculpture), MA (Media&Comm.), Senior Lecturer in Cultural Management, Humak University of Applied Sciences, oona.tikkaoja(at)humak.fi
Tomas Träskman, Lic. Phil., Degree Programme Director in Cultural Management, Arcada University of Applied Sciences, tomas.traskman(at)arcada.fi

Technologies enabling and developing artificial intelligence (AI) are difficult to conceive. For creative industries, AI will offer new ways of organizing work, ways of doing and communicating creative work, tools, business models, content, as well as changing consumer behaviour. Therefore, AI is a significant trend for creative intermediaries and creates pressure to redesign the pedagogical curriculum for cultural producers.

In this article, we seek to understand the conditions of cultural management and their relation to the technology by examining art-related cases based on artificial intelligence. This analysis is part of the ESF-funded Creathon-project, which aims to strengthen technological know-how in the creative industries and to develop interfaces between the cultural and ICT sectors at universities of applied sciences. We ask: How can artificial intelligence as an ever-increasing phenomenon affect the pedagogical programme of cultural production? We can conclude that AI brings several competence development needs that should be taken into consideration while designing curricula. Cultural manager students should gain the ability to evaluate the opportunities and constraints of AI, understand the characteristics of software development processes, be trained in multidisciplinary R&D collaboration, understand IPR and copyright law and be prepared for ethics and moral communication.

Key words: AI, art, culture production, University of Applied Sciences

 

Artificial intelligence and screenwriting

 Timo Lehti, MA (Art History), PhD Student, Senior Lecturer in Screenwriting at Metropolia University of Applied Sciences, timo.h.lehti(at)metropolia.fi

Timo Lehti, senior lecturer in screenwriting, discusses the possibilities of artificial Intelligence (AI) writing an original screenplay. There are several examples of AI making art: composing music, doing visual arts and writing short films. But what is the point of using AI in the arts? What is the added value, or problem that AI could solve for humans in screenwriting?

Key words: AI, artificial art, movies, screenplay

 

How to link the added value generated by AI with the society?

Matti Sarén, PhD., President/CEO, Kajaani University of Applied Sciences, matti.saren(at)kamk.fi

Artificial intelligence (AI) and machine learning (ML) are considered to be next major game-changers in the global scale. Finnish national higher-education system supports scientific research and innovation at universities, but the role of universities of applied sciences needs to be recognized more clearly for implementing scientific findings in every-day applications. In this paper the success-story of game education is reflected as a benchmark to build up a degree program education in the field of artificial intelligence and machine learning. The role and the impact of value-adding networks, systematically fostered by universities of applied sciences, are argued to be the means for integrating new technologies for the benefit of our society.

Key words: AI, diversity, network of companies, University of Applied Sciences, value chain

 

Will robots and bot-whisperers displace study counsellors?

Jouni Soitinaho, Principal Lecturer, Head of Master’s Degree Programme at Haaga-Helia University of Applied Sciences

Chat and chatbots are becoming increasingly applicable and successful in customer service jobs across industries. Study guidance and counselling has traditionally relied on personal contacts. The article reflects the application of a chatbot in supporting study counsellors in their routine tasks.

Key words: AI, chatbot, robot, study counsellor, study guidance

 

What parts of your job should be outsourced to a chatbot?

Sakari Koivunen, M.Sc., Senior Lecturer, Turku University of Applied Sciences, sakari.koivunen(at)turkuamk.fi

Dialogue and discussion can be seen as a powerful method for learning. Still, it is rarely possible for the teacher to have one-to-one discussions with students, as study groups tend to be large and schedule is tight. Chatbots are one possible solution to this problem: teachers can outsource simple discussions to bots. When asked, via a chatbot, during an online course, none of the students had previus experience of chatbots in education. The sample was small, but diverse: 16 students from 9 UASs and 3 high schools. Students felt that chatbots are a welcome addition to education and suggested several uses for bots: giving course feedback, getting feedback about assignments, general Q&A and course enrolment. Surprisingly, there is quite little academic research available on the use of chatbots in education.

Key words: chatbot, higher education, technology

 

How Does Artificial Intelligence (AI) Change Future Competence Demands?

Maarit Virolainen, PhD, Post-Doctoral Researcher in the Finnish Institute for Educational Research at the University of Jyväskylä, maarit.ha.virolainen(at)jyu.fi

Artificial intelligence will change the world of work and occupational profiles in the future. It will be combined with various forms of service production and industry. It may become vital even in unexpected jobs, like for a violin player of an orchestra through the co-operation with robots or utilization of software when looking for sheets related to specific tunes. In particular, the combinations of various new technologies may produce unexpected outcomes. The broad societal change is often referred to by the term Industry 4.0. It challenges educational institutions to anticipate competence demands and provide adult education to help adaptation. In the field of technology, many studies have already been completed to explore future competencies. In the article, the identified competence demands are presented and discussed to inspire the curriculum development of the Finnish UAS.

Key words: AI, Industry 4.0, skills anticipation, skills needs, technology

 

On yhteistyön aika

Kirjoittaja: Tapio Varmola.

Digitalisaatio muuttaa korkeakoulujen toimintaa monin tavoin. Se vaikuttaa tutkimuksessa ja innovaatiotoiminnassa. Hyvin paljon on tehtävissä myös opetuksessa ja sen tukipalveluissa.

Iso-Britanniassa luotiin 1970-luvulla unelma avoimesta yliopistosta – Open University. Sen pääidea – ajasta ja paikasta riippumattomaton korkeakouluopetus – on nyt teknisen kehityksen myötä tullut mahdolliseksi toteuttaa. Monet korkeakoulut Suomessa pohtivat tätä ideaa uudistaessaan nyt strategioitaan.

Suomessa on 23 ammattikorkeakoulua ja 13 yliopistoa. Yhdistämällä niiden voimia ja osaamista Suomesta voidaan tehdä joustavan opiskelun mallimaa, modernin korkeakouluopiskelun edelläkävijä.

Tämä vaatii uudenlaista yhteistyötä korkeakoulujen kesken, johon niin korkeakoulujen johdon, opettajien ja keskeisten tietohallinnon toimijoiden on sitouduttava. Muutamia esimerkkejä tästä:
Opiskelijoiden liikkuvuus ja korkeakoulujen yhteistyö edellyttävät yhteentoimivia prosesseja, ehkä myös yhteisiä alustoja. Opintohallinnossa tarvitaan uusia digitaalisia toimintamalleja, jotka edistävät opiskelijoiden liikkuvuutta. Korkeakoulujen yhteistyötä verkko-opetuksen ja sen pedagogiikan kehittämisessä tulee kaikin tavoin kannustaa ja palkita opettajia siitä. Digitaalisen opetuksen tehokkuutta on myös syytä tutkia.

Suomessa on opetuksessa paljon kansallisia tietovarantoja, jotka tulisi saada käyttöön, ja joita tulee kehittää edelleen – opiskelijoiden hyväksi. Tästä voisi syntyä myös kansainvälisesti ainutlaatuista kilpailuetua.
Nykytila on sirpalemainen: meillä on käytössä noin 150 opetuksen ja opintohallinnon tietojärjestelmää tai sovellusta. Pitkäjänteisellä yhteistyöllä voidaan sirpaleista päästä ainakin rakeisiin ja suurentaa raekokoa.

Korkeakouluihin kohdistuu uusia odotuksia jatkuvan koulutuksen alueella. Se luo opetukseen sekä mahdollisuuksia että haasteita. Työelämässä olevien aikuisten osaaminen vaihtelee, mutta ainakin osa heistä toimii jo nyt digitaalisessa, globaalissa toimintaympäristössä. Miten vastaamme tähän kysyntään?

Korkeakouluissa on monenlaisia kokemuksia opetuksen ja opintoasianhallinnon kansallisista yhteistyöhankkeista. Niiden jäljet eivät aina innosta. Tikulla silmään sitä, joka vanhoja muistelee. Meidän on luotava 2020-luvulla uusi yhteinen oppimisen digivisio, toteutettava se kunnianhimoisesti ja arvostettava jo saatuja yhteistoiminnan kokemuksia.

Kirjoittaja

Tapio Varmola, rehtori, Seinäjoen ammattikorkeakoulu, puheenjohtaja, Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE

AAPA ja FUCIO: Korkeakoulujen digitalisaation yhteistyötä jo vuosikymmenien ajan

Kirjoittajat: Jaakko Riihimaa & Teemu Seesto.

Kun ammattikorkeakoulut aloittivat toimintansa, niiden tietohallintojen avainhenkilöt perustivat viipymättä yhteistyöverkoston nimeltään AAPA. Nimi juontuu ajalta, jolloin skandinaaviset merkit eivät olleet diginimissä sallittuja: ”Ammattikorkeakoulujen AtkPAallikot”. Suomen yliopistoissa IT-yhteistyö oli alkanut yli 30 vuotta aiemmin ensimmäisiä tietokoneita käyttöön otettaessa. Silloiset atk-päälliköt muodostivat jo verkoston, nykyiseltä nimeltään FUCIO. Tavoitteena verkostoissa on ollut jakaa tietoa avoimesti. Vaikka ammattikorkeakoulut ja yliopistot kilpailevatkin hyvistä opiskelijoista, rahoituksesta ja resursseista keskenään, on kummankin tietohallintoverkoston toiminnassa vallalla monipuolinen ja monen tasoinen yhteistyö sekä tiedonvaihto niin verkostojen sisällä kuin välilläkin. Yhä harvempi tietohallinnollinen haaste kohdentuu vain amk- tai yliopisto-sektoriin.

Tietohallintojen yhteistyö on noussut jälleen uudelle tasolle, kun ammattikorkeakoulut ja yliopistot eri tavoin pyrkivät saamaan synergiaetuja alueellisten yhteenliittymien avulla. Esimerkiksi Lapissa, Tampereella ja Lappeenrannassa on luotu ja luodaan korkeakoulukonserneja. Yhteenliittymien taustalle tarvitaan yhteentoimivat tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuriin nojaavat ratkaisut. Paikallisen korkeakouluyhteistyön lisäksi kansainvälistyminen ja koulutusviennin tavoitteet asettavat uusia vaatimuksia tietohallinnon työkaluille ja palveluille, puhumattakaan opiskelijoille tarjottavista korkeakoulujen rajat ylittävistä uusista mahdollisuuksista kuten ristiinopiskelusta.

Sekä ammattikorkeakoulujen AAPA että yliopistojen FUCIO ovat jo useiden vuosien ajan koordinoineet toimintaansa täysipäiväisen pääsihteerinsä avustamana. Pääsihteeri toimii käsikassarana verkostojen sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Hän osallistuu erilaisiin korkeakoulusektoriin liittyviin tapahtumiin, kerää ja välittää tietoa verkostolle ja luo kokonaiskuvaa meneillään olevista aktiviteeteista korkeakouluissa ja yliopistoissa. Pääsihteerin työtä ohjaa kummassakin verkostossa tietohallintojohtajista muodostettu työvaliokunta.

Eräs em. tiedonkeruista on vuosittainen korkeakoulujen IT-barometri. Tietohallintojohtajia pyydetään arvioimaan seuraavan puolentoista vuoden näkymä ja siihen vaikuttavat tärkeimmät tekijät. Viimeisten vuosien ajan resurssien riittävyys on ollut vahvasti esillä. Muutokset korkeakoulujen rahoituksessa ovat olleet julkisen hallinnon taloustilanteen vuoksi nopeita. Tietohallinnon kaltaiselle toiminnolle, joka mm. vastaa korkeakoulun infrastruktuurista, tällaiset ennakoimattomat heilahdukset ovat myrkkyä, eikä vähiten korkeakoulujen kaltaisissa vahvasti tietointensiivissä organisaatioissa. Palvelun pitää pelata häiriöttömästi.

Vuodesta 2010 alkaen korkeakoulut ovat osallistuneet yhteiseen IT-palveluiden kvantitatiiviseen analyysiin nimeltä BencHEIT. Kyseessä on kattava selvitys korkeakoulujen talouden ja volyymien tunnusluvuista. Merkittävää on, että luvut jaetaan toisten osallistuvien korkeakoulujen kanssa täysin avoimesti. Alun perin suomalaisten korkeakoulujen tarpeesta lähtenyt kartoitus kattaa kuluvanakin vuonna noin 60 korkeakoulua ympäri Euroopan. Pohjoismaisilla korkeakouluilla on tässä kyselyssä vahva edustus. Kansainvälinen taso tuo mahdollisuuden esimerkiksi teknillisen alan korkeakoululle verrata omia indikaattoreitaan vastaaviin kansainvälisiin teknillisiin korkeakouluihin nähden.

Alusta lähtien on tietohallintojen yhteistyö korkeakoulusektorilla kanavoitunut erityisesti asiantuntijoiden välillä. Esimerkiksi tietoturva-, tietosuoja-, kokonaisarkkitehtuuri-, lisenssi- ja identiteetinhallinnan asiantuntijat ovat aktiivisesti yhteydessä toisiinsa. Näin syntyy mahdollisuuksia paitsi osaamisen jakamiseen myös yhteishankintojen toteuttamiseen. Julkishallinnon hankinnat ovat usein haasteellisia ja yhteistyöllä kerätään enemmän asiantuntemusta mukaan. Samalla hankintavolyymit nousevat ja veroeuroja saadaan säästetyksi.

Eräs asiantuntijayhteistyön ilmentymä on korkeakoulujen IT-päivät. Tämä konferenssi kerää vuosittain 400–500 korkeakoulujen IT-asiantuntijaa yhteen akuuttien teemojen pariin. Tänä vuonna IT-päivät pidetään marraskuun alussa Helsingissä.

Yhteinen haaste korkeakouluilla on vastata digitalisaation vaatimuksiin. On ollut hienoa huomata, että monessa korkeakoulussa ylin johto on ottanut tämän asian työlistalleen.

Kirjoittajat

Jaakko Riihimaa, FT, IT-pääsihteeri, Ammattikorkeakoulujen tietohallintojohdon verkosto AAPA, jaakko.riihimaa(at)haaga-helia.fi

Teemu Seesto, KTM, IT-pääsihteeri, Yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO, teemu.seesto(at)utu.fi

Tietohallinnon uusi rooli digitalisaatiossa

Kirjoittajat: Anssi Hietaharju & Mari Nyrhinen.

Usealla eri toimialalla on tällä hetkellä käynnissä digitalisaation tuoma suuri toimintaympäristön muutosaalto, jossa organisaatioiden tulee jatkuvasti parantaa toimintaansa ja pyrkiä innovoimaan uutta pysyäkseen aallon harjalla. Digitalisaatio tarjoaa organisaatioille uusia mahdollisuuksia muun muassa tehostaa toimintaa ja parantaa palvelukokemusta asiakkaille ja loppukäyttäjille. Monien organisaatioiden johto miettiikin kuumeisesti sitä, miten pysyä mukana alati nopeutuvissa muutoksissa ja miten ottaa ketterästi käyttöön nopeasti kehittyvää teknologiaa. Digitalisaation hyödyntämismahdollisuuksia mietitään tällä hetkellä myös korkeakoulukentällä useammalla tasolla: valtakunnallisesti OKM 2030 vision jatkotyössä ja yhteistyöverkostoissa sekä paikallisesti yksittäisissä ammattikorkeakouluissa.

Tietohallinnon rooli muutoksessa

Digitalisaatiota halutaan nykypäivänä hyödyntää mahdollisimman laajasti osana organisaatioiden erilaisia prosesseja ja palveluita. Business Technology Forum julkaisi tammikuussa 2019 uuden BT-standardin (ent. tietohallintomalli), jossa organisaation teknologian johtaminen ja kehittäminen on määritelty yhtenäiseksi kokonaisuudeksi.

Teknologian tunkeutuessa kaikkialle on tietohallinnon asiantuntijuutta hyödyntäen mahdollisuus kehittää koko organisaation toimintoja. Tietohallinnon rooliin kuuluu tuntea eri teknologiat ja digitalisaation toteutukseen soveltuvat erilaiset kehittämismenetelmät sekä koordinoida ja hallita kokonaisarkkitehtuuria. Tietohallintoa ei siis enää tule nähdä omassa siilossa toimivana yksikkönä, vaan yhdessä organisaation ydintoimintojen kanssa toimivana kokonaisuutena. Näin varmistetaan, että organisaatio tuottaa palveluillaan mahdollisimman suurta lisäarvoa sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille. Tätä ajattelua tukee BT-standardi (kuvio 1).

Kuvio 1. BT-standardin ajattelumalli (www.managebt.org)

Digitalisaation hyödyntäminen organisaatiossa

BT-standardissa kerrotaan myös teknologiasta, joka tulee terminä tässä yhteydessä ymmärtää laveasti. Se sisältää esimerkiksi ohjelmistot ja tietojärjestelmät, joilla organisaation palvelut toteutetaan. BT-standardissa teknologia on jaoteltu alla olevan kuvan mukaisesti neljään eri alueeseen. Nämä alueet on edelleen jaettu kahteen kategoriaan: asiakkaalle näkyvät teknologia-alueet (vihreällä) ja sisäisten toimintojen teknologia-alueet (sinisellä). Jokainen neljästä teknologia-alueesta pitää sisällään laajan valikoiman erilaisia teknologioita kuten ohjelmistorobotiikkaa tai käyttäjien identiteetin hallintaa. Kaikkia teknologia-alueita tukee perinteiset IT-tukitoiminnot: infrastruktuuri, data ja tietoturva.

Kuvio 2. Teknologia-alueet (www.managebt.org)

Opetusalalla erilaiset asiakasrapajapintateknologiat (vrt. Peppi, Opintopolku.fi) ovat viime vuosina olleet paljon esillä. Markkinoilta löytyy nykyisin useita palveluntarjoajia, jotka mainostavat helposti käyttöönotettavia ratkaisuja opetuksen ja oppimisen tueksi. Organisaation erilaiset digitaaliset tarpeet ja mahdollisuudet synnyttävätkin riskin kehittämisen sirpaloitumisesta yksittäisiin ja samalla toisistaan erillisiin digipalveluiden hankintoihin. Siksi digitalisaatiota ja sen tuottamia hyötyjä tuleekin arvioida kokonaisuutena muun muassa organisaation strategisten tavoitteiden ja kokonaisarkkitehtuurin avulla.

Kuinka lähteä liikkeelle?

Yhtenäisen kokonaisuuden rakentamiseksi BT-standardi tarjoaa teknologiajohtamisen parhaita käytäntöjä, selkeitä konsepteja ja rakenteita sekä konkreettisia työkaluja. Muutosta ja sen toteuttamista suunniteltaessa voi lähteä liikkeelle pohtimalla seuraavia kysymyksiä:

  • Minkälaisia tavoitteita ammattikorkeakoulumme strategia asettaa digitaalisille palveluillemme?
  • Minkä teknologia-alueen kehitystarpeita meillä erityisesti on?
  • Tukeeko nykyinen toimintamallimme tietohallinnon ja ydintoiminnan palvelualueiden yhteistyötä ja monisyklistä kehitystä?

Kirjoittajat

Anssi Hietaharju, HTM, Advisor, Sofigate Oy, anssi.hietaharju(at)sofigate.com

Mari Nyrhinen, KTT, ICT-päällikkö, Diakonia-ammattikorkeakoulu, mari.nyrhinen(AT)diak.fi

 

Viitekehys digikyvykkyyden jäsentämiseksi: DigCompOrg

Kirjoittajat: Kari Helenius, Lotta Linko & Henna Pirttilä.

IT on arkipäiväinen, mutta kriittinen osa korkeakoulujen kaikkia eri toimintoja. Hallinto- ja tukipalvelut toteutetaan yhä useammin ajasta ja paikasta riippumattomina itsepalveluina. Tekoälypohjaisia avustajia ja ohjaajia suunnitellaan ja kokeillaan eri toiminnoissa yhä useammassa korkeakoulussa. Mutta merkittävimmin tietotekniset ratkaisut alkavat muuttaa opetusta. Monissa korkeakouluissa jo arkipäiväistyvien luentotallenteiden ja laajennetun luokkahuoneen toteutusten rinnalle on tulossa itsenäiset, digitaaliset ja laajat verkkototeutukset, jotka vaativat uudenlaisia taitoja, menetelmiä ja myös teknisiä ratkaisuja – niin opettajilta kuin korkeakoulujen tietohallinnoilta.

Peruspalvelun toimittajasta toiminnan kehittämisen kumppaniksi

HAMKin (Hämeen ammattikorkeakoulu) tietohallinnon roolia mietittiin uudelleen vuonna 2017. HAMKin IT-johtamisen periaatteeksi vahvistettiin tahtotila, jossa tietohallinto on aktiivinen kehittämisen kumppani, joka tuo tietoisesti esille uusia mahdollisuuksia ja toimintamalleja. Tämän toteuttamiseksi todettiin, että tietohallinnon kyvykkyyksien kehittämisen tulee jatkossa painottua digitalisaation edellytysten rakentamiseen, tiedonhallintaan ja automatisointiin, tiedolla johtamiseen sekä nopeaan järjestelmäkehitykseen. IT-ratkaisujen sulautuessa osaksi organisaation prosesseja ja palveluja kokonaisarkkitehtuurin tulee jatkossa olla johtamisen väline HAMKin arjessa, ei pelkkä kokoelma tietohallinnon käyttämiä menetelmiä.

Tietohallinnon uuteen rooliin alettiin valmistautua kyvykkyyksien kautta. HAMKin tietohallinnon vahvaa teknistä ICT-osaamista alettiin systemaattisesti laajentaa palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin suuntaan. Koodaustaitoiset asiantuntijat pääsivät hyödyntämään ja kehittämään taitojaan laajemmin sovelluskehityksen parissa. Opetuksen teknologisia ratkaisuja ylläpitävät ja kehittävät asiantuntijat koottiin omaksi tiimikseen, jota vahvistettiin opetuksen parista tulevilla asiantuntijoilla.

Tietohallinnon uusia tehtäviä kuvasivat osaltaan myös uudet nimikkeet ratkaisuasiantuntija ja sovelluskehittäjä. Aktiivisen kehittämisen kumppanina olemisen todettiin vaativan myös tietohallinnon viestinnän ja yhteistyön johtamisen käytäntöjen kehittämistä. Tietohallinnossa sovelletaankin jo CRM-tyyppisiä käytäntöjä sekä rakennetaan käytänteitä systemaattiselle yhteistyölle HAMKin eri toimintojen kanssa ja kesken.
Tietojärjestelmiä uusittaessa pyritään ensisijaisesti SaaS-ratkaisuun. Teknisen ylläpitotyön määrää vähennetään ulkoistamalla tietojärjestelmäkokonaisuuksia, joihin vaadittavan kyvykkyyden ylläpitäminen ei ole kokonaisuuden kannalta kriittistä. Kaiken taustalla vaikuttavaa IT-arkkitehtuuria ja teknisiä taustajärjestelmiä on alettu uudistaa ja yksinkertaistaa kokonaisarkkitehtuurimenetelmin. Tietohallinnon rooliin muuttumiseen valmistauduttiinkin miettimällä kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteet uudelleen. Tietohallinnon kehittämisen taustalle kytkettiin DigCompOrg-viitekehys.

DigCompOrg tarkastelee digikyvykkyyttä holistisesti

DigCompOrg (Kampylis, Punie & Devine 2015) on eurooppalainen viitekehys oppilaitoksen digikyvykkyydelle. ”Digiajan tehokasta oppimista edistämässä. Eurooppalainen viitekehys digikykyisille oppilaitoksille” on EU:n yhteisen tutkimusyksikön viitekehys, jossa tarkastellaan oppilaitoksen digitaalista toimintaa monesta näkökulmasta. Malli ottaa kantaa

  • johtamiseen ja hallintoon
  • opetukseen ja opiskeluun
  • ammatilliseen kehittymiseen
  • arviointiin
  • opetussuunnitelmiin ja -sisältöihin
  • verkostoitumiseen ja viestintään
  • infrastruktuuriin.

DigCompOrg on tarkoitettu itsearvioinnin ja ohjauksen välineeksi, ja sen painopiste on digipedagogiikassa ja oppimisteknologioiden käytössä. Viitekehyksen avulla on mahdollista jäsentää toimintaa kokonaisvaltaisesti, ja se toimii erilaisia toimintoja yhdistävänä kokonaiskehikkona.

Malli ei ole laatumittaristo eikä suoraan sovellu suomalaisessa korkeakoulussa käytettäväksi, vaan siitä pitää rakentaa yksi väline organisaation omien tavoitteiden saavuttamisen työkalupakkiin.

Kuvio 1: DigCompOrg-viitekehys (Kampylis, Punie & Devine 2015).

Case: kehittämisen projektisalkku osana kokonaisarkkitehtuuria

HAMKissa tehtävä kehittämistyö tulee olemaan entistä enemmän laaja-alaista toiminnan, prosessien, palveluiden ja tietojärjestelmien yhteistä parantamista. Strategisille tavoitteille on määritelty vuosittaiset tavoitteet, jotka osaltaan ohjaavat kehittämisprojektien määrittelyä ja aikataulusta. Strategiset tavoitteet vaativat kokonaisvaltaisia toiminnan kehittämisen muutosprojekteja, joilla on vaikutusta osaamiseen, prosesseihin, tietoon, tietojärjestelmiin, teknologioihin ja digitaaliseen infrastruktuuriin.

Kehittämisprojektit eivät siis enää ole yksittäisiä tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteja, joiden tekemisessä on mukana vain pieni projektiryhmä, vaan niitä tullaan yhä systemaattisemmin keräämään ja kuvaamaan yhteiseen kehittämissalkkuun. Salkuttamalla saadaan kehittämisprojektien sisällöt, aikataulu, eteneminen ja vastuutahot näkyville. Lisäksi kehittämisprojekteille määritellään kytkennöillä, mitä strategisia tavoitteita, prosesseja, palveluita, tietojärjestelmiä ja digikyvykkyyden osa-alueita ne kehittävät. Näin eri osa-alueiden väliset yhteydet saadaan paremmin näkyville ja eri osioihin vaikuttavia muutoksia pystytään hallitsemaan. Tämä osaltaan edesauttaa projektien laajuuden ja vaikuttavuuden näkyväksi tekemistä eri toimintojen ja palveluiden kehittymisen näkökulmista.

Kuvio 2: eAHOT-moduulin kehittämiskohteen kokonaisarkkitehtuurin kytkennät

DigCompOrg tuo kokonaisvaltaisen näkökulman digitaalisuuteen

DigCompOrg-viitekehys luo hyvät tarkastelun raamit HAMKin kehittämistoiminnalle. Sen avulla kehittämistoimintoja tarkastellaan kattavasti organisaation eri toimintojen kautta. Tämä osaltaan helpottaa kehittämisprojektien laaja-alaista toteuttamista ja vaikutusta toiminnan kehittämiseen, kun projektit eivät näyttäydy vain yhden toiminnon kehittämisprojektina. Kun strategisiin tavoitteisiin kytketään viitekehyksen osa-alueet ja sama tehdään myös strategiasta johdetuille kehittämisprojekteille, nähdään, mitkä toiminnan osa-alueet kehittyvät eri projektien myötä. Samalla myös nähdään, mitkä osa-alueet jäävät vähemmälle huomiolle, ja tämä helpottaa toiminnan panostuksen arviointia: edistetäänkö suunniteltuja osa-alueita tarkoituksenmukaisesti?

Viitekehys toimii hyvin myös kehittämistoiminnan itsearvioinnin työkaluna. Sen kuvaajien avulla pystytään arvioimaan kehittämisprojektien tuloksien vaikuttavuutta koko organisaation digikyvykkyyden kehittymisessä. Viitekehyksen vahvuus on erityisesti siinä, että se huomioi melko kattavasti – tki-toimintaa lukuun ottamatta – koko organisaation toimintakentän.

TKI-toiminta punotaan mukaan

Toistaiseksi DigCompOrg-viitekehyksessä ei siis ole valmiita teemoja tai kuvaajia tutkimukselle, joka on korkeakoulun toinen päätehtävä. Me olemme HAMKissa lähteneet itse määrittelemään tutkimus- ja kehitystyölle olennaisia kuvaajia osaksi kokonaisuutta: Käymme läpi jokaisen digikyvykkyyden osion ja suhteutamme kuvaajat tutkimus- ja kehittämistoimintaan. Täsmennämme ja täydennämme kuvauksia, jotta voimme arvioida esim. johtamisen, ammatillisen kehittymisen, verkostoitumisen tai infrastruktuurin teemoja paitsi koulutuksen myös TKI-toiminnan kannalta. Olemassa olevien osioiden täydentämisen lisäksi luomme viitekehykseen uudet kuvaajat, joiden avulla voimme arvioida ja kehittää tutkimuksen ja kehityksen kentällä tehtävää työtä. Nämä uudet kuvaajat koskevat esim. hanketoimintaa, julkaisemista tai aineistohallintaa.

Case: Viitekehyksestä johdettu tiekartta, toimintasuunnitelma, tavoitteet ja tehtävät ohjaavat tiimin toimintaa

HAMKin tietohallinnossa toimiva oppimismuotoilun tiimi on rakentanut toimintaansa DigCompOrg-viitekehyksen päälle. Viitekehyksen valittuja osioita kuljetetaan läpi koko toiminnan strategisista tavoitteista yksittäisiin tehtäviin.

Tiimi on tehnyt itselleen tiekartan kolmen vuoden päähän. Tässä kartassa on tunnistettu DigCompOrgista ne teemat ja kuvaajat, jotka kuuluvat tiimin toimenkuvaan ja joihin tiimi voi toiminnallaan vaikuttaa. Tiekartta on jäsennetty DigCompOrgin eri teemojen mukaisesti, ja jokaiselle lukuvuodelle on määritelty tuohon teemaan kuuluvat päätavoitteet.

Jokaiselle lukuvuodelle tehdään toimintasuunnitelma, jossa nämä teemoitetut päätavoitteet puretaan konkreettisemmiksi osatavoitteiksi. Tavoitteet ovat aina mitattavia.
Osatavoitteet puolestaan saadaan aikaiseksi aikataulutetuilla ja vastuutetuilla tehtävillä ja tehtäväkokonaisuuksilla.

Ketju strategisen tason tavoitteista yksittäisen henkilön arkeen saadaan kulkemaan arvioimalla tekemistä ja tavoitteita ylhäältä alas ja alhaalta ylös: DigCompOrgin teemoista on mahdollista johtaa seurattavia tavoitteita. Yksittäisiä toimeksiantoja taas pystyy suhteuttamaan osatavoitteiden kautta suurempaan kokonaisuuteen.

Kun tiekartta, toimintasuunnitelma ja tehtävät on jäsennetty saman rakenteen kautta kuin kehittämisprojektit, voidaan varmistaa toiminnan yhdensuuntaisuus ja kiinnittyminen samaan kontekstiin.

Kirjoittaja

Kari Helenius, DI, tietohallintopäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, kari.helenius(at)hamk.fi

Lotta Linko, FM, laatupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, lotta.linko(at)hamk.fi

Henna Pirttilä, FM, kehittämispäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, henna.pirttila(at)hamk.fi


Kampylis, P., Punie, Y. & Devine, J. (2015), Promoting Effective Digital-Age Learning: A European Framework for Digitally-Competent Educational Organisations; EUR – Scientific and Technical Research Reports, Publications Office of the European Union. ISBN 978-92-79-54005-9 (online), 978-92-79-63944-9 (ePub). https://ec.europa.eu/jrc/en/publication/eur-scientific-and-technical-research-reports/promoting-effective-digital-age-learning-european-framework-digitally-competent-educational, noudettu 8.2.2019

Yhteisellä polulla kohti tulevaisuutta – Lapin korkeakoulukonsernin yhteinen tietohallinto ja IT-palvelut

Kirjoittajat: Manu Pajuluoma & Markku Taipale.

Lapissa on yli kymmenen vuotta tehty menestyksekästä sopimuspohjaista yhteistyötä korkeakoulujen IT-palveluiden tuotannossa. Nyt olemme ottaneet seuraavan strategisen kehitysloikan, kun Lapin ammattikorkeakoulun sekä Lapin yliopiston yhteinen tietohallinto ja IT-palvelut aloittivat vuoden 2019 alussa. Miksi ja miten se tehtiin ja minne olemme matkalla?

Historiaa

Meillä Lapissa on yli kymmenen vuotta tehty menestyksekästä sopimuspohjaista yhteistyötä IT-palveluiden tuotannossa Lapin korkeakoulukonsernin (LUC) IT-palvelualueella. Lapin ammattikorkeakoulu (Lapin AMK), Lapin yliopisto (LY) sekä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä (REDU) ovat yhdessä tuottaneet ja kehittäneet opetuksen, tutkimuksen sekä TKI-toiminnan tarvitsemia ICT-palveluita sekä infrastruktuuria. Tavoitteenamme on ollut auttaa opiskelijoiden ja henkilökunnan liikkuvuutta oppilaitosten välillä ja tuottaa laadukkaita palveluita. Samalla on huolehdittu kustannustehokkuudesta, osaamisesta ja riskienhallinnasta. Nyt olemme ottaneet seuraavan strategisen kehitysloikan, kun Lapin ammattikorkeakoulun sekä Lapin yliopiston tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilöstö siirtyi vuoden vaihteessa 2019 liikkeenluovutuksella yhteiseen organisaatioon.

Miksi?

Vuonna 2015 toteutettiin arviointitutkimus, joka koski Lapin korkeakoulukonsernin kirjastoa ja palvelukeskusta. Arviointitutkimuksessa selvitettiin Lapin korkeakoulukonsernin yhteistyöverkoston rakentumisen ja organisoitumisen vaiheita. Lisäksi arviointitutkimuksen tarkoituksena oli tuoda soveltuvin osin lisäarvoa ja vaikuttavuutta kehittämistarpeisiin ja -toimenpiteisiin. (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 3)

Arviointitutkimuksessa arvioitiin yhteistyöverkoston rakentumista nelivaiheisella kypsyystasomallilla. Kypsyystasomallissa IT-palvelualueen toiminta arvioitiin arviointikohteista kehittyneimmäksi ja sijoitettiin ”kumppanuusperustaisen yhteistyön” tasolle. (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 79)

Kuvio 1. Kehittyneisyyden tasot verkostomaisen, vuorovaikutteisen konserniyhteistyön organisoitumiselle ja toteutukselle. (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 78)

Arviointitutkimuksen keskeisinä suosituksina IT-palvelualueelle oli, että ”palvelualueeseen voisi liittää tietoista riskiä, mutta riskienhallinnallisesti. Esimerkiksi yhteistyön toteuttamista voisi kehittää konsernitasoisen palkkiojärjestelmän kokeilulla ja itsenäisemmällä organisoitumisella, riippumattomammin tilaajaorganisaatioista. Yhden johdon alle sijoittuva kokonaisuus vastuineen on kokeilunarvoinen ja voisi viedä tietohallinnollisen strategiaotteen avulla lähes saumattomaan ja toiminnalliseen yhteistyöhön.” (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 82–83)

Myös Korkeakoulujen arviointineuvoston (KARVI) toteuttamassa Lapin yliopiston auditoinnissa vuonna 2016 tunnistettiin, että ”Lapin korkeakoulukonserni näyttäytyy edelläkävijänä siinä, miten yliopistot, ammattikorkeakoulut ja toisen asteen ammatilliset oppilaitokset voivat tiivistää yhteistyötään tukipalveluiden organisoinnissa ja koulutuksen kehittämisessä”. (Hildén, Mononen, Nykänen, Otala, Räsänen, Apajalahti & Moitus 2016, 65.)

Lapin ammattikorkeakoulu toteutti 2018 sisäisen teema-auditoinnin, jossa kohteena oli muun muassa IT-palvelut oppimisen, opetuksen ja TKI-toiminnan kannalta. Auditoinnin johtopäätöksissä IT-palveluiden vahvuudeksi nousi konserniyhteistyö ja tietohallinnon toiminnan systemaattinen kehittäminen. Sen nähtiin johtaneen aiempaa parempaan palvelutuotantoon. IT-palveluiden kehittämiskohteiksi nimettiin asiakkuuden hoitomallin, projektisalkun hallinnan sekä asiakaspalautejärjestelmän kehittäminen. (Kähkölä, Forest, Juola, Löytänen & Tiirola, 8.)

Näistä lähtökohdista korkeakoulumme ovat rakentamassa yhteistä entistä tiiviimpää tulevaisuutta käynnissä olevalla Lapin korkeakoulunkonsernin strategiatyöllä. Strategiatyössä selkiytetään johtamista ja päätöksentekoa sekä otetaan käyttöön yhteiset palvelut. Pyrimme tällä muutoksella vastaamaan entistä paremmin digitalisaation haasteisiin ja rakentamaan yhdessä Lapin korkeakoulukonsernia yhteisömme parhaaksi. Tietohallinnossa ja IT -palveluissa tämä on tarkoittanut 1.1.2019 toteutettua liikkeenluovutusta.

Miten?

Lapin korkeakoulunkonsernin kehittämistä on ohjannut LUC2020-kehittämisohjelma. Kehittämistoimet on projektoitu, aikataulutettu ja resursoitu tiiviissä yhteistyössä. Kerrallaan käynnissä on ollut noin kymmenen projektia.

Tietohallinto ja IT-palvelut -muutosprojekti käynnistyi vuoden 2018 tammikuun lopussa. Laatimassamme projektisuunnitelmassa asetimme tavoitteeksemme strategisen toimintaotteen ja saumattoman toiminnallisen yhteistyön. Tunnistimme, että tavoite on mahdollista saavuttaa, mikäli pystymme mahdollistamaan työn mielekkyyden ja työtyytyväisyyden kokemuksen sekä parantamaan työn sujuvuutta. Pyrimme selkeyttämään organisoitumista, vastuunjakoa ja kehittämään erityisesti henkilöstön osallistumista.

Valitsimme muutoksemme työkaluksi yhteissuunnittelun. Halusimme, että työyhteisömme pääsee vaikuttamaan oman arkensa muuttamiseen. Näin saamme muutostyöhön mukaan myös työyhteisömme näkökulman parhaalla mahdollisella tavalla. Organisaatiomme rakenne on syntynyt palvelemaan sitä, että ihmiset voisivat auttaa toisiaan suorittamaan yhteistä tehtävää tuloksellisesti. Organisaation tarkoituksena on luoda siihen kuuluville ihmisille ympäristö, jossa oman osaamisen hyödyntäminen onnistuu paremmin.

Kehittämistyön pohjaksi kuvasimme toimintamme nykytilan sekä yhteisen tietohallinnon ja IT-palvelujen vision. Hyödynsimme visioinnissa yhteisössämme toteutettujen auditointien ja arviointien tuloksia sekä havaitsemiamme onnistumisia ja kehittämiskohteita. Niiden pohjalta lähdimme kehittämään organisaatiorakennetta, ydintehtäviä, rooleja sekä vastuita yhteissuunnittelun menetelmin asiantuntijoiden työryhmissä.

Tapasimme henkilökohtaisesti jokaisen työyhteisön jäsenen. Keskusteluissa tarkastelimme visiota, alustavaa organisaatiorakennetta sekä henkilön omia työtehtäviä ja niiden sijoittumista uudessa tavoitetilan organisaatiossa. Keskusteluissa nousi esille monia erilaisia ideoita ja huomioita toimintamme kehittämiseksi, mutta myös huolia ja pelkoa tulevasta. Ajatuksemme oli, että osallistumalla muutoksen tekemiseen syntyy myös omistajuutta muutoksen lopputuloksista.

Tarkoituksenamme oli, että tarvittavat päätökset tehdään yhteissuunnittelun pohjalta parhaalla käytettävissä olevalla ymmärryksellä. Siksi työyhteisömme kaikki jäsenet ovat osaltaan pääsivät mukaan muutostyöhön. Niinpä yhdessä laadimme myös toimeenpanosuunnitelmat muutosten toteuttamiseksi sekä riskianalyysit riskien hallitsemiseksi. Samalla suunnittelimme myös tulevan vuoden budjettia ja henkilöstösuunnitelmaa yhdessä.

Molempien korkeakoulujen hallitukset tekivät kesäkuussa liiketoimintapäätökset tietohallinnon ja IT -palveluiden liikkeenluovutuksesta. Lapin ammattikorkeakoulun tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilöstö siirtyi yhden johdon alaisuuteen saman työnantajan palvelukseen Lapin yliopistoon uuteen Lapin korkeakoulukonsernin yhteiseen Tietohallinto ja IT-palvelut -organisaatioon. Korkeakoulujen toimintojen asiakasohjaus näkyy niin tietohallinnon ja IT -palveluiden tuottamisessa kuin organisaation muutosta tukevien IT-projektien toteuttamisessa ja IT-investointien kohdentamisessakin.

Palveluiden laadukkuus, kustannustehokkuus, riskienhallinta sekä jatkuva parantaminen varmistetaan asiakkuuden hoitomallin avulla, jonka viitoittamana käydään vuoropuhelua asiakkaiden kanssa, kartoitetaan käyttäjätarpeita sekä huolehditaan molemmin puolisesta palautteesta. Olemme sopineet vastuuhenkilöistä ja yhteisistä toimintatavoista substanssiyksiköiden kanssa sekä laatineet vuosikellon rytmittämään yhteistyötä niin strategisella, taktisella kuin operatiivisellakin tasolla. Asiakastyytyväisyys on tärkein toimintaamme ohjaava mittari.

Korkeakoulujen toiminnan kehittämistä tuetaan toimintalähtöisellä ICT-projektisalkun hallintamallilla. Sen tavoitteena on priorisoida ja projektoida ICT-kehittämisinvestoinnit ICT-projektisalkkuun yhdessä korkeakoulujen substanssitoimijoiden kanssa, jotta kehittämisen resurssit saadaan ohjattua strategisesti merkittävimpiin hankkeisiin sekä varmistettua niiden läpimeno. Toimintaa fasilitoidaan ICT-projektisalkun ohjausryhmässä, jossa substanssitoiminta sekä opiskelijat ovat vahvasti edustettuna molemmista korkeakouluista. Kokoonnumme neljä kertaa vuodessa päättämään kehittämisen painotuksista sekä käynnistettävistä projekteista.

Tietohallinto ja IT-palvelut on sisäisesti organisoitunut toiminnallisiin ryhmiin, joille on määritetty selkeät ydintehtävät, roolit sekä vastuut. IT-palvelutuotannossa teemme yhä tiivistä yhteistyötä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän kanssa ja olemme yhdessä sopineet infrastruktuurimme kehittämisestä tulevaisuuteen suuntaavan teknologisen tiekartan avulla.

Minne olemme matkalla?

Kaikkia aloja läpileikkaava digitalisaatio on tehnyt kehittämis- ja tietohallinto-osaamisesta entistä merkityksellisempää kaikissa organisaatioissa. Digitalisaation tavoitteena on uudistaa sekä toimintatapoja että sisäisiä prosesseja ja sähköisiä palveluita uutta teknologiaa hyödyntämällä. Kyse on isosta oivalluksesta, miten omaa toimintaa voidaan radikaalistikin muuttaa tieto- ja viestintäteknologian avulla.
Lapin korkeakoulukonserni määrittelee tällä hetkellä yhteistä strategiaansa kohti vuotta 2030. Digitalisaatio nousee tärkeänä mahdollistajana tulevaisuuden korkeakoulujen toiminnassa. Samalla arvioidaan, mitkä kehittämishankkeet ja ICT-projektit ovat organisaation kannalta strategisesti merkittäviä. Tietohallinto ja IT -palvelut toimivat organisaation johdon ja ydintoimintojen tukena niin muutosten suunnittelussa kuin toteuttamisessakin. IT-palvelut ovat mahdollistaja.

Tietohallinto ja IT-palvelut on aina ollut uusien asioiden oppimisen äärellä ja toimintamme on kehittymässä IT-palvelutuotannon pyörittämisestä kohti strategista toimintaotetta. Tämä painopisteen muutos viitoittaa tulevien vuosien polkua osaamisen kehittämisessä.

Kirjoittajat

Manu Pajuluoma, TaM, Tietohallintojohtaja, Lapin yliopisto & Lapin ammattikorkeakoulu, Manu.Pajuluoma(at)ulapland.fi

Markku Taipale, FM, Tietohallintopäällikkö, Lapin yliopisto & Lapin ammattikorkeakoulu, Markku.Taipale(at)lapinamk.fi


Hildén, Kaarlo; Mononen, Mikko; Nykänen, Marjo; Otala, Leenamaija; Räsänen, Petri; Apajalahti, Touko ja Moitus, Sirpa 2016. Lapin yliopiston auditointi 2016. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus, Julkaisut 7:2016.

Kähkölä, Hannu; Forest, Merja; Juola, Veli; Löytänen, Oona ja Tiirola, Jouko 2018. Sisäinen teema-auditointi IT-palvelut oppimisen, opetuksen ja TKIn kannalta -raportti. Lapin ammattikorkeakoulu, 17.4.2018.

Syväjärvi, Antti ja Tyvitalo, Jenni 2015. Kohti konsernia – Lapin korkeakoulukonsernin kirjaston ja palvelukeskuksen arviointi. Lapland University Press, 2015.

Kareliassa johdetaan tiedolla

Kirjoittajat: Mikko Penttinen & Lauri Hänninen.

Ammattikorkeakoulujen rahoitusmalli on ollut jatkuvassa muutoksessa viimeisten kuuden vuoden aikana. Mallia on uudistettu vuosina 2014, 2017 ja uusin muutos astuu voimaan 2021. Rahoitusmallin muutokset sekä perusrahoituksen väheneminen ovat korostaneet toiminnan ja talouden systemaattisen seurannan ja ennakoinnin merkitystä. Reaaliaikaista dataa on saatavilla paljon eri järjestelmistä ja haasteena on ollut suuren datamäärän jalostaminen tiedoksi, joka tukisi johtoa päätöksenteossa. Datan jalostaminen manuaalisesti monesta eri järjestelmästä on aikaa vievää ja riippuvaista yksittäisten henkilöiden osaamisesta ja resursseista. Tämän seurauksena Karelia-ammattikorkeakoulussa lähdettiin kehittämään tiedolla johtamisen työkalua Karelia-Vipusta.

Vuoteen 2014 saakka toiminnan arvioinnissa ja seurannassa hyödynnettiin Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämän opetushallinnon tilastopalvelun Vipusen tuottamaa aineistoa. Tämän aineiston pohjalta sai hyvän kokonaiskuvan ammattikorkeakoulun tuloksista suhteessa muihin ammattikorkeakouluihin, mutta se ei mahdollistanut reaaliaikaista tiedolla johtamista. OKM-Vipunen toimi mallina, kun Kareliassa lähdettiin kehittämään omaa reaaliaikaista toiminnan seurantatyökalua. Tietohallinto vastasi työkalun teknisestä kehittämisestä ja sisällölliset sekä toiminnalliset vaatimukset tulivat käyttäjiltä. Kehittämistyön onnistumisen mahdollistajana oli eri toimijoiden välinen sujuva vuorovaikutus ja yhteistyö.

Ensimmäisessä vaiheessa Karelia-Vipunen tuotti tietoa opintopistekertymistä, tutkinnoista, eronneista sekä 55 op suorittaneista opiskelijoista. Lähdejärjestelminä toimivat Virta-aineisto ja opiskelijahallintajärjestelmä Winha. Karelia-Vipusen raportit päivittyivät alusta lähtien kerran vuorokaudessa ja sen tuottamaa tietoa hyödynnettiin aktiivisesti toiminnan seurannassa. Viimeisten vuosien aikana koulutustoiminnan raportointia on kehitetty yhä ennakoivampaan suuntaan. Kuvassa 1 on Karelia-Vipusen tämänhetkinen toiminnan tulokset -osio.

Kuva 1. Karelia-Vipusen toiminnan tulokset -osio.

Karelia-Vipunen saavutti vakiintuneen aseman koulutustoiminnan tulosten seuranta- ja ennakointityökaluna ja sen vaikuttavuudesta oli selkeää näyttöä toiminnan kehittymisessä. Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen (Karvi) toteuttamassa ulkoisessa laatujärjestelmän auditoinnissa (v. 2018) Karelia-Vipunen nimettiin hyväksi käytänteeksi. Auditointiraportissa todetaan, että: “Karelia-Vipunen: tiivistää jalostetun tulosmittaritiedon yhteen paikkaan, kaikkien saataville” (Taatila, Kanniainen, Mahlamäki-Kultanen, Paalanen, Sievänen, Kolhinen & Apajalahti 2018, 59).

Vuoden 2018 syksyllä nähtiin tarpeelliseksi laajentaa Karelia-Vipusen sisältöä kattamaan myös talouden seuranta ja ennakointi. Tätä varten perustettiin moniammatillinen yhteistyöryhmä, joka lähti miettimään Karelia-Vipusen talousosion sisällöllisiä vaatimuksia. Ryhmässä oli edustus tietohallinnosta, laskentapalveluista, TKI-toiminnasta, palveluliiketoiminnasta, sekä rehtorin toimistosta. Ryhmän tehtävänä oli luoda uusi toimintatapa talouden seurantaan ja ennakointiin. Karelia-Vipusen talousosio otettiin käyttöön vaiheittain lokakuusta 2018 alkaen. Sen lähdejärjestelminä toimivat kirjanpito-, henkilöstöhallinto-, opetuksen suunnittelu- ja työajanseurantajärjestelmät. Samalla kehitettiin uusi toimintatapa talouden seurannalle ja ennakoinnille. Moniammatillinen ryhmä tekee Karelian johtoryhmälle kuukausittain tilannekatsauksen talouden tunnusluvuista. Johtoryhmä käy läpi tunnusluvut ja linjaa keskeiset toimenpiteet. Tämän jälkeen johtoryhmän linjauksista keskustellaan koulutuspäälliköiden ja hallinnon esimiesten kanssa yhteisissä tapaamisissa. Näiden tapaamisten tarkoituksena on luoda yhteinen tilannekuva Karelian toiminnallisesta ja taloudellisesta tilanteesta sekä sopia tarvittavien toimenpiteiden toteutuksesta.

Karelian hallinto- ja talousjohtaja Susanna Rosell toteaa johtamisen olevan jatkuvassa muutoksessa ja ilman tietoa on mahdotonta johtaa. Karelia-Vipusen avulla ei ole vain saatu tietoa, vaan on saatu ymmärrettävää ja oikeaa tietoa toiminnasta. Toimintaa pystytään johtamaan niin, että taloustiedot eivät ole pelkkiä numeroita, vaan tiedostetaan niiden tausta ja sekä toiminnan ja talouden vaikutukset toisiinsa. Koulutuspäällikkö Jyrki Kankkunen näkee Karelia-Vipusen vahvuutena sen tuottaman ennakointitiedon. Erityisesti siitä on ollut merkittävää hyötyä valmistuneiden määrän ennakoinnissa. Lisäksi talousosion uusi raportti, jolla voidaan ennakoida koulutuksille kohdennettujen tuntien kustannuksia riittävän tarkasti, on erinomainen lisäys ja auttaa koulutuspäällikköä koulutuksen suunnittelussa ja resurssien kohdentamisissa.

Karelia-Vipusta ylläpidetään ja kehitetään säännöllisesti. Uutena kokonaisuutena on aloitettu rakentamaan henkilöstöosiota, joka kokoaa henkilöstöön liittyvät tunnusluvut ja niiden seurannan Karelia-Vipuseen. Tietomäärän lisääntyessä tiedon hallinnan ja käytettävyyden parantamiseksi, on aloitettu luomaan Karelian omaa tietovarastoa. Yhdeksi kehittämiskohteeksi on tunnistettu myös raporttien visuaalisen ilmeen parantaminen. Karelia-Vipusen kehitystyö on vaatinut yhteistyötä yli organisaation yksiköiden rajojen ja yhteistyön merkitys tulee korostumaan jatkossa yhä enemmän. Karelia-Vipusen kehitystyö ja sen tuottama tieto ovat vahvistaneet yhteistyötä ja tiedolla johtamisen kulttuuria Kareliassa.

Kirjoittajat

Mikko Penttinen, laatukoordinaattori, Karelia-ammattikorkeakoulu, mikko.penttinen(at)karelia.fi

Lauri Hänninen, Ict-suunnittelija, Karelia-ammattikorkeakoulu, lauri.hanninen(at)karelia.fi


Taatila V, Kanninen J-P, Mahlamäki-Kultanen S, Paalanen R, Sievänen T, Johanna K & Apajalahti T. 2018. Karelia-ammattikorkeakoulun auditointi 2018. Kansallisen koulutuksen arviointikeskus Julkaisut 1:2018.

IT-benchmarkkauksella parempaa tiedolla johtamista

Kirjoittajat: Tuomo Rintamäki, Juha Venho & Teemu Seesto.

Miten digiloikka näkyy korkeakoulujen IT-resursseissa? Paljonko käytämme korkeakoulussamme IT-kustannuksiin? Miten korkeakoulumme vertautuvat muihin korkeakouluihin? Kun tiedämme IT-kustannuksemme, voimmeko parantaa IT:n vaikuttavuutta korkeakoulumme ydintoiminnoille?

Vertaisarviointia vuodesta 2010

Näitä kysymyksiä pohtivat muutaman suomalaisen yliopiston tietohallintojohtajat, kun he aloittivat IT kustannuksia vertailevan BencHEIT-kyselyn (jatkossa BM) vuonna 2010. Suuri osa suomalaisista ammattikorkeakouluista on ollut mukana vuodesta 2011. Vuonna 2017 BM toimii eurooppalaisen EUNIS- järjestön (www.eunis.org) alaisuudessa ja kattaa 60 korkeakoulua 11 maasta mahdollistaen kansainvälisen vertailun. BM-kysely on korkeakouluille maksuton.

Kysely kolmessa dimensioissa

Korkeakoulusta kysytään taustatietoja mm. korkeakoulun talouteen, henkilöstöön ja opiskelijoihin liittyvää numeerista kokonaisdataa. Näin osanottajat voivat helpommin vertailla IT-dataansa esim. löytämällä samankokoiset ja -tyyppiset korkeakoulut, joihin verrata omaa korkeakouluaan.

Kuvio 1: Kyselyn kolme dimensiota

Kustannukset käsitellään kassaperusteisina, eli kustannuksia ei jaksoteta, joten poistoja ei huomioida. Kustannukset kohdennetaan kolmessa dimensiossa. Ensimmäinen dimensio on karkea tiliryhmäjako: laite-, ohjelmisto-, palkka-, toimitila ja ulkoistusmenot. Sen lisäksi menot eritellään palvelujen mukaan: IT-infrastruktuuri, työasemat, lähituki tietoliikenne- ja verkko, tietojärjestelmäpalvelut, AV-palvelut ja yleinen IT:n johtaminen sekä tietoturva.

Kolmas luokitteludimensio on organisaatiotaso:

  • keskitetty IT-yksikkö (esim. tietohallintopalvelut tai tietotekniikkakeskus)
  • muu keskitetty palveluyksikkö (esim. kirjasto, taloushallinto)
  • koulutuksen ja tutkimuksen toiminnot (esim. tiedekunnat, laitokset, osaamisalueet, koulutusohjelmat)

Myös IT-infrastruktuurista esim. työasemista, palvelimista, tietoverkosta, tietoliikenteestä, IT-opetustilojen pinta-aloista kerätään volyymitietoja. Keräämällä IT-resurssien tiedot muunkin kuin keskitetyn IT:n osalta, nähdään IT-palveluiden keskityksen ja hajautuksen aste. Tämä lisää myös korkeakoulujen keskinäistä vertailtavuutta.

Yhteismitallisuudella luotettavuutta vertaisarviointiin

Talousluvut kerätään raportointivuoden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja muista korkeakoulujen tietovarannoista. Yksittäisessä ammattikorkeakoulussa tiedonkeruuseen kuluu 5–10 henkilötyöpäivää. Tiedonkeruu onnistuu sitä helpommin mitä paremmin kustannukset on kohdennettu korkeakoulun kirjanpidossa ja mitä enemmän tietohallinnolla on käytettävissään taloushallinnon tukea.
BM-data jaetaan luottamuksellisesti kaikkien kyselyyn osallistujien kesken. Luottamuksellisuus tarkoittaa, ettei dataa luovuteta kaupallisille toimijoille, esim. IT-palveluja tai laitteita myyville yrityksille. Vastaavan tyyppisissä kaupallisissa vertailukyselyissä vastaaja ei välttämättä näe verrokkiorganisaatioiden tietoja eikä edes nimiä. BM-kysely antaa tässä mielessä huomattavasti paremmat lähtökohdat vertaisarvioinnin toteuttamiselle.

BM:n yhteenvetoraportti mahdollistaa oman korkeakoulun tarkemman analysoinnin. Analyysiä voi myös tehdä korkeakoulun itse verrokikseen valitsemien korkeakoulujen suhteen. Samalla saa poimittua hyviä ja täsmällisiä vertailuja korkeakoulun johdolle päätöksenteon pohjaksi.

Pitkittäisanalyysiä – eli tuliko digiloikasta läpijuoksu?

Kaikki tehdyt tulkinnat on tehty laskennasta, jossa mukana ovat vain korkeakoulut, jotka ovat osallistuneet BM-kyselyyn kaikkina analyysivuosina 2013–2017 (ammattikorkeakoulut: Haaga-Helia, HAMK, JAMK, Karelia, Laurea, Metropolia, OAMK, Saimia, Savonia, SeAMK, TAMK, Turun AMK, yliopistot: Aalto, HY, LUT, LY, TaY, TTY). Tämän artikkelin kustannustiedoissa on IT-tilakustannukset jätetty huomioimatta, koska korkeakoulujen tapa kohdentaa tilakustannukset vaihtelee suuresti.

Kysely on kassaperustainen, joten yhden vuoden korkeakoulukohtaiset heilahdukset tasoittuvat pitkän aikavälin analyysissä.

IT-kustannukset suhteessa opiskelija- ja henkilökuntamäärään

Ammattikorkeakoulusektorin IT-kustannukset suhteutettuna opiskelija-FTE:hen ovat pudonneet viiden viimeisen vuoden aikana noin 7 %. Kehitys on ollut verraten tasaista parin prosentin luokkaa vuodessa. Tosin opiskelijoiden sisäänotto ja FTE-luku selittävät yli puolet em. näennäisestä pudotuksesta. Samaan aikaan yliopistosektorin IT-kustannukset kasvoivat opiskelija-FTE:hen suhteutettuna lähes 12 %. Suurin osa tästä selittyy vuoden 2013 IT-kustannusten vaatimattomasta tasosta. Sen jälkeen kustannukset ovat pysyneet lähes samalla tasolla.

Kuvio 2: IT-kustannukset suhteessa opiskelijamäärään

Kustannuskehitys näyttäytyy kuitenkin aivan toisenlaisena, jos vertailukohdaksi otetaan korkeakoulun henkilökuntamäärä. Tällöin kummankin sektorin IT-kustannuskehitys on lähes samansuuruinen ja -suuntainen. IT-kustannusten kasvu suhteessa henkilökuntaan voi selittyä henkilökunnan määrän vähenemisellä. Iso osa IT-palveluiden kustannuksista ei ole määrän suhteen alaspäin joustava. Esimerkiksi tietoturva, HR-järjestelmä ja opintorekisteri on oltava, vaikka niiden kohderyhmän koko muuttuisi.

Kuvio 3: IT-kustannukset suhteessa henkilöstömäärään

Panostukset IT-resursseihin

Tarkastelujaksolla 2013–2017 IT-menojen osuus koko korkeakoulun budjetista on pysynyt hyvinkin samantasoisena: AMK-sektorilla 6,5 % (YO-sektorilla 5,6 %). Prosenttiosuudet ovat niin vakaita vuodesta toiseen, että tämän perusteella korkeakoulusektorilla ei voida puhua digiloikasta tai erityisen voimallisesta panostuksesta digitalisaatioon.

Kaikkien vuoden 2017 BM-kyselyyn osallistuneiden pohjoismaisten korkeakoulujen kohdalla IT:n osuus koko organisaation budjetista on juuri osapuilleen 6 %.

MaaSuomi (n=29) Norja (n=7) Ruotsi (n=4) Tanska (n=3)
IT-menot budjetista 5,9 % 5,8 % 6,1 % 5,4 %

IT-työtä tekevän henkilöstön osuus koko korkeakoulun henkilökunnasta on vuosien 2013–2017 aikana ollut lähes vakio: ammattikorkeakouluissa 5,1 % ja yliopistoissa 4,0 %

Atk-luokista oppimisympäristöihin

Teknologinen kehitys on vuosien 2013–2017 aikana vienyt kohti mobiliteettia. Pitkään on puhuttu opiskelijoiden omien tietokoneiden käyttämisestä opetuksessa. Opiskelijoiden omien tietokoneiden käyttö (BYOD, Bring Your Own Device) antaa mahdollisuuden vähentää korkeakoulujen omia perinteisiä atk-luokkia. Tämä kehitys näkyy amk-sektorilla 15 % vähennyksenä 20000 laitteesta 17200 laitteeseen v.2017. Sen sijaan yo-sektorilla ei muutosta ole käytännössä yhtään. Tosin laitemäärät ovat merkittävästi vähäisemmät.

Kuvio 4: Atk-luokkien tilamäärän kehitys

Onko atk-luokiksi määriteltävien tilojen määrä vähentynyt? BM-kyselyssä kerätään atk-luokiksi osoitettujen tilojen neliömääriä. Neliömäärä näyttää amk-sektorin osalta suorastaan romahtaneen. Vuonna 2013 atk-luokkia oli yli 51000 m², kun vuonna 2017 niitä oli enää 32000 m². Pudotusta on noin 38 %. Muutoksen pitäisi näkyä myös työmäärän ja kustannusten merkittävänä vähenemisenä, koska atk-luokat edellyttävät omat sähkö-, tietoliikenne- ja muut laiteasennukset sekä niiden tekniset ja ohjelmistoylläpidot.

Edellä esitetyn tietojen perusteella nähdään korkeakoulujen oppimisympäristöissä tapahtuneen selkeä muutos.

BM-tuloksista konkreettisia muutoksia toimintaan

Turun ammattikorkeakoulu on ollut alusta asti mukana kaikissa BM-kyselyissä. Näiden tietojen pohjalta on raportoitu vuosittain korkeakoulun johdolle. Vertailuun voidaan vapaasti valita halutut korkeakoulut. Turun AMK:n johto on halunnut vertaisarviointia erityisesti muihin isoihin monialaisiin ammattikorkeakouluihin.

Korkeakoulujen kattava osallistuminen BM-kyselyyn mahdollistaa usean vuoden mittaiset aikasarjat ja kehitystrendit. Ammattikorkeakoulujen kesken on vuosittain käyty keskusteluja kyselyn tietojen yhteismitallisuudesta ja tämä on omalta osaltaan parantanut tietojen luotettavuutta ja vertailtavuutta.

BM-kyselyssä kerättävät tiedot tarjoavat myös paljon hyödyllistä oman korkeakoulun sisäistä informaatiota. Turun AMK:ssa on seurattu erityisesti IT-kustannusten kehitystä palveluittain ja kustannuslajeittain.

Kuvio 5: Turun AMK:n IT-kustannukset palveluittain 2017

Ammattikorkeakoulujen keskinäinen ja oman AMK:n sisäinen IT-kustannusten vertailutieto on tarjonnut Turun AMK:n johdolle arvokasta taustatietoa esimerkiksi seuraavan vuoden IT-budjetin ja tietohallinnon strategisten painopistealueiden suunnitteluun.

Johdolle tuotettujen raporttien lisäksi tietoja on hyödynnetty aktiivisesti myös tietohallinnon sisällä. Esimerkiksi vuoden 2014 tietojen perusteella havaittiin, että Turun AMK:n puhepalveluiden kustannukset olivat korkeammat kuin useimmilla muilla ammattikorkeakouluilla. Tämän seurauksena käynnistettiin toimenpiteet puhepalveluiden uudistamiseksi. Turun AMK:n puhepalveluiden kustannukset ovat pudonneet vuoteen 2017 mennessä yli 50 %.

Turun ammattikorkeakoulun näkökulmasta mielenkiintoinen vertailukohde on Tampereen ammattikorkeakoulu. Oheisessa kuvassa on Turun AMK:n ja Tampereen AMK:n keskinäistä vertailua IT-menojen osuudesta AMK:n koko budjetista vuosina 2013–2017.

Kuvio 6: Turun ja Tampereen ammattikorkeakoulujen IT-menojen osuus korkeakoulun budjetista

Turun AMK:ssa on kohdennettu vuodesta 2015 lukien merkittäviä lisäpanostuksia erityisesti IT-laitehankintoihin. Tämä on nostanut IT-menojen osuutta koko budjetista noin yhden prosenttiyksikön verran vertailujakson aikana. Tampereen ammattikorkeakoulun IT-menojen osuus budjetista on noussut vertailujakson aikana hieman enemmän. BM-dataa analysoimalla olemme havainneet, että myös Tampereen AMK:ssa tämä johtuu pääosin IT-laitekustannusten kasvusta.

Kirjoittajat

Tuomo Rintamäki, VTM, ekonomi, tietohallintojohtaja, Metropolia Ammattikorkeakoulu, tuomo.rintamaki@metropolia.fi

Juha Venho, Insinööri (ylempi AMK), tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu, juha.venho@turkuamk.fi

Teemu Seesto, KTM, IT-pääsihteeri, Yliopistojen IT-johtajien verkosto, teemu.seesto@utu.fi


EUNIS (2017) Public analysis for BM2017, Viitattu 31.1.2019, http://www.eunis.org/bm2017/

Projektisalkunhallinta mahdollistaa tiedolla johtamisen

Kirjoittajat: Outi Pelkonen, Johanna Krappe & Juha Venho.

Kuinka montaa tutkimusprojektia teemme yhdessä saksalaisten kanssa? Mitkä projektit toteuttavat strategiassa määriteltyä kiertotalouden painopistealuetta? Montako projektia meillä on yhdessä paikallisten suuryritysten kanssa? Paljonko meidän pitää osoittaa omarahoitusta tälle 5G-projektille ensi vuonna? Montako henkilötyövuotta projektien toteuttamiseen tarvitaan tänä vuonna?

Vastaako sinun organisaatiosi projektisalkunhallintajärjestelmäsi tämänkaltaisiin kysymyksiin? Meidän järjestelmämme ei vastannut, mutta nyt vastaa.

Digitalisaatiolla salkunhallintaan

Vuonna 2014 Turun ammattikorkeakoulussa oltiin umpikujassa. Turun AMK:n projektisalkunhallinta oli sirpaleista. Yleinen huolenaihe oli, tiedetäänkö organisaatiossa riittävästi projekteista, niiden etenemisestä, haasteista ja ylipäänsä siitä, millaisia projekteja on käynnissä tai mikä projektien taloudellinen tilanne on. Turun AMK:n projektisalkun- ja projektinhallinnan prosessit sekä näihin liittyvät toimintakäytännöt eivät tukeneet riittävästi projektien toteuttamista eivätkä salkun johtamista.

Projektitoiminnan tiedonhallinnan kehittämiseksi teetettiin organisaation sisäinen esiselvitys (Kuusela ym. 2014). Esiselvityksessä todettiin, että Turun AMK:n projektitoiminta kokonaisuudessaan kaipaa toimintatavoista ja projektien toteuttajien tarpeista lähtevää kehittämistä. Muutostyöhön ryhdyttiin vuonna 2015 uuden, keskitetyn TKI-palvelut -yksikön perustamisen yhteydessä.

Valtiovarainministeriö on määritellyt, että digitalisaatio on toimintatapojen asiakaslähtöistä uudistamista teknologiaa hyödyntämällä (Rissanen 2016, 2). Projektisalkunhallinnan uudistaminen nähtiinkin merkittäväksi Turun AMK:n digitalisaation kehittämishankkeeksi. Uudistuksessa oli kyse pääosin muutosjohtamisesta, jossa teknologia nähtiin muutoksen mahdollistajana.

Tavoitteeksi asetettiin TKI-prosessien kehittäminen sekä sitä tukevan nykyaikaisen ja helposti lähestyttävän projektisalkunhallintajärjestelmän hankinta. Uudistuksella haluttiin erityisesti helpottaa projektitoimijan jokapäiväistä työskentelyä, virtaviivaistaa prosesseja, vähentää käytössä olevien järjestelmien ja Excel-taulukoiden määrää sekä antaa työkalu tiedolla johtamiseen.

Toiveiden tynnyri

Muiden korkeakoulujen käyttämät tietojärjestelmät olivat projektiryhmän tiedossa ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkoston (AAPA) ja yliopistojen tietohallintojohtajien verkoston (FUCIO) toteuttaman systeemikyselyn ansiosta. Olisikin ollut turvallinen, helppo sekä houkutteleva etenemistapa hankkia joku ammattikorkeakouluissa laajalti käytössä oleva tietojärjestelmä ja lähteä uudistamaan omaa toimintaa sen pohjalta.

Projektiryhmä ei kuitenkaan hakenut helppoa ratkaisua, vaan lähti liikkeelle eri käyttäjäryhmien tarpeiden kartoittamisesta ja niiden pohjalta optimaalisimman ratkaisun etsimisestä. Tämä linjaus valittiin, vaikka sen tiedostettiin olevan työläämpi ja sisältävän mahdollisesti useita riskitekijöitä. Projektiin sitoutettiin kaikissa sen vaiheissa laaja joukko yhdessä tunnistettuja käyttäjäryhmiä: projektipäälliköitä, projektitalouden asiantuntijoita, sektoreiden TKI-koordinaattoreita, tutkimusvastaavia, koulutus- ja tutkimuspäälliköitä, johtoryhmän jäseniä sekä taloushallinnon, HR-palveluiden ja TKI-palveluiden henkilöstöä.

Toiveita, tarpeita ja vaatimuksia koottiin useissa työpajoissa. Vaatimusmäärittely haluttiin toteuttaa huolellisesti. Erityisenä painopisteenä olivat käyttäjien tarpeista lähtevät toiminnalliset vaatimukset. Uuteen toimintatapaan ja tietojärjestelmään kohdistui parisataa vaatimusta. Kaikkiin toiveisiin yksi järjestelmä ei kykene vastaamaan: vaatimusmäärittelyssä päädyttiin 61 toiminnalliseen vaatimukseen.

Projektiryhmä jatkoi työtä tutustumalla lukuisiin tietojärjestelmiin. Hankintaprosessin lopputuloksena Turun AMK teki hankintapäätöksen joulukuussa 2016. Valittu järjestelmä toteutti kattavasti toiminnalliset vaatimukset ja oli projektiryhmän mielestä käytettävyydeltään ja ulkoasultaan miellyttävin sekä hankinta- ja käyttökustannuksiltaan kohtuullinen.

Nopea käyttöönotto, pitkä muutos

Pitkän esiselvitysvaiheen jälkeen varsinainen käyttöönottoprojekti oli nopea. Toiminnallisia ominaisuuksia otettiin käyttöön portaittain.

  • Tietojärjestelmän käyttöönoton kick-off -tilaisuus yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa järjestettiin helmikuussa 2017. Käyttöönottoon kuului kolme suunnittelun ja määrittelyn työpajaa, joissa järjestelmän ominaisuuksien lisäksi kehitettiin projektiprosesseja ja toimintatapoja.
  • Muutosten ja nimikilpailun jälkeen TEPPO-järjestelmä ja sen myötä uudet projektiprosessit ja toimintatavat otettiin käyttöön 1.6.2017.
  • Projektit syötettiin järjestelmään kesän aikana.
  • Projektisalkunhallinta aloitettiin syyskuussa. Projektin elinkaaren alkuvaiheen työkalu “ideaportfolio” otettiin käyttöön samaan aikaan.
  • Resursointi- ja tuntikirjaustyökaluja testattiin TKI-palveluissa marras-joulukuun aikana. Tammikuusta 2018 alkaen AMK:n henkilöstön työaika on resursoitu ja palkat kohdistettu järjestelmän avulla.

Järjestelmää käyttää kuukausittain reilusti yli 400 AMK:n työntekijää. Tästä syystä uuden järjestelmän käyttöönotossa koulutuksella ja ohjeistuksilla oli merkittävä rooli. Järjestelmän käyttöä helpottamaan tehtiin manuaali, yhden sivun pikaohje, ohjevideoita sekä jokaiseen järjestelmän näkymään liittyvä täsmäohje.

Muutosten tiedottamisessa AMK:n intranet on ollut keskeinen. Käyttöönoton jälkeen on tehty kohdennettua tiedottamista sähköpostilla ja järjestelmän aloitusnäkymän bannerissa. Pääkäyttäjät kouluttivat sektoreiden johtoryhmät ja tutkimusvastaavat sekä laajemmin henkilöstöä henkilöstökokouksissa ja 26:ssa yksikkö- ja tutkimusryhmäkohtaisessa koulutuksessa. HR-palvelut on järjestänyt lisäksi pop up -koulutusta tuntien kirjaamiseen. Projektipäälliköt ja controllerit ovat saaneet täsmäkoulutuksia.

Koulutukset jatkuvat tulevaisuudessakin sekä uusille käyttäjille että kokeneille konkareille, koska uusien toimintatapojen omaksuminen on nopeaa käyttöönottoa huomattavasti pidempi prosessi. Ylimmän johdon vankkumaton tuki on ollut muutoksen johtamisessa erityisen tärkeää.

Kuva 1. Käyttöönoton yhteydessä järjestettävät koulutukset nopeuttavat muutoksen sisäistämistä. (Kuvaaja: Antti Ala-Könni)

“Miten meni noin niinku omasta mielestä?”

Keväällä 2018 AMK:n johtoryhmä halusi toteuttaa TEPPO-järjestelmän käyttöönotosta sisäisen arvioinnin. Arvioinnilla haluttiin kuulla käyttäjien näkemyksiä käyttöönotosta järjestelmän jatkokehitystä ja tulevia järjestelmähankintoja varten.

Arviointiraportissa (Haajanen ym. 2018, 2) todetaan, että uudistus oli suunniteltu laajaa asiantuntijajoukkoa kuunnellen, tosin opettajien osallistuminen oli jäänyt melko vähäiseksi. Uudistuksen myötä:

  • tiedon laatu ja luotettavuus on parantunut merkittävästi,
  • järjestelmän käyttökokemus on positiivinen,
  • käyttöliittymä on helppo omaksua ja looginen käyttää,
  • koulutusta on ollut saatavilla kattavasti,
  • käyttäjätuki on ollut kiitettävää.

TKI-työtä tekevät pitivät TEPPO-järjestelmää erittäin hyvänä työkaluna, vähemmän TKI-toimintaan osallistuvat opettajat suhtautuivat asiaan kriittisemmin. Arvioinnissa kiinnitettiin huomiota tarpeeseen edelleen kehittää yhtenäisiä toimintatapoja ja -käytänteitä järjestelmän rinnalla. (Haajanen ym. 2018, 2-3.)

Tyypillisesti ison organisaation krooninen akilleen kantapää on viestintä. Raportissa todetaan, että viestintään on kiinnitettävä tulevissa järjestelmähankinnoissa korostuneesti huomiota. Käyttäjille on perusteltava, miksi uusi toimintatapa ja tietojärjestelmä otetaan käyttöön, kuka tietoa hyödyntää ja kenen työtä se helpottaa (Haajanen ym. 2018, 4.)

Vuoden 2019 alussa tehtiin TEPPO-järjestelmän käyttökokemuksiin liittyvä kysely sellaisille käyttäjäryhmille, jotka käyttävät järjestelmää projektin- tai projektisalkunhallinnan näkökulmista. Kyselyn tavoitteena oli selvittää muun muassa, mihin tarkoitukseen järjestelmää käytetään, minkälaisena käytettävyys koetaan, miten järjestelmä palvelee projektisalkunhallintaa, miten sitä tulisi kehittää sekä millaisia koulutus- ja neuvontatarpeita käyttöön liittyy.

Kyselyn mukaan järjestelmää käytetään pääasiassa henkilöstön resursointiin, palkkojen kohdistamiseen ja projektien tuntien sekä talouden seurantaan. Vastaajista 68 prosenttia oli täysin tai jokseenkin samaa mieltä siitä, että järjestelmä tukee hyvin Turun ammattikorkeakoulun projektisalkunhallintaa ja että järjestelmä on parantanut tiedon saantia ja viestintää.

Kuva 2. Organisaation johto hyödyntää etenkin suunniteltuja ja toteutuneita tunteja vertaavaa raporttia.

TEPPO tiedon valtatiellä

Viestinnän parantumisen ja organisaation oppimisen sanotaan olevan toimivan projektisalkunhallinnan ensimmäiset hyödyt (Lehtonen ym. 2006, 14). TEPPO poisti tieltään manuaalisesti päivitettävät Excelit, aikaisemmin käytössä olleen projektisalkunhallinnan tietojärjestelmän ja opettajien resursointityökalun sekä lukuisia palkankohdistus- ja muita lomakkeita. TEPPO-järjestelmän ideaportfolio on tuonut läpinäkyvyyttä ja avoimuutta projektien suunnitteluvaiheeseen. TEPPO kertoo, mihin tunnit on kohdistettu ja mikä on projektisalkun taloustilanne reaaliaikaisesti. TEPPO myös kohdistaa palkat suoraan taloushallinnon samaan aikaan rakentaman ”palkkamyllyn” kautta. Mylly jauhaa automaattisesti TEPPO-järjestelmän työajankohdistusraportin sopivaan muotoon ja säästää etenkin taloushallinnon resursseja merkittävästi. Uudistuksen myötä tiedon laatu ja luotettavuus ovat parantuneet, mikä mahdollistaa tiedolla johtamisen.

Kuva 3. Dashboard luo nopean näkymän projektisalkkuun.

“Mä joka päivä töitä teen”

Organisaatiomme kehittää aktiivisesti prosesseja ja toimintatapoja. TEPPO-järjestelmä tukee näitä muutoksia, ja järjestelmää kehitetään koko ajan muutosten vaatimaan suuntaan. Pääkäyttäjäryhmä kokoaa kehittämisehdotuksia, jotka priorisoidaan ennen niiden toteuttamista. Samaa järjestelmää käyttävät organisaatiot tekevät yhteistyötä ja hyödyntävät esille tulevia parhaita käytänteitä omassa kehittämistyössään. Kalmarin mukaan käyttäjien mielestä on hyödyllistä nähdä, minkälaiseksi muut ovat räätälöineet järjestelmänsä (Kalmari 2019, 38). Artikkelin kirjoittamishetkellä Turun ammattikorkeakoulun kehittämislistalla ovat resursoinnin ja tuntikirjausten prosessin kehittäminen, raporttien selkeyttäminen, visualisointi ja karsiminen sekä sähköisen allekirjoituksen hankinta. TEPPO elää vahvasti nykyajan ja prosessien hektisessä muutoksessa, se on ikivihreä eikä sammaloidu koskaan.

Kirjoittaja

Outi Pelkonen, Tradenomi, suunnittelija, Turun ammattikorkeakoulu, outi.pelkonen@turkuamk.fi

Johanna Krappe, FM, TKI-palvelupäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu, johanna.krappe@turkuamk.fi

Juha Venho, Insinööri (ylempi AMK), tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu, juha.venho@turkuamk.fi


Haajanen, K.; Venho, J.; Lakka, U-M.; Helmi, S. & Storti, A. 2018. TEPPO-tietojärjestelmän käyttöönoton teema-arviointi. AMK:n sisäinen raportti.

Kalmari, R. 2019. The role of C2C relationships in B2B brand community – Case: Thinking Portfolio. Master’s Thesis. Helsinki: Aalto University School of Business. Viitattu 12.3.2019 https://aaltodoc.aalto.fi/bitstream/handle/123456789/36393/master_Kalmari_Reeta_2019.pdf

Kuusela, J.; Vikberg, S. & Nurmi P. 2014. Turun ammattikorkeakoulun projektitoiminnan tiedonhallinnan esiselvitys. AMK:n sisäinen raportti.

Lehtonen, P.; Lindblom, L.; Korpinen, S. & Simonen, J. 2006. Projektisalkunhallinta – kehitystoiminnan strateginen johtaminen. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Rissanen, O-P. 2016. Digitalisaation toimeenpano julkisessa hallinnossa: kokonaiskuva etenemisestä ja tavoitetila. Viitattu 31.1.2019 http://vm.fi/documents/10623/3547588/Digitalisaation+toimeenpano+marras+2016+%2B+suomidigi.pptx/46beec16-3a48-422e-8be3-b19cf3ef2363

Data käyttöön – näkökulmia ammattikorkeakoulujen datanhallintaan

Kirjoittajat: Seliina Päällysaho & Jaana Latvanen.

Tämän artikkelin tavoitteena on kuvata ammattikorkeakoulujen TKI-toiminnassa syntyvän datan käsittelyä ja tuoda esiin etenkin yritysyhteistyössä toteutettavien hankkeiden datanhallinnan erityispiirteitä ja niissä esiin nousevia mahdollisia haasteita.

Datanhallinnan kysymykset ovat nousseet merkittävään asemaan niin julkisessa hallinnossa, tutkimuksessa kuin liiketoiminnassakin. Dataa on käytettävissä enemmän kuin koskaan. Sitä kertyy runsain määrin erilaisten digitaalisten palvelujen ja esimerkiksi sosiaalisen median käytöstä. Datan avulla voidaan luoda uutta ja sitä jalostamalla voidaan tuottaa lisäarvoa. Puhutaankin datataloudesta, millä tarkoitetaan sellaista taloudellista toimintaa, jossa digitaalisesta raakadatasta jalostettuja hyödykkeitä vaihdetaan markkinoilla. Raijaksen ym. (2019, 11) mukaan vuonna 2016 EU:n datatalouden arvo oli 300 miljardia euroa eli noin kaksi prosenttia EU:n bruttokansantuotteesta.

Datan käsittelyyn liittyvät asiat ovat nousseet keskeisiksi myös tiedeyhteisössä. Julkisin varoin tuotetun tiedon avaamisella pyritään edistämään tutkimuksen laatua, todennettavuutta sekä nopeuttamaan tutkimusta. Dataa avataan perustutkimuksen edistämiseksi, mutta sen avaamisella pyritään myös laajempaan yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen ja uusien elinkeinoelämää edistävien ja kilpailukykyä kasvattavien innovaatioiden mahdollistamiseen. Ammattikorkeakoulujen rooli vahvana tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimijana (TKI) ja erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten kumppanina on tässä keskeinen (Arene 2017a).

Ammattikorkeakoulujen data-aineistot

TKI-hankkeiden yleisimpiä aineistoja ovat erilaiset kysely- ja haastatteluaineistot. Niitä kerätään esimerkiksi nettipohjaisten työkalujen tai audiovisuaalisten menetelmien avulla, joten ne ovat yleensä digitaalisessa muodossa. Aineistojen tallentaminen ja säilyttäminen tietoturvallisesti esimerkiksi organisaation omalla verkkolevyllä tai kansallisissa säilytyspalveluissa on teknisesti vaivatonta, mutta voi vaatia tietosuojaan liittyviä, joskus haastaviakin toimenpiteitä. TKI-hankkeissa syntyy paljon myös mittaus- ja mallinnusaineistoja sekä kuva- ja äänitallenteita. Myös tämän tyyppiset aineistot on helppo tallentaa datatiedostoiksi, joskin niiden tallentaminen voi vaatia paljon levytilaa.

Edellä mainittujen aineistotyyppien ohella TKI-hankkeissa yleisiä ovat myös erilaisissa työpajoissa syntyvät aineistot, koska työpajat ja niissä tapahtuva yhteiskehittäminen ovat ammattikorkeakouluille tyypillinen TKI-toiminnan muoto. Työpaja-aineistot kerätään usein post-it -lappujen tai fläppipapereiden avulla. Tämän tyyppisten konkreettisten aineistojen säilyttäminen ja tallentaminen ei aina ole kovin järjestelmällistä puhumattakaan siitä, että ne systemaattisesti tallennettaisiin digitaaliseen muotoon.

Osa aineistoista syntyy yritysyhteistyöhankkeissa

Myös yritysyhteistyöhankkeiden tyypillisimpiä aineistoja ovat jo edellä mainitut kysely- ja haastatteluaineistot. Lisäksi yrityksiltä kerätään paljon erilaisia palautteita. Melko usein kyselyt ja haastattelut voivat sivuta yritykselle strategisesti tärkeitä aiheita tai liittyä esimerkiksi uusien tuotteiden tai palvelujen kehitystyöhön. Täten yrityslähtöisten aineistojen hallinnassa törmätään helposti myös kysymykseen luottamuksellisuudesta ja niiden suojaamisessa on noudatettava erityistä huolellisuutta myös silloin, kun ne on kerätty ilman varsinaisia tunnistetietoja.

Yritysaineistoihin liittyy usein henkilötietojen suojaamista, mutta tyypillisesti myös sellaisia tietoja, jotka voivat vaatia suojaamista liikesalaisuuden näkökulmasta. Yritysaineistojen anonymisointi on haastavaa, sillä yritykset voivat olla helpommin ja laajemman joukon tunnistettavissa kuin yksittäiset henkilöt. Siksi tulee erityisen tarkasti huolehtia siitä, että aineistosta ei tietoja yhdistämälläkään pysty päättelemään, mistä yrityksestä on kyse.

Myös aineistoja kuvailevien tietojen eli metatietojen tallentamiseen voi liittyä tietosuojaongelmia, sillä liian yksityiskohtainen tieto voi yllättäen paljastaa yritysten liikesalaisuuksiin tai strategisesti tärkeisiin tietoihin liittyviä asioita. Yritysyhteistyöhankkeissa syntyy myös sellaisia aineistoja, joista ei välttämättä ole hankkeen ulkopuolisille toimijoille kovin paljon hyötyä.

Organisaatioiden tulee tarjota palveluja ja kehittää prosesseja

Datan ja muun tietoaineiston hallinta on moniulotteinen kokonaisuus, jossa jo ennen datan keräämistä tehdyt ratkaisut vaikuttavat siihen, miten dataa voidaan säilyttää ja jakaa. Lainsäädäntö, tutkimusetiikka, sopimukset ja organisaatioiden politiikat muodostavat reunaehtoja, joiden puitteissa aineistojen tekninen tallentaminen, säilyttäminen ja jakelu tapahtuvat. Onnistunut datanhallinta ja datan tehokas jatkohyödyntäminen vaativat selkeitä prosesseja, osaamista, hyvää infrastruktuuria ja tukipalveluita. Ammattikorkeakouluissa tulisi huolehtia siitä, että datanhallinnan kehittämiseen ja tukipalvelujen tarjoamiseen on riittävät resurssit.

Organisaatioissa ollaan edelleen melko heikosti selvillä siitä, kuinka paljon ja mitä aineistoja TKI-hankkeissa on syntynyt. Tämän vuoksi organisaatiot eivät ole osanneet tarjota riittävän kattavia infra- ja tukipalveluja. Toisaalta datanhallintapalvelujen kehittäminen ei vielä ole päässyt kunnolla vauhtiin, koska TKI-toimijatkaan eivät tunnista tarpeitaan tai osaa vaatia tarvittavia palveluja. Epävarmuutta on myös sen suhteen, mitä palveluja on tuotettava itse ja missä tilanteissa voidaan tukeutua organisaation ulkopuolisiin palveluihin. Monessa ammattikorkeakoulussa tuntuu pohdittavan, tarvitaanko datan tallentamiseen organisaation omia palveluita vai ohjeistetaanko kansallisten tai kansainvälisten palvelujen käyttöön. Ammattikorkeakoulujen datanhallinnan kehittämiseksi on tärkeää, että tietohallinnosta vastaavat tekevät omat ratkaisunsa ja suosituksensa siitä, miten datanhallinta organisoidaan.

Datanhallinta vaatii paljon erilaista työtä datan elinkaaren eri vaiheissa. Koska aineistoja kertyy runsaasti, on osattava arvioida niiden arvoa ja hyödyllisyyttä. Voi olla haastavaa valita tärkeimmät aineistot ja pohtia, riittääkö niiden säilyttäminen organisaation sisällä vai tulisiko niitä tarjota kansallisiin tai kansainvälisiin säilytyspalveluihin. Pohdittavaksi tulee myös aineistojen säilytysajat eli päätökset siitä, missä vaiheessa jokin aineisto tulisi siirtää pitkäaikaissäilytykseen ja kuinka kauan sen tulisi olla saatavana. Kun aineistoista on olemassa useampia versioita, täytyy kiinnittää huomiota myös kattaviin ja selkeisiin metatietoihin sekä pysyviin tunnisteisiin. Keskeistä on, että mahdollisen jatkokäyttöön tarjottavan datan tulee myös täyttää korkeat laatuvaatimukset niin varsinaisen datan kuin sen kuvailutiedonkin osalta.

Aineistojen metatietojen julkistaminen on perusedellytys aineistojen löydettävyydelle, mutta se on myös eräänlaista aineistojen avaamista. Käytettävissä on monia kansallisia ja kansainvälisiä kuvailutyökaluja, joihin tallentaminen mahdollistaa aineistojen näkyvyyden.  Ammattikorkeakoulujen tulisi varmistaa, että aineistojen kuvailutiedot tulevat tallennetuiksi ja haettaviksi vähintään organisaatiotasolla sekä valita ja kehittää omat ratkaisunsa niiden keräämistä ja julkaisemista varten.

Onko data uusi öljy?

Ammattikorkeakoulujen tuottama data voi tarjota yrityksille hyvän mahdollisuuden kehittää liiketoimintaa ja uusia tuotteita, mutta toistaiseksi niitä ei ole tarjolla kovin paljon. Arenen 2016 (Arene 2017b) ja 2017 (Arene 2018) keräämistä tilastoista voi päätellä, että tilanne on kohentumassa. Tätä havaintoa tukevat myös valtakunnalliset Opetus- ja kulttuuriministeriön toteuttamat korkeakoulujen avoimen toimintakulttuurin kypsyystasoa koskevat selvitykset (Avoin tiede ja tutkimus 2015; Open Science and Research Initiative 2016).

Datan hyödyntämisen ja jatkokäytön mahdollistaminen vaatii paljon työtä ja osaamista sen tuottajalta. Datan jatkokäytön näkökulmasta kiinnostavaa on, riittääkö potentiaalisten loppukäyttäjien osaaminen sen hyödyntämiseen. Esimerkiksi pienillä yrityksillä ei ole välttämättä tarvittavaa osaamista tai työkaluja raakadatan käyttöön ja jalostamiseen. Joissain tapauksissa saattaakin olla parempi tarjota yritysten käyttöön jalostetumpaa dataa sopivilla alustoilla.

Data-asioita ajatellaan pääsääntöisesti ammattikorkeakoulujen oman datantuotannon näkökulmasta, koska omissa hankkeissa tuotetun datan hallinnan kehittäminen on yksi avoimen TKI-toiminnan keskeisistä tavoitteista. Välillä saattaa unohtua, että TKI-toiminnan datanhallintaa voi ajatella myös jo olemassa olevan datan uudelleenkäytön näkökulmasta. Täten voi myös kysyä, hyödynnetäänkö TKI-hankkeissa tarpeeksi tehokkaasti sitä dataa, jota erilaisista data-arkistoista ja rekistereistä on jo saatavana. Tarjolla olevan datan jalostaminen esimerkiksi yritysyhteistyöhankkeissa voi avata uusia mahdollisuuksia. Olemassa olevan datan käyttökokemusten myötä lisääntyy myös ymmärrys siitä, miten dataa pitäisi tallentaa ja jakaa, jotta sen jatkokäyttö on sujuvaa.

Viime aikoina on herännyt keskustelu myös siitä, että yksityisen sektorin keräämää dataa tulisi tarjota myös korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten käyttöön. Yhtenä keskustelun herättäjänä on toiminut Euroopan komission tiedonanto, Kohti eurooppalaista data-aluetta. Tiedonannossa nostetaan esille datan saatavuus laajasti yritysten kesken ja toisaalta yritysten ja julkisten toimijoiden kesken, mutta siinä ei selkeästi oteta kantaa korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten mahdollisuuteen hyödyntää yksityisen sektorin hallussa olevaa dataa. (ks. SiVL 13/2018 vp – E 27/2018 vp). Esimerkiksi digitaalisten palveluiden käytöstä kerätty data on noussut merkittäväksi tuotannontekijäksi ja sillä olisi myös valtava potentiaali korkeakoulujen tutkimus- ja kehittämistyölle.

Haluamme kiittää Opetus- ja kulttuuriministeriötä Ammattikorkeakoulujen avoin TKI, oppiminen & innovaatioekosysteemi -hankkeen ja tämän artikkelin kirjoittamisen rahoittamisesta.

Kirjoittajat

Seliina Päällysaho, FT, KTM, Tutkimuspäällikkö, Seinäjoen ammattikorkeakoulu, seliina.paallysaho(at)seamk.fi

Jaana Latvanen, YTM, Informaatikko, Seinäjoen ammattikorkeakoulu, jaana.latvanen(at)seamk.fi


Arene. 2017a. Innovaatioita, kehittämistoimintaa ja tutkimusta: Kaikki kirjaimet käytössä ammattikorkeakoulujen TKI-toiminnassa. Helsinki: Arene. Saatavana: http://arene.fi/sites/default/files/PDF/2017/TKI-RAKE/Innovaatioita%2C%20kehitt%C3%A4mistoimintaa%20ja%20tutkimusta_raportti_22032017.pdf

Arene. 2017b. TKI-toiminnan vaikuttavuus 2016. Julkaisematon.

Arene. 2018. TKI-toiminnan vaikuttavuus 2017. Julkaisematon.

Avoin tiede ja tutkimus -hanke. 2015. Avoin tiede ja tutkimus Suomessa: Toimintakulttuurin avoimuus korkeakouluissa vuonna 2015. Opetus- ja kulttuuriministeriö. Saatavana: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2016122731708

Open Science and Research Initiative (2014–2017). 2016. Evaluation of Openness in the Activities of Research Organisations and Research Funding Organisations in 2016. Ministry of Education and Culture. Saatavana: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2016111829246

Raijas, A., Rosendahl, R., Saastamoinen, M. & Vuorinen, J. 2019. Kilpailun ja kuluttajansuojan kysymyksiä datataloudessa. Helsinki: Kilpailu- ja kuluttajavirasto. Kilpailu- ja kuluttajaviraston selvityksiä 1/2019.Satavana: https://www.kkv.fi/globalassets/kkv-suomi/julkaisut/selvitykset/2019/kkv-selvityksia-1-2019-kilpailun-ja-kuluttajansuojan-kysymyksia-datataloudessa.pdf

SiVL 13/2018 vp – E 27/2018 vp. Valiokunnan lausunto. Valtioneuvoston selvitys: Komission tiedonanto: Kohti yhteistä eurooppalaista data-aluetta. Saatavana:https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/Lausunto/Sivut/SiVL_13+2018.aspx

Opitaan digikampuksella – niin missä?

Kirjoittajat: Matti Sarén, Jaakko Riihimaa, Jukka Ivonen, Petri Silmälä & Sonja Merisalo.

Lähitulevaisuuden oppimisympäristö

Aamu kotikampuksella: ”Huomenta Kaino-Vieno, nukuit vain kuusi tuntia ja neljä minuuttia, mutta on aika nousta ylös. Kotiapulaisella on sinulle valmiina terveyskriteerit täyttävä aamiainen”. Muisto 1960-luvulta? Ei, vaan visio vuodesta 2030. Sisäkkönä palvelualtis kyborgi, ja äidin sijaan herättelemässä on eMutsi.

Älyrannekkeestaan Kaino-Vieno näkee, että tiedossa on liikeneuvottelu Tokioon sekä kognitiivisen psykologian ryhmätyöaika. ”Universaaliin opintopooliin on tullut tarjolle pätevyydestäsi puuttuvan ’sosiaaliset taidot ihmiskontakteissa’ -moduulin toteutuksia. Ilmoitanko sinut hologrammitilassa suoritettavaan Barcelonan-vaihtoehtoon, vai Espooseen, jossa on kolme tapaamista fyysisessä luokassa?”. ”Barcelona, kiitos”. eMutsi lisää välittömästi kohteen Kaino-Vienon professioluettelon meneillään oleviin opintoihin. Kaino-Vieno lopettelee aamiaisensa hipaisten älyrannekkeelta holoyhteyden auki Japaniin.

Esimerkistä käy ilmi, miten ammatillinen pätevyys on 2030 lokeroitunut osaamisten portfolioksi, jonka osia voi suorittaa globaalisti. Opintoja tarjotaan digitaalisilla alustoilla, mutta yhä myös fyysisillä kampuksilla. Tekoäly huolehtii rutiininomaisista ja teknisistä tehtävistä, ja ihmisten sosiaalisella osaamisella on suuri painoarvo.

Digitaalinen disruptio on hävittänyt perinteisen koulutusrakenteen ja on siirrytty tarvelähtöisiin yksilön oppimispolkuihin. Visiotyö 2030:n pohjalta on virtualisoituun korkeakoululaitokseen luotu opintiellä auttava tekoälypohjainen eMutsi, joka jatkuvasti muistuttaa ja huolehtii kunkin elinikäisen jatkuvan oppimisen osaamisvaatimuksista. Kaikki osaamistavoitteet on mallinnettu eMutsin datavarantoon moduuleina ja oppilaitosten ansaintalogiikka perustuu moduulien toteutusten managerointiin.

Digikampukset ovat täällä

Kyseisiä, vuosikymmenen päässä häämöttäviä innovaatioita kehiteltäessä tässä artikkelissa kuvataan niiden sijaan digitaalisten kampusten lähemmän ajan näkymiä. Digikampuksilla tarkoitamme uusia digin muotoja parantaa oppimisen kokemusta ja mahdollisuuksia sekä pedagogista ja teknistä sopeutumista muutokseen. Oppijan näkökulma on lähtökohtana.

Digikampukset alkoivat muotoutua, kun sosiaalinen media ja mobiilipalvelut löivät itsensä läpi 2005 tienoilla. Tämän mahdollisti aiempi perustavan laatuinen murros, eli tietoverkkojen ja selainteknologioiden standardoituminen 1990-luvun alkupuolella. Nyt oppilaitosmaailmaan tekevät tuloaan virtuaalinen ja lisätty todellisuus sekä tekoälyyn ja datamassoihin pohjaavat sovellukset niiden kypsyttyä suuremmille joukoille soveltuvaan käyttöön.

Sosiaalisen median johtavat palvelut kuten yli kahden miljardin käyttäjän Facebook tyydyttävät käyttäjiensä uteliaisuutta. Ne kertovat, mitä ystävät ja läheiset puuhaavat. Sama koukuttava mekanismi on siirrettävissä digikampuksen konseptiin. Esimerkiksi 3AMK:n Kahvilassa käyttäjät näkevät, ketkä ovat kulloinkin linjoilla ja valmiita yhteiselle tauolle.

Teknologinen kehitys johtaa siihen, että oppijaa ohjaavat ja osaamista mittaavat tekoälyn ja koneoppimisen algoritmit. Esimerkkeinä voi mainita kansainväliset oppimisympäristöt kuten Coursera. Ne tarjoavat alustan itseoppimiselle sekä yksinkertaisen yhteydenpitotyökalun sosiaalisen verkoston rakentamiseksi oppijoiden välille.

Oppiminen virtualisoituu

Virtuaalitodellisuus on jo nyt varhaisvaiheessa näyttänyt potentiaalinsa osallistavassa ja vuorovaikutteisessa oppimisessa. Sairaanhoitajan ammatti on esimerkki paljon käytännön harjoittelua ja siten lähiopetusta edellyttävästä, vaativasta työstä. Anatomian ja fysiologian oppimistulokset ovat merkittävästi parantuneet ryhmillä, jotka interaktiivisesti soveltavat virtuaalitodellisuutta. Ryhmä tuodaan oppijan ohjaamaan simulaatiotilaan, jossa virtuaalinen ihmishahmo voidaan avata. Teknologia mahdollistaa vaikkapa luurangon tai verisuoniston tutkimisen joko osana hahmoa tai siitä irrotettuna. Muu ryhmä näkee simulaation tilaan projisoituna, näkökentän täyttävänä kuvana. He voivat keskustella ohjaajan kanssa ja pyytää häntä suorittamaan toimenpiteitä.

Seuraava askel simulaatioihin on jo otettu mallintamalla ensiapupotilaan elvytystilanne. Yhdestä neljään oppijaa soveltaa ensiaputaitoja ryhmänä tietoverkon yli. He pukevat ylleen 3D-lasit sekä haptisen palautteen antavat käsineet. Oppijat voidaan yhdistää simulaattoriin, vaikka eivät fyysisesti jakaisi samaa tilaa. Elvytystoimet kuten sydänhieronta tai oikea-aikainen lääkeannostus palautetaan numeerisiksi tuloksiksi, jotka kertovat, miten potilaan virvoitus on onnistunut. Perinteisessä kateederipedagogiassa vastaava olisi edellyttänyt muovisia malleja ja pientä ryhmää.

Vastaavia esimerkkejä voidaan tunnistaa lähes mistä tahansa oppialasta. Digitaaliset ympäristöt mahdollistavat sen, että oppijan rooli muuttuu passiivisesta havainnoijasta aktiiviseksi toimijaksi. Fyysinen tila ei rajoita mallien kokoa tai määrää, niiden dynaamisen toiminnan seuraamista tai vuorovaikutusta. Virtuaalisuus mahdollistaa myös yhden ja saman tilan käyttämisen vaikkapa sairaanhoidon ohella konemekaniikan oppimiseen. Tosin laadukkaan opetusaineiston, siihen liittyvien ympäristöjen ja teknologian hinta kasvaa.

Katse ihmiseen

Jatkuvan oppimisen kyvykkyys edellyttää itseohjautuvuutta, jolloin sillä, onko ympäristö fyysinen tai digitaalinen, ei ole niin isoa merkitystä. Oppijoista kuitenkin vain kolmasosan voidaan katsoa olevan itseohjautuvia. Kolmasosa kaipaa ohjattua ja tuettua opetusta ja kolmasosalla on vaikeuksia tuesta huolimatta.

Oheisessa kuvassa on hahmotettu erityyppisten oppimisympäristöjen ja oppijoiden suhdetta. Sen neljässä digikampusprofiilissa on esimerkit pedagogisista, tietohallinnollisista ja teknisistä piirteistä sekä johdolta odotettavista (strategisista) linjauksista. Sopiva ympäristö riippuu aina niin oppijasta, koulun valmiuksista kuin aineen tai opintojakson ominaisuuksista.

Kuvio 1: Digikampusten tyypittely

Virtuaalitodellisuuden pedagogia

Opetustilanne voidaan lähitulevaisuudessa tuottaa aidosti paikasta riippumattomana. Haptisen palautteen antaminen ja 3D-kokemuksen luominen on jo nyt mahdollista pelikonsolien avulla. Jatkossa yhä aidompi holografinen tila vapauttaa oppijat kaapeleista ja parantaa kokemuksen immersiota. Tällöin virtuaalisen harjoittelun määrää koulutuksessa voidaan optimoida kunkin oppijan tarpeisiin ja siirtää harjoittelu lähemmäksi työelämää.

Opiskelijan tukea voidaan parantaa modernilla oppimisanalytiikalla. Oppimisongelmia paikallistetaan jo lähes reaaliaikaisesti 2010-luvulla yleistyneellä teknologialla, kuten tapahtuu Ville-oppimisympäristössä. Opinto-ohjauksessa (ja itseopiskelussa) pystytään pian hyödyntämään tekoälyn louhimaa laajaa oppilasdataa, kunhan siihen liittyvät oikeudelliset ja eettiset kysymykset otetaan huomioon.

Pedagoginen rooli joudutaan miettimään uudestaan; opettaja muuntuu kanssaoppijaksi ja -ohjaajaksi, jota teknologia tukee. On tosin osattava valita oikeat teknologiat. Opintojen yksilöllisempi tarjoaminen helpottuu myös, kun toimenpiteitä voidaan kokeilla ja toistaa – virtuaalitodellisuuden potilaat ovat väsymättömiä.

Osaaminen koostetaan paremmin ja osuvammin yhä hienojakoisempien opintosisältöjen kautta. Uuden tiedon ja teknologian tullessa käyttöön sisältöjen päivittäminen onnistuu ilman, että koko opintosuunnitelma uusitaan.

Oppijan digitaalinen polku seuraa häntä työelämäänkin. Uuden oppiminen ja ammatillinen kehittyminen rakentuvat aiemmin opitun päälle. Siksi eMutsin tulee olla läsnä myös työelämässä uutta opittavaa tarjoamassa ja osaamista tallentamassa.

Tietohallinnon vaatimukset kasvavat

Virtuaalisen oppimisen lisääntyessä kasvavat tietohallinnon vaatimukset. Ennen sillä oli vastuullaan vain teknologia, kuten palvelimet, tietoliikenne ja tallennusjärjestelmät. Nykyinen painopiste on hankintasopimuksissa, projektien hallinnassa ja kokonaisarkkitehtuurissa sekä management- ja leadership-kysymyksissä. Selainpohjaisten sovellusten ja käyttäjien omiin mobiililaitteisiin perustuvan ns. BYOD-periaatteen yleistymisen myötä työvälineiden kirjo ja tukitarve on moninkertaistunut. Tulevaisuudessa on hallittava data kaikkine tekoäly- ja sensori-ilmentymineen, käyttökohteineen ja liiketoimintasovellutuksineen. Aikaisemmin korostui teknologinen linjakkuus, nykyään linjakkuus ydintoiminnan kanssa. Palataan tavallaan ATK:n alkuperäiseen ajatukseen.

Silti vastuu teknologian toiminnallisuudesta, saatavuudesta ja vaikkapa tietoturvan toteutumisesta on edelleen tietohallinnolla. Esimerkiksi ristiinopiskelu- ja MOOC-palvelut asettavat sille korkeita vaatimuksia, koska opiskelija- ja opintotietojen pitää liikkua tietoturvallisesti organisaatioiden välillä. Infrastruktuuri pysyy, vaikka se muuttaa muotoaan ja on yhä vaikeammin hallittavaa, sillä digikampus sisältää ”kaiken” – esimerkiksi labran kotisohvalla taikka opintopalvelut ja oppimisalustat. Merkittävä huomio on, että oli digikampus millainen tahansa, se voi rakentua vain toimivien tietoverkkoyhteyksien varaan.

Kohti tulevaisuutta

Tietohallintoa vastaava tilanne on syntynyt myös muissa oppimista mahdollistavissa palveluissa. Koska digiteknologia kehittyy eksponentiaalisella nopeudella, palveluiden fokus ja osaamisvaatimukset niiden tarjoamiseksi laajentuvat. Valintoja ja linjauksia on lisäksi tehtävä tulevaisuudessa entistä enemmän. Tämä vaade koskee etenkin johtoa ja opettajia.

Yksi tulevaisuuden avainkysymyksiä on, millaisen digikampuksen kukin korkeakoulu valitsee ja miten monimuotoisiin virtuaalipalveluihin kullakin on mahdollisuuksia. Oppijat kuitenkin valitsevat polkunsa yhä eriytyvämmin ja yksilöllisemmin; he hankkivat osaamista omiin valmiuksiinsa ja tarpeisiinsa soveltuvina. Ja pian ehkä eMutsin opastamana.

Ovatko korkeakoulut valmiita nojaamaan yhteistyöhön ja yhteisiin prosesseihin, materiaaleihin ja pedagogiikkaan? Uskallammeko luopua näennäisestä vallasta ”omiin” opiskelijoihimme, jotta digitaalinen kampus toteutuisi oppijalle lisäarvoa tuottavana?

Kirjoittajat

Matti Sarén, FT, eMBA, rehtori, Kajaanin ammattikorkeakoulu, matti.saren(at)kamk.fi

Jaakko Riihimaa, FT, IT-pääsihteeri, AAPA-verkosto, jaakko.riihimaa(at)haaga-helia.fi

Jukka Ivonen, FK, tietohallintopäällikkö, Haaga-Helia AMK, jukka.ivonen(at)haaga-helia.fi

Petri Silmälä, FM, suunnittelija, Metropolia AMK, petri.silmala(at)metropolia.fi

Sonja Merisalo, MScEng, UX Designer/Trimico Oy, sonja.merisalo(at)trimico.fi

CampusOnline.fi – The National Portal for Online Studies in the Finnish Universities of Applied Sciences – some results

Author: Minna Scheinin.

This article focuses on the changes in the learning environments and how the higher education institutions have reacted to digitalization. We discuss some of the results of the eAMK project (www.eamk.fi/en), which has been conducted in Finland in cooperation with 23 universities of applied sciences.

The rationale for changing the educational models in higher education comes from the surrounding world and the global drivers for change. It is widely discussed that the education system cannot remain the same. For example, the concept of Education 4.0. relies on the industrial change and the concept of Economy 4.0., where the virtual world and the reality are blended and which is described as an era of creating innovative knowledge (Puncreobutr, 2016, p. 93). According to The Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD, 2016), learning to learn and flexibility are the key competences in the future work. Education should train students to manage in a world, where they continuously need to adapt to new working methods, new technologies and new business models (Konst et al. 2018).

Education 4.0. caters to the needs of the society in ‘innovative era’. Learning management has an important role to help the learner to grow with knowledge, skills and attitude for the life ahead. Models for such skills are many. Based on a long-term development work the Fincoda model includes such skills as creativity, critical thinking, initiative teamwork and networking (Keinänen et al. 2019, p.21) Education 4.0. also has features, such as flexible delivery, anywhere anytime, student ownership, personal, peers and mentors (Fisk 2017) and it predicts the end of the predominance of the lecture (Feldman 2018). Finally, the buzz trend of digitalization is radically remodeling the educational design.

One of the main trends in all educational sectors is to transfer the teaching online. This can cater to the need for education to remodel both education and the innovative society. However, a lot of pedagogical work has to be done in order to wisely support learning and to exploit digitalization to its full potential. Firstly, it is not always clear what we mean by online learning. The crucial points are, for example, whether online learning means that the learning takes place only online or if there are also face-to-face meetings with the learning group. Does it mean that the learning process is independent or tutored and are there online meetings, which are preset for a certain timeslot or not? Or, is the learning totally independent without any interaction between the peers or the teacher (Joshi 2018). In CampusOnline, the prerequisite is that the students are able to carry on the studies 100 percent online. Other attributes can vary. Secondly, how are we able to support the development of such future work skills, which we know little about today? The methods used must support the learning of the skills described above.

The national online study portal CampusOnline.fi – getting there

In Finland, we have foreseen the change in the digitalized education and have developed a national portal for all Finnish universities of applied sciences (UASs). The UASs can offer their online courses on the year-round basis for all students. This has been developed within the framework of the eAMK project. A lot of background work was executed in order to reach the final results. A mapping was carried out as how the UASs would profit from specialising in some areas while at the same time some basic courses need to be offered by several universities for the need of a vast amount of students (Kosonen, R., & Sjöholm, T. 2018).

Digitalization is one of the social drivers to change the practices in education. When transferring teaching online, the teachers have to adapt the teaching practices bearing in mind that the next generation is constantly in multimodal social environments (Konst et al. 2018, p 4.). A scanning was made about the teachers’ work and a possible change in the teacher work load when the teaching is transferred online in the summer semester (Scheinin, M. 2017). The main result was that there were no major challenges in the workload online, neither did the summer semester disrupt the teachers’ holiday period. We also studied the students’ expectations about the prerequisites of an online course, which would support deep learning. Such qualities are a clear design of the course, the course content to be relevant to learning and challenge the student and the learning process must be socially active (Forss 2017). The master’s degree students reported that they would need more non-stop courses, where students can hop on and off according to their own timetable. Additionally, these students expressed that the courses must meet the quality criteria and the content must be relevant to the working life context. (Böckelman et al. 2018). The Quality criteria for online learning were also developed in order to support the teachers in designing good quality online courses (Varonen et al. 2018, eAMK 2017).

CampusOnline.fi is launched

The main aim of the project was to develop the portal for the year-round online offering of all universities of applied sciences in Finland. This aim was reached in the autumn of 2018 as the portal CampusOnline.fi (www.campusonline.fi) was launched. The experience gained and feedback gathered from the pilot version of the summer semester portal (summers 2016, 2017 and 2018) was of valuable help when designing the portal. The CampusOnline.fi was extended in autumn 2018. The spring term of 2019 offered 380 courses and the summer term of 2019 altogether 600 courses.

The portal was designed to be user-friendly and easy to use. The student can search for studies for example according to the field or level of study, the language of instruction, semester or the university offering the course. The student can then scroll the list of courses and make acquaintance with the short description of each course. When he/she chooses to enroll to the course, he/she is directed to the enrollment system of the offering institution. This means that the main function of the Campusonline.fi -portal is to bring the visibility of all online courses to one site, where the student can learn what is offered and when. This design alone has demanded a lot of work and cooperative will to serve the students in the best possible way in their search for online studies.

Cross-institutional studies and information management – challenges to be solved

The main focus in CampusOnline.fi has been to develop a user-friendly portal for showing the online studies of UASs in Finland In CampusOnline.fi. However, the cross-institutional studies have been recognized as a national technology challenge. A lot of work is being done to find technical solutions. This is coordinated by another national project funded by the Ministry of Education and Culture. The information and student management challenges still remain to be solved. These are, for example, access permission issues, the student enrollments as well as the credits transfer system. As we expect the volume of the studies to increase in the future, the present solutions will not be sufficient. In the framework of another project, the aim is to develop the technical infrastructure and the interoperability of the different interfaces and platforms. This would enable automated information and student management process between the institutions. The vision is that, in the future, students can enroll to and access the cross-institutional courses as well as get the credits transferred to the home institution by automated processes between the institutions.

What has changed?

Every project should be able to answer the question: what is the impact of the project? According to the statistics and student feedback from summer 2018 and autumn 2018 the change is evident. In the summer of 2018, 529 courses were offered nationally and over 55 000 credits were gained through cross-institutional studies. As for autumn 2018, the students were mainly very happy about the usability of the portal as well as the study offering. The reasons to select studies from other universities of applied sciences are many: students want to choose courses that are not available in their home university. Online courses also enable studies for those who are in the working life and not able to attend lectures. Also family commitments may be difficult to combine with studies and students report that online studies are then the only possibility to carry on studies. The cross-institutional studies have also made it possible to learn about the studies of other universities and to study in multidisciplinary groups.

To conclude, the national online course offering has so far had a recognised impact on the possibility for the students to choose studies from all universities of applied sciences. The students also report that online studies have enabled them to flexibly gain missing credits for the graduation. Flexible studies are one focus area in the vision roadmap of the Ministry of Education and Culture. Therefore we think that by enlarging the study offerings also more widely for the working life as well as ensuring the good quality of the courses we work in line with the expectations for flexible studies and lifelong learning.

Author

Minna Scheinin, Lic. Phil., MA(ODE), Head of Future Learning Design, Turku University of Applied Sciences, minna.scheinin(at)tuas.fi


Böckelman, T., Forsell, M., Komonen, K., Paaso, L., Tuomi, S., & Pilli-Sihvola, M. 2018. Kysely YAMK-opiskelijoille ja -alumneille verkko-opinnoista. Blog.  https://www.eamk.fi/fi/digipolytys/kysely-yamk-opiskelijoille-ja–alumneille-verkko-opinnoista. Retrieved 5 January 2019.

EAMK. 2017. Quality criteria for Online Implementations. https://www.eamk.fi/en/courses-offering/quality-criteria. Retrieved 7 March 2019.

Feldman, P. 2018. The potential of Education 4.0 is huge – the UK must take the lead, now. https://www.jisc.ac.uk/blog/the-potential-of-education-4-is-huge-the-uk-must-take-the-lead-now-12-sep-2018. Retrieved 6 March 2019.

Fisk, P. 2017. http://www.thegeniusworks.com/2017/01/future-education-young-everyone-taught-together. Retrieved 5 March 2019.

Forss, M. 2017. 5 saker studenter behöver i digitala kurser. Blog.  https://www.eamk.fi/fi/digipolytys/5-saker. Retrieved 5 January 2019.

Joshi, M. 2018. Verkkotutkintojen termiviidakossa – Riippumatonta opiskelua riippumatossa? Blog. https://www.eamk.fi/fi/digipolytys/verkkotutkintojen-termiviidakossa—riippumatonta-opiskelua-riippumatossanew-page. Retrieved 1 March 2019.

Keinänen, M. & Kairisto-Mertanen, L. 2109. Reseaching learning environments and students’ innovation competences. Education + Training, Vol. 61 Issue 1, pp. 17-30., https://doi.org/10.1108/ET-03-2018-0064. Retrieved 12 Feb 2019.

Konst, T. & Scheinin, M. 2018. “The changing world has implications on the higher education and the teaching profession”, On the Horizon, 26: 1, 1-8.

Kosonen, R. & Sjöholm, T. 2018. Miten eri ammattikorkeakoulut voisivat profiloitua verkko-opetuksessa? Blog.  https://www.eamk.fi/fi/digipolytys/miten-eri-ammattikorkeakoulut-voisivat-profiloitua-verkko-opetuksessa. Retrieved 5 March 2019.

OECD Forum. 2016. Paris May 31st-June 1st, available at: www.oecd.org/forum/home. Retrieved 12 June 2016.

Puncreobutr, V. 2016. Education 4.0: New Challenge of Learning. St. Teresa Journal of Humanities and Social Sciences, 2: 2. http://www.stic.ac.th/ojs/index.php/sjhs/article/view/Position%20Paper3. Retrieved 6 January 2019.

Scheinin, M. 2017. Towards year-around studies. Blog. https://www.eamk.fi/fi/digipolytys/towards-year-around-studies. Retrieved 1 March 2019.

Varonen M. & Tyrväinen P. 2018. eAMK Quality Criteria for Online Implementations. Blended and Online Learning: “Changing the Educational Landscape”, Overview of papers on Higher Education for the Future as presented during the Online, Open and Flexible Higher Education Conference in Aarhus, October 2018. https://conference.eadtu.eu/previous-conferences. Retrieved 7 March 2019.

IT-förvaltning, digitalisering och pedagogik

Författare: Tore Ståhl.

Vilken är IT-förvaltningens roll då högskolorna digitaliseras? Denna artikel är avsedd att ge den vanliga användaren en förståelse för IT-förvaltningens roll i högskolan generellt, och att presentera några reflektioner runt digitalisering, pedagogik och lärande (oppiminen). Reflektionerna härrör ur flera perspektiv, dvs. mina 10 år som ”adb-ansvarig”, 14 år som nätpedagogisk utvecklare och en 4 års sejour som IT-chef.

IT-förvaltning

Hör du till dem som tänker att IT-förvaltning handlar om att köpa in och tillhandahålla IT-utrustning, och se till att det trådlösa nätet fungerar? En rätt vanlig uppfattning, som dock bygger på bara det som syns. Det viktiga försiggår de facto i bakgrunden.

IT-förvaltning (tietohallinto) kan granskas som förvaltning av ”data, datareserver, informationsteknologi samt verksamhetsprocesser för administration och ledning” (Ihalainen, 2010, s. 16, fritt översatt), en syn som man enats om inom AAPA (nätverket för yrkeshögskolornas IT-chefer). IT-förvaltningens roll är alltså att stöda högskolans kärnuppdrag och de övriga stödfunktionerna.

För den vanliga användaren kan det vara praktiskt att gestalta IT-förvaltningen som två grundpelare, nämligen data- och användarförvaltning.

Dataförvaltning (≈datahallinto) handlar om att organisera hanteringen av data så, att data är korrekta, kompletta, aktuella, hela, säkrade och tillgängliga.

Användarförvaltning (käyttäjähallinto) handlar om att organisera hanteringen av användare så, att användarrättigheter och tillgångar baserar sig på ett uppdrag eller en roll i organisationen och att användarna är fysiska personer som kan identifieras. Användarförvaltningen bygger på information om användarna, och för dessa data gäller samma kriterier som inom dataförvaltningen.

Genom att data- och användarförvaltningen samverkar kan vi ge varje användare tillgång till de data och de tjänster som behörigheten vid den tidpunkten tillåter. Därmed är organisationens alla data även skyddade för obehöriga användare. Allt det övriga som IT-förvaltningsenheter gör kan dels ses som metoder för att förverkliga data- och användarförvaltningen, dels som tjänster som utnyttjar de ramar data- och användarförvaltningen ger.

T.ex. HR-system förverkligar data- och användarförvaltningen, då det utgör källan för information om användarnas (tidsbundna) behörigheter som sedan förmedlas till bl.a. högskolans inloggningstjänster.

Exempel som utnyttjar data- och användarförvaltningen är högskolans studieadministrativa system, som låter användaren hantera endast viss information på basis av den behörighetsinformation som förmedlats i samband med inloggningen.

Digitalisering

Digitalisering har länge varit ett aktuellt fenomen och förekommer bl.a. i Undervisnings- och kulturministeriets Vision 2030 (UKM 2019). Digitalisering som begrepp kan definieras som ”att förnya verksamhetsprocesser från en användarorienterad utgångspunkt och genom utnyttjande av (informations-)teknologi” (Rissanen, 2017), även denna definition antagen av AAPA-nätverket.

Digitalisering är idag på allas läppar och ingår i liturgin i olika strategier och festtal. Retoriken runt digitalisering avslöjar dock en viss vilsenhet och att man inte alltid är på det klara med vad man avser eller vad man vill med digitalisering.

Undervisnings- och kulturministeriets vision 2030 med dess fem utvecklingsprogram lanserades i januari 2019. I presentationsmaterialet (UKM 2019) gällande det andra utvecklingsprogrammet – Förnyad högskoleutbildning och digital serviceomgivning – förekommer följande (fritt översatta) formuleringar som framställer digitaliseringen som en kraft utom vår kontroll:

  • Digitaliseringen är en betydande förändringskraft i samhället. Den förutsätter att högskolorna förändrar sin verksamhetspraxis samt hur de lägger upp undervisningen och utbildningsinnehållet.
  • Digitaliseringen i högre utbildning förutsätter en ny pedagogik.
  • Utbildningen digitaliseras, blir mera modulär och undervisningen förnyas.

Formuleringarna i nationella projekt, strategier och visioner är inte oviktiga, speciellt med tanke på att vi i Finland har en benägenhet att följa olika myndighetsdokument till punkt och pricka. Citaten ovan förtjänar därför några reflektioner och jag vill här föreslå följande alternativa formuleringar för att tydligare signalera det jag menar borde vara den bakomliggande tanken:

  • Digitaliseringen är en resurs som möjliggör en förändring i högskolorna.
  • Inom pedagogiken öppnas nya möjligheter genom digitaliseringen.
  • Utbildningen kan utvecklas genom utnyttjande av digitalisering.

Lärande och pedagogik

Informationstekniken gjorde sitt intåg i utbildningssektorn på 1980-talet, i början med tydlig koppling till den behavioristiska pedagogiken. I och med internet i mitten på 1990-talet öppnades möjligheterna för studier utan bindning till tid och rum, och för utbyte av kurser och studiehelheter.

Idag kan vi se att eamk-projektets första tema, ett gemensamt digitalt utbildningsutbud, handlar om en fortsättning på 2000-taletes VirtualYH-projekt. I och med den utveckling som skett inom AV-verktyg, nätbaserad video samt nätbaserade lär- och kommunikationsmiljöer är förutsättningarna för nätbaserade studier idag avgjort bättre. Tidigare studieadministrativa utmaningar kommer att underlättas av den nationella OPI-referensarkitekturen och det nationella studerandenumret1.

En meningsfull digitalisering förutsätter att vi utgår från och sammanjämkar pedagogikens och studenternas förväntningar. Sedan våren 2016 har ett ökande antal finländska yrkeshögskolor och universitet deltagit i de internationella ECAR-studierna2. De senaste resultaten antyder att nätbaserade lärmiljöer används i rätt lämplig omfattning, men uttrycker en ökning av dem som förespråkar ytterligare ökad användning. År 2017 efterlyste två tredjedelar mer videobandade föreläsningar, men samtidigt visar resultaten att studenterna inte vill studera helt on-line; endast en femtedel föredrog att studera helt eller nästan helt on-line, medan två tredjedelar föredrog kurser med hälften eller några komponenter on-line (Figur 1).

Figur 1. Studenternas önskemål gällande on-line-studier i ECAR-studien 2017.

Siffrorna ovan bör även tolkas mot bakgrunden av studenternas IT-och mediefärdigheter. Tidigare generaliseringar om att alla är digitala infödingar och IT-kompetenta har skrotats (se t.ex. Ståhl, 2017). I utvecklingen av nätbaserade undervisnings- och studieaktiviteter bör vi beakta att studentgrupperna är heterogena, och att denna heterogenitet förekommer både mellan olika utbildningar och inom grupperna. Studenternas varierande förmåga till självstyrning utgör en utmaning speciellt i on-line-studier (jfr. Lepp et al., 2019).

Learning analytics

Avståndet mellan deltagarna i on-line-studier förändrar grundförutsättningarna för kommunikationen (Ståhl, 2014). En utmaning i on-line-studier är avsaknaden av visuell och non-verbal kommunikation, vilket försvårar återkopplingen. Detta är en av orsakerna till uppkomsten av learning analytics, som kan definieras som ”mätning, insamling, analys och rapportering av data om studerande och deras kontext, i avsikt att förstå och optimera lärandet och de miljöer där det förekommer” (Ferguson, 2012).

I och med att andelen on-line-aktiviteter ökar, ökar även kraven på självstyrning, samtidigt som studentens kontaktyta till medstudenter och lärare avtar och läraren har allt svårare att ”se” vad som pågår. Learning analytics kan hjälpa oss att tackla dessa utmaningar. Studie- och läraktiviteter försiggår till övervägande del i högskolans olika informationssystem, vilket innebär att stora mängder loggdata kumuleras i informationssystemen. Dessa data har potentialen att beskriva studenternas beteendemönster och förmedla information t.ex. om självstyrdhet eller hurdana lärstigar de följer (Lepp et al., 2019). På denna punkt efterlyser bl.a. Ferguson (2012) en starkare peagogisk koppling och analysverktyg som kan fånga upp och visualisera mönster och trender på ett tolkningsbart sätt.

Även i learning analytics är utgångspunkten en tillförlitlig användaridentifiering, som möjliggör att olika logg- och andra data kan ackumuleras till big data som karaktäriseras av att det, förutom att vara omfattande, även härstammar från olika källor.

Big data är i grunden personuppgifter, men om de används endast för s.k. enkel analytik eller anonymiseras, kan hanteringen av data betraktas som normal hantering av personuppgifter. Om personuppgifter används för profilerande analytik gäller dock dataskyddsförordningens specifika bestämmelser gällande profilering. (Hannula, 2018; GDPR, 2016)

IT-förvaltning och lärande

Kopplingen mellan IT-förvaltning, digitalisering, pedagogik och lärande ligger i att IT-förvaltningen tillhandahåller strukturen, medan de övriga komponenterna ger innehållen som alla återkopplar till varandra.

IT-infrastrukturen utgör en förutsättning för digitaliseringen, men bör inte vara den styrande faktorn. I diskussionen runt digitalisering behöver det teknokratiska imperativet dämpas – det finns gott om lyckade exempel på digitalisering men även exempel som visar att digitalisering inte alltid leder till något bättre för alla. Digitaliseringen bör anta en mer kritisk hållning, dvs. utgå från studenternas och pedagogikens behov, och man bör överväga kritiskt om verksamheten faktiskt kan förbättras genom digitalisering. Den svåraste biten är att konsekvensbedöma med fokus inte enbart på den aktuella verksamheten och dess direkta användare, utan med ett brett fokus som även omfattar användare som indirekt kan beröras. Digitaliseringen liksom även learning analytics (Ferguson, 2012) har som gemensam utmaning att få in brukarperspektivet, vilket även innefattar att beakta individers olika förutsättningar att utnyttja digitaliserade tjänster.

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att både högskoleutbildningen och digitaliseringen står och faller med IT-förvaltningen, även om ingendera skall styras med IT som utgångspunkt. Mycket vilar på tillförlitlig användaridentifiering och -administration som bygger på de regler högskolorna förbundit sig till som medlemmar i den nationella Haka-federationen3. Ökande internationalisering och utbildningsexport ställer förväntningar på ”distansidentifiering” av utländska användare. Högskolornas trovärdighet hänger till stor del på IT-förvaltningen, där det väl etablerade samarbetet inom IT-chefernas AAPA och Fucio-nätverk spelar en avgörande roll.

1 https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=72528173 och https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Tietovarannon+tiedot
2 https://www.educause.edu/ecar/
3 https://www.csc.fi/fi/haka-kayttajatunnistusjarjestelma

Författare

Tore Ståhl, PeM, pedagogisk forskare, Yrkeshögskolan Arcada, tore.stahl(at)arcada.fi


Ferguson, R. 2012. ”Learning analytics: drivers, developments and challenges”, International Journal of Technology Enhanced Learning, vol. 4, no. 5, pp. 304-317.

GDPR. 2016. General Data Protection Regulation of 27.4.2016.

Hannula, H. 2018. ”Oppimisanalytiikka ja tietosuoja-asetus”, Opetus- ja kulttuuriministeriö. Tietosuojavastaavien verkoston kokoontuminen, Helsinki, 19.9.2018.

Ihalainen, H. 2010. Tietohallinto osana julkishallinnon sähköistyvää muutosta, Lapin yliopisto.

Lepp, A., Barkley, J.E., Karpinski, A.C. & Singh, S. 2019. ”College Students’ Multitasking Behavior in Online Versus Face-to-Face Courses”, SAGE Open, vol. 9, no. 1, pp. 1-9.

Rissanen, O. 2017. Digitalisoidaan julkiset palvelut (ja siinä sivussa vähän yksityisiäkin), JulkICT, Tilannekatsaus 1.2.2017, Valtiovarainministeriö, Helsinki.

Ståhl, T. 2014. ”Bakom eller framför katedern? Utmaningar i nätstödd flerformspedagogik”. I: Pedagogiska steg mot en kompetensbaserad studieplan, aktivt lärande och samhällsorienterad nyttoforskning, eds. C. Wikström-Grotell & C. Tigerstedt, Arcada, Helsingfors, pp. 91-102. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-5260-59-5

Ståhl, T. 2017. ”How ICT savvy are Digital Natives actually?” Nordic Journal of Digital Literacy, 12: 3, 89-108.

UKM 2019. Sivistys, osaaminen tiede ja teknologia ihmisen ja ihmiskunnan hyväksi. Presentationsmaterial 31.1.2019, Korkeakouluvision tiekartta ja kehittämisohjelmat julkistettiin. Helsingfors: Undervisnings- och kulturministeriet. Tillgängligt: https://minedu.fi/artikkeli/-/asset_publisher/korkeakouluvision-tiekartta-ja-kehittamisohjelmat-julkistettiin

Tietohallintopalveluiden ja kirjaston yhteistyö digitaalisten palveluiden tuottamisessa

Kirjoittajat: Minna Kivinen & Sinikka Luokkanen.

Kirjaston palvelut käytettäviksi kirjaston ja tietohallintopalveluiden vahvalla yhteistyöllä

Opiskelutapojen monimuotoistuminen, korkeakoulujen kaupallisen koulutuksen lisääntyminen sekä korkeakoulutuksen ja tutkimuksen 2030 visiossa (Visiotyön 2030 valmistelu) oleva tavoite lisätä jatkuvan oppimisen mahdollisuuksia korkeakouluissa tuovat palveluiden ja aineistojen tarjoamiseen lisää haastetta korkeakoulukirjastoille. Korkeakoulukirjastot ovat avoimia kaikille ja tarjoavat oman kokoelmansa aineiston käytettäväksi myös muille kuin oman korkeakoulun opiskelijoille ja henkilökunnalle. Painetun aineiston kohdalla kirjaston on helppo palvella kaikkia asiakasryhmiä, mutta digitaalisten palveluiden ja sähköisen aineiston tarjonnan kohdalla tilanne on toinen.

Tietohallintopalvelut huolehtii verkkoyhteyksistä ja kirjasto sisältöjen saataville asettamisesta. Kirjaston näkökulmasta tarkastellaan käyttäjäryhmien oikeuksia tiettyyn aineistoon, tietohallintopalveluiden näkökulmasta tarkastellaan myös käyttäjän verkko-oikeuksia. Jotta palvelu saadaan toimimaan eri asiakasryhmille eri paikoista toivotulla tavalla, tarvitaankin kirjaston ja tietohallintopalveluiden vahvaa yhteistyötä ja jatkuvaa vuoropuhelua.

Sähköisten aineistojen lisenssisopimukset

Sähköisten lehtiaineistojen tarjonta kirjastoissa alkoi jo parikymmentä vuotta sitten, kun lisenssejä neuvotteleva FinElib-konsortio perustettiin. Suuri osa lisensseihin liittyvistä oikeuksista neuvotellaan keskitetysti, mutta kirjastot hankkivat aineistoa myös suoraan toimittajilta ja kustantajilta. Lisenssien hinnoittelu ja sopimukset perustuvat laskentamalleihin, joissa olennaisena kriteerinä ovat käyttäjämäärät. Sopimukset ovat organisaatiokohtaisia ja niissä edellytetään, että aineistoihin pääsy sallitaan vain niin sanotuille auktorisoiduille käyttäjille sekä kirjaston tiloissa kaikille asiakkaille (niin sanotut walk-in-user -asiakkaat).

Auktorisoituihin käyttäjiin kuuluvat oman organisaation opiskelijat ja henkilökunta. Heille sähköisten aineistojen tulee olla käytettävissä käyttötavasta (korkeakoulun työasema – oma mobiililaite) riippumatta. Muille käyttäjille aineistot eivät saa olla käytettävissä millään tavalla, ainoa poikkeus on walk-in-user-käyttö. Tyypillisesti aineistojen käyttöoikeudet rajataan IP-osoitteen perusteella. Esimerkiksi korkeakoulun Eduroam-verkkoon liittyneistä käyttäjistä osan kuuluu auktorisoituihin käyttäjiin ja osa ei.

Korkeakoulun eri opiskelijaryhmät

Korkeakoulun kokopäiväisten opiskelijoiden lisäksi korkeakoulun opiskelijoita ovat mm. ammatillisen työvoimakoulutuksen opiskelijat, täydennyskoulutettavat, polkuopiskelijat ja opetusviennin opiskelijat. Esimerkiksi usealla korkeakoululla on jo erilaisia koulutusviennin opiskelijaryhmiä, jotka korkeakoulun kannalta ovat opiskeluaikana korkeakoulun omia opiskelijoita.

Muiden kuin tutkinto-opiskelijoiden kuuluminen auktorisoituihin käyttäjiin riippuu siitä, onko ao. opiskelijaryhmiä ollut otettavissa ja myös otettu mukaan lisenssisopimuksissa käytettyjen käyttäjämäärien laskentaan. Jokin korkeakoulukirjasto sisällyttää työvoima- ja ammatillisen lisäkoulutuksen opiskelijat omien opiskelijoiden käyttäjämäärälaskentaan ja toinen ei. Silloin ensin mainitussa korkeakoulussa ao. opiskelijat saavat käyttää lisensioituja aineistoja samalla tavalla kuin tutkinto-opiskelijat, mutta jälkimäisessä tapauksessa eivät.

Koulutuskonsernit

Usean organisaation yhteenliittymissä lisenssisopimusehdot rajaavat aineiston vapaan käytön vain sopimuksen tehneeseen organisaatioon (oikeushenkilöön). HAMK-konserniin kuuluvat Hämeen ammattikorkeakoulu Oy (HAMK) ja Hämeen ammatti-instituutti Oy (HAMI). Moni palvelu HAMK-konsernissa tuotetaan HAMKin yhteisissä palveluissa samanlaisena molemmille osakeyhtiöille. HAMKIn FinELib-aineistojen lisenssejä ei kuitenkaan voida laajentaa kattamaan HAMIa, vaikka HAMKin kirjasto tuottaa kirjastopalvelut ammatti-instituutille, ja se toimii samoissa kiinteistöissä ammattikorkeakoulun kanssa. Sama tilanne on muidenkin korkeakoulukonsernien kohdalla (esim. LUT-konserni ja Tampereen korkeakouluyhteisö). Selvityksiä on tehty ja tehdään, mutta vielä ei ole ratkaisuja olemassa organisaatiorajat ylittävistä lisenssisopimuksista.

Avoimet ja modulaariset järjestelmät

Ammattikorkeakouluilla on jo pitkä kokemus avoimen lähdekoodin järjestelmien käytöstä ja modulaarisista järjestelmäkokonaisuuksista. Arenen tarjoama Theseus julkaisuarkisto on toteutettu avoimen lähdekoodin DSpace-järjestelmällä, asiakasliittymä Finnassa on hyödynnetty mm. VuFind-järjestelmää. Asiakasliittymä Finna palvelee asiakkaiden tiedonhakukanavana, joka tarjoaa aineistot kirjaston omasta tietojärjestelmästä, Theseus-julkaisuarkistosta ja kansainvälisestä PCI indeksistä.

Korkeakouluilla on pitkään ollut sama kirjastojärjestelmä käytössä. Sen uusimista on tavoiteltu useammassakin hankkeessa. Viime vuonna korkeakoulukenttä jakautui kahteen ryhmään, joista toinen lähti kilpailuttamaan järjestelmää ja toinen aloitti avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmän käyttöönottoprojektin. Hämeen ammattikorkeakoulu otti ensimmäisenä suomalaisena korkeakouluna avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä KOHAn käyttöön lokakuussa 2018. HAMKin kirjastojärjestelmä vaihtui, mutta asiakasliittymä Finna ei vaihtunut. Avoimet ja dokumentoidut rajapinnat mahdollistivat järjestelmien saumattoman integroimisen ja modulaarisuus mahdollisti taustajärjestelmän vaihtamisen ilman, että asiakkaille juuri näkyi muutoksia.

Modulaarisuuden myötä kirjastoilla on käytössä useampia järjestelmiä, joista kukin tuottaa tietyn osan palvelukokonaisuudesta. Ongelmatilanteissa ei ole aina selvää missä vika on, joten ongelmatilanteessa tarvitaan kirjaston ja tietohallintopalveluiden sujuvaa yhteistyötä. Tietohallintopalveluissa voi olla haastetta hahmottaa kirjastopalveluiden modulaarisen järjestelmät osat ja niiden suhteet toisiinsa.

Digitaaliset palvelut

Ajasta ja paikasta riippumattomat palvelut vaativat panostamista digitaalisiin palveluihin. Asiakasliittymä Finna tarjoaa asiakkaalle pääsyn kirjaston sähköisiin aineistoihin ajasta ja paikasta riippumatta. Finnassa asiakas voi myös uusia lainansa, tehdä varauksia ja maksaa maksujaan verkkomaksuna.

Finna-asiakasliittymän lisäksi Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto tarjoaa kirjastopalveluita mobiililiittymän kautta. Tietohallintopalvelut on toteuttanut HAMKin mobiilipalveluun HAMK Appiin sähköisen kirjastokortin, lainojen uusimisen ja varausten tekemisen. Kevään aikana saadaan käyttöön myös opiskelijoille asiakkaaksi ilmoittautuminen mobiilipalvelun kautta. Opiskelija kirjautuu mobiilipalveluun ja pyytää sitä kautta kirjaston asiakkuutta. Mobiilipalvelu hakee opiskelijan yhteystiedot korkeakoulun järjestelmistä ja tuo ne rajapinnan kautta kirjaston tietojärjestelmään, mikä nopeuttaa kirjastossa uusien asiakkaiden aktivoimista. Yhteistietoja ei enää tuoda massatuontina kirjaston järjestelmään, eikä järjestelmään jää aktivoitumattomia asiakastietoja.

Kuva 1. HAMK App -mobiililiittymä tarjoaa kirjaston asiakkaalle sähköisen kirjastokortin ja helpot itsepalvelutoiminnot.

HAMKin kirjaston avoimen lähdekoodin KOHA-järjestelmälle toteutettiin asiakastoiminnot rajapintaan kirjaston ja tietohallintopalveluiden yhteistyössä. Kirjaston roolina on määritellä haluttu toiminnallisuus, tuotavat tiedot ja toteuttaa testaaminen. Tietohallintopalveluiden vastuulla on itse järjestelmän integroinnin toteuttaminen.

Uusia mahdollisuuksia osalle asiakkaista

Digitaalisuus tuo asiakkaille mahdollisuuden palveluiden käyttöön joustavasti itselleen sopivalla tavalla. Palveluita ei kuitenkaan erilaisista teknisistä ja sopimuksellisista syistä voida tarjota erilaisille asiakkaille samalla tavalla. Uusien digitaalisten palveluiden lisääminen saattaa lisätä verkkoaineistojen myötä alkanutta asiakasryhmien palveluiden eriytymistä. Kirjaston henkilökunnan tulee tuntea kirjaston asiakasryhmät ja niihin liittyvät mahdollisuudet käyttää kirjaston tarjoamia palveluita.

Kirjoittaja

Minna Kivinen, FM, Tietojärjestelmäasiantuntija, Hämeen ammattikorkeakoulu, minna.kivinen(at)hamk.fi

Sinikka Luokkanen, FM, Tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, sinikka.luokkanen(at)hamk.fi


Visiotyön 2030 valmistelu. 2017. Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen visio 2030; Opetus- ja kulttuuriministeriö. Saatavana: https://minedu.fi/korkeakoulutuksen-ja-tutkimuksen-visio-2030a>

Tiedon hallitsijat yhteistyössä

Kirjoittaja: Marjo Valjakka.

Opettajat tuskailevat lukuisten tietojärjestelmien kanssa, kaapit pursuavat varmuuden vuoksi säilytettäviä mappeja, tietojen etsimiseen käytetään tuntikausia aikaa ja luottamuksellista tietoa ei ole suojattu kunnolla. Arkipäivän esimerkkejä monesta ammattikorkeakoulusta. Korkeakouluissa jos missä olisi kuitenkin ymmärrettävä, että digitaalisten toimintatapojen pohjana on tieto ja tapa millä sitä hallitaan. Samalla kun kaiken tarvittavan tiedon täytyy olla helposti hyödynnettävissä, on sen oltava myös suojeltu ja turvassa. Tämä vaatii yhteisesti läpikäytyjä tiedonhallinnan käytänteitä ja järjestelmiä, jotka pitävät sisällään koko tiedon elinkaaresta huolehtimisen alkaen sen luomisesta ja käytöstä päättyen joko arkistoimiseen tai turvalliseen hävittämiseen.

Tietohallinnon tehtävänä on perinteisesti ollut luoda edellytykset ja turvalliset välineet ammattikorkeakoulun käsittelemälle tiedolle, kun taas eritysesti asiakirjallisen tiedon sisällöllisessä määrittelyssä on luotettu asiakirjahallinnon asiantuntijoihin. Työtä on tehty varsin eriytettynä toisistaan, vaikka käytännössä tietoarkkitehtuuri ja tiedon käyttötarkoitusten määrittely muodostavat yhteisen perustan tiedonhallinnalle. Koska asiakirjat ovat siirtyneet yhä sähköisempään muotoon, ovat tietohallinnon ja asiakirjahallinnon tehtävät kuitenkin selkeästi lähestyneet toisiaan. Tiedonhallinnan kehittäminen ei silti ole vain yksittäisten henkilöiden vastuulla, vaan siihen on osallistettava koko asiantuntijaorganisaatio tiedon käsittelijöistä raportointia hyödyntävään johtoportaaseen. Jokaisen on ymmärrettävä oma roolinsa tiedon hallitsijana, jotta arkityömme olisi todellisen digiajan mukaista.

Korkeakoulut kohti sähköistä asiakirjahallintaa

Asiakirjoja luodaan kirjoittamalla tietoa tietojärjestelmiin tai ne muodostuvat tietojärjestelmien tallenteista erilaisilla yksilöivillä hakutekijöillä. Oli asiakirjallisen tiedon syntytapa mikä tahansa, ovat ne varsin oleellinen osa ammattikorkeakoulujen toimintaa, sillä niihin dokumentoituu kaikki ammattikorkeakoulun lakisääteiset tehtävät. Lisäksi asiakirjojen avulla voidaan todentaa toiminnan jatkuvuus, jäljitettävyys ja todistusvoima sekä julkisuuslain mukainen asiakirjajulkisuus. Koska asiakirjallinen tieto on lähtökohtaisesti sähköistä, tavoitteena on, että nämä samat tavoitteet saavutetaan, vaikka tieto ei päädy paperille missään vaiheessa.

Myös tuleva tiedonhallintalaki on antanut sähköiseen asiakirjahallintaan yhä vahvemman sykäyksen. Vaikka aihe keskusteluttanut myös ammattikorkeakouluyhteisöissä jo useita vuosia, ovat yhteiset kehittämishankkeet jääneet aiemmin vain suunnitteluasteelle. Nyt näyttäisi kuitenkin siltä, että aika on oikea yhteistyölle. Ensimmäiset korkeakoulujen asiakirjahallinnon päivät järjestettiin IT-päivien yhteydessä Jyväskylässä vuonna 2017, ja CSC:n koordinoimana yhteistyönä on vuoden 2019 alusta ideoitu asiakirjahallinnan kehittämiseksi viisi eri polkua, joihin jokainen korkeakoulu voi halutessaan antaa panoksensa. Asiakirjahallinnon toimintaympäristöanalyysin tarkoituksena on koota yhteen korkeakoulujen asianhallinnan juridiset reunaehdot. Yhteinen tehtäväluokitus yhdenmukaistaa asiakirjallista tietoa synnyttävien tehtävien kuvaukset ja tiedonohjaussuunnitelmatyön avulla voidaan yhteisesti kehittää myös sähköisiä prosesseja. Tietojärjestelmien osalta yhteisinä kehittämispolkuina ovat lisäksi asianhallintajärjestelmän ja arkistointiratkaisun määritelmät, jotka ovat moniulotteisia yhteistyön mahdollistajia niin nykyisiin kuin tuleviin tarpeisiin. Eri kehittämislinjausten vastuuttaminen on kuitenkin seuraava tärkeä askel, jotta ne etenevät arkityöhön asti.

Poisoppiminen ja muita tiedonhallinnan kehittämisen haasteita

Tiedonhallinnan kehittämisprojektien haasteina on, että ne ovat usein pitkiä ja vievät paljon resursseja alati muuttuvassa toimintaympäristössä. Vaikka moni kokee tiedonhallinnan jollain tasolla ongelmalliseksi, on riskinä, että kehittämistoimenpiteiden käytäntöjä ei oteta tosiasiallisesti käyttöön. Piintyneistä tavoista ei osata päästää irti, eikä uusien tuomia hyötyjä nähdä. Onkin tärkeää, että kehittämishankkeisiin sitoudutaan johdosta alkaen, jotteivat ne jää vain ideatasolle.

Mäkinen (2013) on todennut väitöstyössään, että asiakirjahallintoa on arvosteltu takertumisesta katoaviin toimintamalleihin ja että asianhallintajärjestelmät koetaan osin kömpelöinä ja vaikeasti saavutettavina. Kun tiedot on tallennettu asiakirjahallinnon ammattilaisten määräämiin paikkoihin ja ohjeistukset on laadittu heidän näkökulmistaan, on asiakirjahallinnon ollut helpompi hallita omaa työtään. Mobiilisti ja maailmalla työskenteleville tärkeintä on kuitenkin vain päästä käsiksi tarvitsemaansa tietoon ajasta ja paikasta riippumatta. Modernit ja käyttäjälähtöiset asiakirjajärjestelmät ovat silti parhaimmillaan organisaation asiakirjallisen tiedon tuki ja turva, ja hyödyntämällä niitä läpi organisaation saadaan autenttista, eheää, luotettavaa ja käytettävää tietoa ja tiedon löytäminen on helpompaa jälkikäteen (Henttonen 2015). Jotta asiakirjahallinta ja asiakirjajärjestelmät tukevat toimintaa, on tietojen kulku siis oltava aidosti mukana toimintaprosesseissa ja järjestelmien käyttöön on sitoutettava koko henkilöstö. Avainasemassa niin järjestelmien määrittelytyössä kuin käyttöönotossa onkin yhteisen ymmärryksen jakaminen ja yhteistyö niin prosessien omistajien kuin substanssiosaajien kesken. Koko henkilöstö on osallistettava oman asiantuntemuksensa puitteissa tiedonhallinnan kehittämiseen, jotta he näkevät uudet toimintatavat hyötyinä myös itselleen.

Yhdessä luodut toimintamallit laadukkaan tiedonhallinnan mahdollistajina

On selvää, että tiedonhallintaa kehittämällä saadaan aikaan huomattavia hyötyjä. Ammattikorkeakouluissa se edistää muun muassa asiakirjallisten tietojen haltuun ottoa, prosesseissa liikkuvien henkilötietojen tunnistamista, tutkimustiedon avoimuutta sekä aitoja digitaalisia palveluprosesseja. Kun prosessien tieto on kuvattu, pystytään tunnistamaan ne osa-alueet, joiden tiedonhallinta vaatii tehostamista tai mitä prosesseja voidaan jopa poistaa kokonaan esimerkiksi tiedon automatisoinnin avulla. Samalla se edistää tietojen elinkaaren hallintaa, kun tiedot ohjautuvat tiedonohjausjärjestelmässä määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Kun tieto on yhteisesti sovituissa paikoissa, saa myös johto paremman kokonaiskuvan toiminnasta, palveluista ja tietoturvallisuudesta. Näin se pystyy raportoimaan ja kehittämään toimintaa sekä tekemään päätöksiä oikeisiin tietoihin pohjautuen. Tiedonhallinnalla on myös tärkeä merkitys ammattikorkeakoulujen maineen hallinnalle. Jos tiedon luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus pettää, näkyvät ongelmat nopeasti ulospäin.

Yhdessä luodut ja ammattikorkeakoulujen strategioihin kytkeytyvät toimintamallit toimivat hyvänä pohjana tiedonhallinnan käytänteiden jalkauttamiselle ja vastuiden jakamiselle. Ymmärtämällä asiantuntijatiimien tavoitteita ja ihmisten henkilökohtaisia ominaisuuksia voidaan vaikuttaa myös motivaatioon ja asenteeseen. Tämä vaatii koulutusta, sitouttamista ja ennen kaikkea keskustelevaa otetta yhteisen hyödyn takaamiseksi. Koko toimintaan juurtunut, pitkäjänteinen ja laadukkaasti johdettu tiedonhallinta palkitsee lopulta koko ammattikorkeakouluyhteisön.

Kirjoittaja

Marjo Valjakka, Tradenomi, YAMK (Sähköinen asiointi ja arkistointi), Suunnittelija, tiedonhallinta, tietosuojavastaava, Laurea-ammattikorkeakoulu, marjo.valjakka(at)laurea.fi


Henttonen, P. 2015. Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. Vantaa: Hansaprint.

Mäkinen, S. 2013. Records Management in Mobile Work. Tampereen yliopisto. Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitos. Väitöskirja.

Tekoälyn hyödyntämismahdollisuudet palveluorganisaatioiden asiakaspalvelutoiminnoissa

Kirjoittajat: Sebastian Fagerström & Keijo Varis.

Tekoälyllä ja ohjelmistorobotiikalla tarkoitetaan tietokoneohjelmia, jotka kykenevät analysoimaan tietoa, tekemään johtopäätöksiä itsenäisesti ja suorittamaan annettuja monimutkaisiakin tehtäviä omatoimisesti. Tekoälyä hyödyntäviä ohjelmia on ollut olemassa jo kauan, mutta viimeisten vuosien aikana niiden ominaisuudet ja kyky oppia uutta ovat kehittyneet merkittävästi.

Tämä kirjoitus pohjautuu MBA-opinnäytetyötutkimukseen tekoälyn käyttömahdollisuuksista vakuutusalan asiakaspalvelutoiminnoissa (Fagerström 2017). Vakuutusalan asiakaspalvelussa erilaiset järjestelmät ominaisuuksineen ja niiden käyttäminen ovat keskeinen osa jokapäiväistä työskentelyä. Vakuutuksia ylläpidetään ja hallinnoidaan järjestelmien kautta ja enenevässä määrin asiakaskohtaamiset ja -yhteydenotot tapahtuvat sähköisiä kanavia ja järjestelmiä hyödyntäen. Asiakkaiden odotukset palvelun sujuvuutta, nopeutta ja saavutettavuutta kohtaan kasvavat ja samaan aikaan uusien vakuutustoimijoiden tulo markkinoille lisää kilpailua asiakkaista. Nämä tekijät kasvattavat perinteisten vakuutusyhtiöiden kustannuspaineita, jolloin kilpailukyvyn säilyttäminen edellyttää investointeja toiminnan tehokkuuden ja palvelun laadun parantamiseksi.

Tekoäly ja ohjelmistorobotiikka tarjoavat mahdollisuuksia, joita voidaan hyödyntää paitsi vakuutusyhtiöiden, myös muiden palvelualojen toimijoiden, asiakaspalvelutoiminnoissa. Ratkaisujen avulla on mahdollista parantaa kustannustehokkuutta, nopeuttaa asiakkaiden palvelua ja kehittää palvelun laatua.

Esimerkkinä asiakaspalvelutoimintoihin sopivasta tekoälysovelluksesta on virtuaalinen asiakaspalvelija, chatbot. Chatbot kykenee palvelemaan asiakkaita osittain tai kokonaan ilman ihmisen apua. Se ymmärtää kirjoitetussa muodossa olevaa vapaata tekstiä poimimalla tekstistä oleellisia asiasanoja. Chatbot voi palvella asiakasta esimerkiksi chat-viestikanavan kautta vastaamalla asiakkaan esittämiin kysymyksiin ja neuvomalla asiakkaalle sopivan tavan asioida palveluorganisaation kanssa. Näin ollen chatbot auttaa asiakasta löytämään suuren tietomäärän joukosta oleellisen tiedon helposti ja nopeasti ilman, että asiakaspalvelussa työskentelevien henkilöiden on puututtava palveluun.

Asian ollessa liian monimutkainen tai vaikea chatbotin ratkaistavaksi, chatbot voi ohjata keskustelun oikean asiakaspalvelijan hoidettavaksi. Chatbot voi helpottaa ja nopeuttaa asiakaspalvelijoiden työtä tarjoamalla aiempiin keskusteluihin perustuvia valmiita vastausmalleja asiakkaiden esittämiin kysymyksiin. Tällöin asiakaspalvelijalta säästyy viestien kirjoittamiseen kuluvaa aikaa ja mahdollisten kirjoitusvirheiden määrä vähenee. Chatbot voi myös koostaa asiakkaiden kysymistä asioista tilastoja, joita voidaan hyödyntää tuotteiden ja palveluiden kehittämisessä.

Virtuaalista asiakaspalvelijaa voidaan hyödyntää asiakaspalvelussa myös muilla tavoin. Se voi esimerkiksi auttaa asiakasta täyttämään tarjouspyyntö- tai sopimusmuutoslomakkeita neuvomalla mitä lomakkeisiin tulee täyttää, tai jopa korvata lomakkeita kokonaan kysymällä asiakkaalta tarvittavat tiedot dialogin muodossa ja tallentamalla asiakkaan antamat vastaukset asiakaspalvelijoiden jatkokäsittelyä varten.

Virtuaalisen asiakaspalvelijan lisäksi ohjelmistorobotiikka mahdollistaa asiakaspalvelussa useiden taustatöiden automatisoimisen. Ohjelmistorobotille voidaan opettaa monimutkaisienkin tehtäväkokonaisuuksien suorittaminen mallintamalla asiakaspalveluprosessit vaihe vaiheelta. Ohjelmistorobotiikka on tehokas keino pienentää taustatehtäviin tarvittavan henkilöstöresurssin määrää sekä parantaa palveluprosessien laatua poistamalla tehtävien suorittamiseen liittyvän inhimillisen virheen mahdollisuuden.

Tekoälyn hyödyntäminen ei kuitenkaan ole täysin ongelmatonta. Tekoälyn yleisenä ongelmana ja rajoitteena on vaikeus ohjelmoida tekoälyä tulkitsemaan ihmisten tunnetiloja. Tekoälysovellukset keskittyvät usein tietyn tehtävän tai asian ratkaisemiseen, mutta empaattisuus puuttuu niiden käymästä dialogista asiakkaiden kanssa. Ongelma koskettaa asiakaspalvelua, jossa kyky ymmärtää ja huomioida asiakkaiden tunnetiloja on usein tärkeä osa hyvän asiakaskokemuksen syntymistä.

Empatiakyvyn puuttumisen lisäksi tekoälyn ongelmana voidaan nähdä tekoälyn ymmärryksen rajoittuminen tiettyyn rajattuun aihealueeseen. Tekoälyä on nykyisellään mahdotonta ohjelmoida ymmärtämään isoja asiakokonaisuuksia ja maailmassa vallitsevia syy-seuraussuhteita. Tekoälyn kyky oppia ja omaksua uutta ja laajentaa omaa ymmärrystään kehittyy kuitenkin jatkuvasti.

Yhteenvetona voidaan todeta, että oikein hyödyntämällä tekoäly mahdollistaa asiakaspalvelutoimintojen kehittämisen sekä kustannustehokkuuden että palvelun laadun näkökulmasta. Sekä asiakkaan että palvelualan organisaation näkökulmasta tarkasteltuna tekoälysovellusten ja ihmisten yhteistyössä tuottama palvelukokonaisuus vastaa parhaiten tarkoitustaan. Tekoälysovellusten avulla voidaan automatisoida yksinkertaisia ja rutiininomaisia asiakaspalvelutilanteita ja -tehtäviä, jolloin asiakaspalveluhenkilöstön aikaa vapautuu tunneälyä sekä laajaa ymmärrystä ja syvällistä osaamista vaativien tilanteiden ja tehtävien hoitamiseen. Kokonaisuutena palvelu nopeutuu ja laatu paranee. Tekoälyn hyödyntäminen palvelualan organisaatioiden asiakaspalvelussa edellyttää kuitenkin kokonaisvaltaista tekoälystrategian luontia ja sen yhteensovittamista yrityksen kilpailustrategian, asiakaspalvelustrategian sekä tietohallintostrategian kanssa.

Mielestämme tekoälyn käyttöä liiketoiminnassa pitäisi kyetä opettamaan Suomen ammattikorkeakouluissa ja tekoälyän käyttöä kannattaisi kokeilla myös ammattikorkeakoulujen opiskelijapalveluissa ja oppimisjärjestelmissä.

Kirjoittajat

Sebastian Fagerström, MBA, Head of Sales, SME, Finland, If Vakuutus, sebastian.fagerstrom(at)gmail.com

Keijo Varis, KTT, Yliopettaja (johtaminen ja talousjohtaminen), School of Leadership, Master School of Engineering and Business, Turku University of Applied Sciences, keijo.varis(at)turkuamk.fi


Fagerström, S. 2017. UTILIZATION OF ARTIFICIAL INTELLIGENCE IN CUSTOMER SERVICE OPERATIONS: A Case Business Center Finland, Turku University of Applied Sciences

PEPPI – Koulutuksen toiminnanohjauksen kokonaispalvelu

Kirjoittaja: Virve Peltoniemi.

Peppi on avoin, ns. SOA-menetelmin (Service Oriented Architecture, palvelukeskeinen arkkitehtuuri) rakennettu järjestelmäkokonaisuus, joka tukee koulutusorganisaatioiden opetukseen ja koulutukseen liittyviä prosesseja. Se yhdistää opiskelijoiden, opettajien sekä opintohallinnon tehtävät saman kokonaisuuden alle. Peppi-järjestelmäkokonaisuutta kehittää järjestelmän ympärille muodostunut konsortio, joka on hankintayksikköstatuksen omaavien koulutusorganisaatioiden yhteenliittymä. Pepin kehittäminen on käyttäjälähtöistä, sillä konsortion jäsenet vastaavat uusien versioiden sisällöistä.

Peppi on tällä hetkellä suunniteltu palvelemaan yliopistoja, ammattikorkeakouluja ja myös toisen asteen oppilaitoksia. Järjestelmä on tarjolla mainitulla konsortiomallilla, johon voivat liittyä lain määritelmän mukaiset hankintayksiköt.

Peppi on kasvanut muutamassa vuodessa merkittävimmäksi korkeakoulujen koulutuksen toiminnanohjausjärjestelmäksi ja palvelukokonaisuudeksi. Se tarjoaa sähköiset työvälineet opiskelijalle, koulutusten suunnitteluun ja toteutukseen, opetuksen resursointiin, ajoittamiseen ja arviointiin sekä opiskelijatietojen ylläpitoon.

Toiminnallisuudet on jaettu roolikohtaisille työpöydille organisaatiossa määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaisesti. Peppi-palvelukokonaisuudessa on omat työpöydät opiskelijalle, suunnittelijalle, opettajalle sekä korkeakoulupalveluille. Esimerkiksi opiskelija löytää tarvitsemansa sähköiset palvelut omalta työpöydältään kootusti.

Peppiä ympäröi merkittävä lisäpalveluiden eli liitännäisten joukko, joka edelleen täydentää palvelukokonaisuutta. Liitännäiset ovat eri toimijoiden kuten korkeakoulujen tai ohjelmistotalojen itsenäisesti kehittämiä palveluita, jotka toimivat Pepin kanssa yhteensopivasti. Liitännäisiä ja integraatioita kehitetään usein myös korkeakoulujen yhteiskehitysprojekteissa, jonka jälkeen niitä voidaan tarjota tai myydä muiden korkeakoulujen käyttöön. Liitännäisistä ovat esimerkkejä opinto- opas, opintojaksopalaute, sähköinen allekirjoitus ja opiskelijan työjärjestyksen suunnittelu. Integraatioita on esimerkiksi läsnäoloilmoittautumispalvelu OILIin, VIRTA-tietovarantoon, Tuudomobiilisovellukseen taikka projektinhallintaohjelmisto Repotroniciin.

Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen visio 2030 (Visiotyön 2030 valmistelu) ja useat vuosina 2017 ja 2018 kärkihankerahoitusta saaneet korkeakoulutuksen kehittämishankkeet tavoittelevat työkaluja ja ratkaisuja mm. ristiinopiskeluun, oppimisanalytiikkaan, saavutettavuuteen ja esteettömyyteen sekä muidenkin korkeakoulutuksen palveluiden digitalisointiin.

Visio 2030 toisen kehittämisohjelman tavoitteena on rakentaa ns. digitaalinen palveluympäristö, joka koostuu korkeakoulujen omista ja yhteisistä digitaalisista palveluista.

Peppi vastaa tähän haasteeseen useilla eri tavoilla. Sen kehitysmalli uudistui vuonna 2018, ja nyt kehityksestä vastaavat korkeakoulujen asiantuntijoista koostuvat temaattiset työryhmät. Pepin piirissä on käynnistetty kansallista ristiinopiskelun palvelua tukevien toiminnallisuuksien kehitysprojekti. Opiskelijan työpöydän osalta toteutetaan saavutettavuustestaus vuonna 2019. Maksullisen koulutuksen julkaisu- ja hallinnointipalvelu on myös juuri julkaistu. Tämä parantaa maksullisen koulutuksen, esimerkiksi täydennyskoulutuksen ja avoimen amk-opetuksen, tavoitettavuutta ja hakeutujan digitaalisia palveluita. Käynnissä on kaiken tämän ohella kiinnostavia oppimisanalytiikkaan ja osaamisen tunnistamiseen liittyviä kehitysprojekteja.

Jo noin 80 % Suomen korkeakouluista käyttää Peppi-palveluita. Suomen 25 ammattikorkeakoulusta 21 käyttää Peppiä. Yliopistoissa käyttäjiä on 10. Yhteensä siis 31 korkeakoulussa on Peppi-palvelut jossain muodossa käytössä. FTE-opiskelijamäärällä mitattuna käyttäjäluku on noin 180 000. Ammatillista koulutusta tarjoavista oppilaitoksista toistaiseksi vasta yhdellä on Peppi.

Peppi-konsortiossa seuraamme innolla myös Pepin kansainvälistymistä ja kehitämme Peppiä tukemaan koulutusvientiä entistä paremmin. Peppi on jo ensimmäisen merimatkansa tehnyt ja rantautunut Islantiin, Reykjavikin yliopistoon, jossa Peppi-palveluita testataan parhaillaan. Afrikan mantereella, Namibiassa, Peppiin ovat tutustuneet useat koulutustoimijat.

Tampereen ammattikorkeakoulu aloittaa syksyllä 2019 Egyptin Alexandriassa International Business ja Media and Arts -tutkinto-ohjelmat uuden yksityisen yliopiston kanssa. TAMKin opettajat opettavat tutkinnosta puolet ja Suomessa koulutettavat egyptiläiset opettajat puolet. Egyptiläiset ovat käyneet opintomatkalla TAMKissa ja tutustuneet Peppi-palveluihin sekä testanneet Pepin toiminnallisuuksia. Mielenkiinnolla odotamme, toteutuuko Pepin matka Egyptiin ja missä laajuudessa.

Kirjoittaja

Virve Peltoniemi, MBA, ICT-päällikkö, Tampereen AMK, virve.peltoniemi(at)tuni.fi


Visiotyön 2030 valmistelu. 2017. Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen visio 2030; Opetus- ja kulttuuriministeriö. Saatavana: https://minedu.fi/korkeakoulutuksen-ja-tutkimuksen-visio-2030