Hankintaosaaminen auttaa sote-uudistuksen onnistumista

Kirjoittajat: Esa Väänänen, Erja Turunen.

Hankintaosaamista tarvitaan

Hankintojen merkitys yritysten kilpailukyvylle ja taloudelliselle tulokselle on keskeinen. Yritysten keskittyessä ydinosaamiseensa toimintoja ulkoistetaan, ja tavaroita ja palveluita hankitaan muilta organisaatioilta. Hankinnat voivat muodostaa jopa 80–90 % yrityksen kokonaiskustannuksista, joten hankintaosaamisella on merkitystä. Sama pätee julkisen sektorin hankintaosaamiseen: sen tarve ja merkitys kasvavat mittavan sosiaali- ja terveysalan uudistuksen myötä.

Julkista hankintaa on arvosteltu hankittujen palveluiden huonosta laadusta. Kilpailutukset päätyvät usein markkinaoikeuteen puutteellisten tarjouspyyntöjen vuoksi. Julkinen hankinta mielletään pelkästään lakisääteiseksi toiminnoksi. Julkisen hankinnan on todettu keskittyvän liikaa kilpailutusvaiheeseen ja laiminlyövän hankinnan valmistelun ja sopimusaikaisen seurannan.

Artikkeli nojaa kahteen tutkimusaineistoon. Ensimmäinen on pääkirjoittajan kauppatieteiden alan väitöstutkimus, joka esiteltiin Aalto-yliopistossa huhtikuussa 2017. Väitöstutkimuksessaan Väänänen (2017) tunnisti yksityissektorin hankinnan parhaita käytänteitä ja selvitti niiden käyttöä kuntien palveluhankinnassa viidessä pääkaupunkiseudun kuntaorganisaatiossa. Kohteena olivat vanhusten asumispalvelukilpailutukset.

Toinen tutkimusaineisto muodostuu hankintaan erikoistuneiden maisteriopiskelijoiden opinnäytetöistä Hankintatoimen ylempi AMK –koulutuksessa Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Liiketalouden tai tekniikan ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon suorittaneet Hankintatoimen opiskelijat ovat kehittäneet organisaatioidensa hankintatointa, erityisesti hankintastrategiaa ja hankintaprosessia. Opinnoissa kehittämisosaaminen ja substanssiosaaminen kasvavat rinnakkain. Opinnäytetyöprosessi käynnistyy jo koulutukseen haettaessa ja etenee muun opiskelun ohessa koko opiskeluajan. Hankintaosaaminen vahvistuu kuvion mukaisessa viitekehyksessä (Kuvio 1):

Kuvio 1: Hankintaosaamisen vahvistumisen viitekehys ylempi AMK -koulutuksessa – mukaeltu Moninaisuuden johtamisen kehittymisen mallista (Timonen 2015, ks. myös Ahonen 2015).

Julkisen sektorin hankintaosaaminen väitöstutkimuksen valossa

Menestyvät yksityisen sektorin yritykset tunnistavat hankintojen tärkeyden. Niissä hankintatoimi on kehittynyt operatiivisesta strategiseksi toiminnoksi. Julkista hankintaa on arvosteltu mm. hankittujen palveluiden huonosta laadusta, taitamattomasta kilpailutuksesta ja heikosti valmistelluista tarjouspyynnöistä, ja sitä on pidetty puhtaasti lakisääteisenä toimintona. On keskitytty kilpailutusvaiheeseen mutta hankinnan valmistelu ja sopimuksen aikainen seuranta on laiminlyöty.

Ikääntyvän väestön määrä kasvaa Suomessa voimakkaasti, ja siksi on tärkeää kyetä järjestämään vanhuspalvelut Suomen kunnissa mahdollisimman tehokkaasti. Tähän liittyi Väänäsen väitöstutkimus. Kirjallisuuden avulla tunnistettiin yksityissektorin hankinnan parhaat käytänteet. Sen jälkeen tehtiin monitapaustutkimus pääkaupunkiseudun kuntaorganisaatioissa (Helsinki, Espoo, Vantaa, Lohja ja kuntayhtymä Karviainen): selvitettiin case-organisaatioiden nykyisiä hankintakäytänteitä ja analysoitiin, miten yritysten omaksumat parhaat hankintakäytänteet olivat käytössä julkisen sektorin hankintatilanteissa. Mitä hankaluuksia tai esteitä niiden käytölle oli? Mikä edisti niiden käyttöönottoa? Väitöstutkimus käsitti vanhusten asumispalvelukilpailutukset vuosina 2007–2012 ja sitä varten haastateltiin em. kuntien vanhusten asumispalveluiden kilpailutuksiin osallistuneita henkilöitä.

Yksityissektorin hankinnan parhaiksi käytänteiksi tunnistettiin: markkinatuntemus, hankintastrategia, kokonaiskustannukset, poikkiorganisatoriset tiimit, yhteistyö ja kestävä kehitys. Yksityissektorin hankinnan parhaita käytänteitä käytetään jossain määrin julkisten palveluiden hankinnassa. Poikkiorganisatoriset tiimit ovat yleisesti käytössä kaikissa tutkimuskohteissa. Hankintastrategiaa luotiin tutkimusaikana joissakin tutkimuskohteissa. Vain Helsinki selvitti toimittajamarkkinaa ennen kilpailutuksia. Kokonaiskustannuksia tai yhteistyötä ei käytetty laajemmin hankinnoissa. (Väänänen 2017.)

Väitöstutkimus tuo lisätietoa julkisten organisaatioiden resursseista. Se osoittaa puutteita hankintaosaamisessa, hankintastrategiassa ja hankintoihin käytetyn ajan riittävyydessä.

Master-opiskelijat julkisten hankintojen kehittäjinä

Hankintatoimen opinnäytetöitä, Master-töitä, on Metropolia Ammattikorkeakoulussa tehty 110 kpl vuosina 2010 – 2016. Aihepiirit vaihtelevat hankintastrategioiden luomisesta osto- ja hankintaprosessien parantamiseen, globaaliin hankintaan tai hankintaa tukevien tietojärjestelmien parempaan hyödyntämiseen kumppaniorganisaatiossa.  Master-töiden teemat aikaväliltä 2014 – 2016 on koottu taulukkoon (Taulukko 1). Master-työt talletetaan pääsääntöisesti Theseus-tietokantaan.

Hankintatoimen tutkinto-ohjelman Master-töiden tutkimusstrategiaksi on valittu opiskelijalta aktiivista kehittäjäroolia ja muun organisaation riittävää osallistamista edellyttävä toimintatutkimus. Toimeksiantajana on tyypillisesti Master-opiskelijan oma työnantaja.

Taulukko 1. Hankintatoimen Master-töiden teemat v. 2014 – 2016 (N=75).

Julkiset hankinnat -opintojakso (5 op) perehdyttää Hankintatoimen Master-opiskelijan tässä artikkelissa painottuvaan hankintatoimen osa-alueeseen. Se on suosittu myös muiden kuin liiketalouden tai tekniikan Master-opiskelijoiden keskuudessa, joista tutkinto-ohjelman opiskelijajoukko koostuu. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan ja vaatetusalan asiantuntijoita hakeutuu opintojaksolle.Kehittämistyöhönsä opiskelija saa tukea T&K-menetelmäopinnoista ja hankintatoimen substanssiopinnoista. Toimintatutkimuksen avulla Master-opiskelija harjaantuu liike-elämän, tässä tapauksessa hankintatoimen, kehittäjänä ja muutosten edistäjänä. Opetussuunnitelma toteuttaa Nurmisen ym. (2015, 58) näkemystä proaktiivisesta asiantuntijuudesta.

Julkisen sektorin hankintatointa kehittäessään Master-opiskelijat ovat havainneet, että hankintatoimen eri prosessit ovat monimutkaisia ja niitä on kuvattu heikosti tai ei lainkaan. Opiskelijat ovat tehneet ja parantaneet prosessikuvauksia ja pyrkineet sujuvoittamaan prosesseja. Lean-ajattelua on viety käytäntöön.

Master-töissä on pyritty lähestymään innovatiivisuutta eli on tehty asioita ennen näkemättömillä tavoilla. Toivosen Helsingin Vesi -organisaatiolle tekemässä Master-työssä testattiin täysin uusia tapoja toteuttaa hankintoja (Toivonen 2014). Vastaavanlaisia kokeiluja olisi syytä saada aikaan sosiaali- ja terveysalalla.

Sähköinen huutokauppa on uusi toimintamuoto, jota Hankintatoimen Master-töissä on kehitetty.  Muista julkisen hankinnan uudenlaisista toimintamalleista mainittakoon Packalénin (2015) Espoon kaupungille kehittämä vastuullisten hankintojen malli työllistämisen välineenä. Tätä edelläkävijämallia on esitelty muillekin kaupungeille. Hankintaosaaminen leviää ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon suorittaneiden avulla myös valmistumisen jälkeen, kun monet opinnoissa pilotoidut toimintamallit soveltuvat sellaisenaan tai modifioituina levitettäviksi.

Hankintaosaamisen nostaminen julkisella sektorilla

Julkisissa organisaatioissa on hankintaosaamisvajetta. Julkisen sektorin hankintaa kuvaa kiire, laintuntijoiden suuri vaikutusvalta ja prosessien byrokraattisuus. Kiire, resurssien vähyys ja lakimiesten vahva edustus estävät innovatiiviset hankinnat.  Tämä näyttäytyy pelkona joutua Markkinaoikeuteen ja johtaa siihen, että hankintatoimi ei uudistu vaan entiset toimintatavat jatkuvat. Hankintaosaamisvaje ei vähene, kenties päinvastoin.

Kyseessä on viime kädessä johtamisongelma. Sekä Väänänen että julkista sektoria tutkineet ja kehittäneet Master-opiskelijat havaitsivat, että julkisten organisaatioiden johdossa ei ole riittävästi ymmärretty hankintatoimen taloudellista merkitystä. Kun näin on, johto ei ole pyrkinyt aktiivisesti kehittämään johtamiensa julkisten organisaatioiden hankintatointa strategisempaan suuntaan.

Yksi ratkaisu voi löytyä van Weelen (2014) hankintatoimen kehittyneisyysmallista (Taulukko 2), jonka avulla julkisen sektorin hankinnoista vastuullisia koulutetaan. Malli on osoittautunut monivuotisen opetustyön aikana varsin toimivaksi kuvaamaan organisaation hankintatoimen kypsyyttä, ja opiskelijat käyttävät sitä mm. organisaation hankintatoimen nykytilaa analysoidessaan.

Taulukko 2. Hankintatoimen kehittyneisyysmalli (van Weele, 2014, mukaeltu)

Julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyö lisääntyy. Sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistuksessa palvelujen järjestäjien hankintahenkilöiden osaamistarpeet tulee tiedostaa ja määritellä sekä hankkia tarvittava lisäosaaminen. Vasta sitten voidaan olettaa, että sosiaali- ja terveysalan hankinnat pystytään tekemään tehokkaasti, taloudellisesti ja laadukkaasti.Julkiset organisaatiot sijoittuvat van Weelen mallin vasempaan alareunaan, mikä tarkoittaa, että hankintatoimen kehittämistarve on ilmeinen. Samaan päätyi Väänänen (2017), ja samanlaisia havaintoja ovat tehneet Hankintatoimen Master-opiskelijat.

Kirjoittajat

Esa Väänänen, kauppatieteiden lisensiaatti, diplomi-insinööri, lehtori, Metropolia Ammattikorkeakoulu, esa.vaananen(at)metropolia.fi
Erja Turunen, kauppatieteiden lisensiaatti, yliopettaja, Metropolia Ammattikorkeakoulu, erja.turunen(at)metropolia.fi

Ahonen, P. (toim.) (2015). Ylemmän ammattikorkeakoulun opettajuus tutkimuksen, kehittämisen ja uudistamisen sillanrakentajana. Turun ammattikorkeakoulun Raportteja 222.

Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry. (2016).  Ammattikorkeakoulujen maisterikoulutus osaamisen uudistajana ja kansallisena koulutusinnovaationa. YAMK-RAKE-selvitys.

Hallitusohjelma. 2015. Ratkaisujen Suomi, Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma 29.10.2015.  Hallituksen julkaisusarja 10. Helsinki: Edita Prima.

Lampinen, M. ja Turunen, H. (toim.) 2015. YAMK-koulutus vahvaksi TKI-vaikuttajaksi. Hämeen ammattikorkeakoulu. HAMKin julkaisuja 14/2015.

Nurminen, R., Ahonen, P., Salonen, K., Sorsa, K., Jolkkonen, A. & Eerola, O. (2015). YAMK-opinnot ja TKI-integraatio kolmikantamallissa. Teoksessa Ahonen, P. (toim.) Ylemmän ammattikorkeakoulun opettajuus tutkimuksen, kehittämisen ja uudistamisen sillanrakentajana. Turun ammattikorkeakoulun Raportteja 222.

Packalén, V. (2015). Vastuulliset hankinnat työllistämisen välineenä. Case: Espoon kaupunki. Hankintatoimen koulutusohjelma. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyö. Theseus-tietokanta. www.theseus.fi.

Timonen, L., Leinonen, R., Mäntysaari, A. ja Turunen, E. (2015) Työpaketti 3. Moninaisuuden johtaminen TKI-toiminnan työkaluna. Teoksessa Lampinen, M. ja Turunen, H. (toim.) 2015. YAMK-koulutus vahvaksi TKI-vaikuttajaksi. Hämeen ammattikorkeakoulu. HAMKin julkaisuja 14/2015.

Timonen, L. 2015. Moninaisuusosaaminen tulevaisuuden työyhteisöjen kehittäminen työkaluna; katsaus osahankkeen etenemiseen. Esitys hankkeen ohjausryhmän kokoukseen 3.9.2015.

Toivonen, H. (2014). HSY:n TV-viemärikuvausten hankinta. Innovatiivisuutta julkiseen hankintaan. Hankintatoimen koulutusohjelma Metropolia Ammattikorkeakoulu. Ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyö.

van Weele, A.J. 2014. Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning EMEA, UK.

Väänänen, E. 2017. Utilization of private purchasing best practices in procurement of services in Finnish municipalities. Aalto University publication series. Doctoral dissertations 46/2017. Aalto University, Helsinki.