Tietohallintopalveluiden ja kirjaston yhteistyö digitaalisten palveluiden tuottamisessa

Kirjoittajat: Minna Kivinen & Sinikka Luokkanen.

Kirjaston palvelut käytettäviksi kirjaston ja tietohallintopalveluiden vahvalla yhteistyöllä

Opiskelutapojen monimuotoistuminen, korkeakoulujen kaupallisen koulutuksen lisääntyminen sekä korkeakoulutuksen ja tutkimuksen 2030 visiossa (Visiotyön 2030 valmistelu) oleva tavoite lisätä jatkuvan oppimisen mahdollisuuksia korkeakouluissa tuovat palveluiden ja aineistojen tarjoamiseen lisää haastetta korkeakoulukirjastoille. Korkeakoulukirjastot ovat avoimia kaikille ja tarjoavat oman kokoelmansa aineiston käytettäväksi myös muille kuin oman korkeakoulun opiskelijoille ja henkilökunnalle. Painetun aineiston kohdalla kirjaston on helppo palvella kaikkia asiakasryhmiä, mutta digitaalisten palveluiden ja sähköisen aineiston tarjonnan kohdalla tilanne on toinen.

Tietohallintopalvelut huolehtii verkkoyhteyksistä ja kirjasto sisältöjen saataville asettamisesta. Kirjaston näkökulmasta tarkastellaan käyttäjäryhmien oikeuksia tiettyyn aineistoon, tietohallintopalveluiden näkökulmasta tarkastellaan myös käyttäjän verkko-oikeuksia. Jotta palvelu saadaan toimimaan eri asiakasryhmille eri paikoista toivotulla tavalla, tarvitaankin kirjaston ja tietohallintopalveluiden vahvaa yhteistyötä ja jatkuvaa vuoropuhelua.

Sähköisten aineistojen lisenssisopimukset

Sähköisten lehtiaineistojen tarjonta kirjastoissa alkoi jo parikymmentä vuotta sitten, kun lisenssejä neuvotteleva FinElib-konsortio perustettiin. Suuri osa lisensseihin liittyvistä oikeuksista neuvotellaan keskitetysti, mutta kirjastot hankkivat aineistoa myös suoraan toimittajilta ja kustantajilta. Lisenssien hinnoittelu ja sopimukset perustuvat laskentamalleihin, joissa olennaisena kriteerinä ovat käyttäjämäärät. Sopimukset ovat organisaatiokohtaisia ja niissä edellytetään, että aineistoihin pääsy sallitaan vain niin sanotuille auktorisoiduille käyttäjille sekä kirjaston tiloissa kaikille asiakkaille (niin sanotut walk-in-user -asiakkaat).

Auktorisoituihin käyttäjiin kuuluvat oman organisaation opiskelijat ja henkilökunta. Heille sähköisten aineistojen tulee olla käytettävissä käyttötavasta (korkeakoulun työasema – oma mobiililaite) riippumatta. Muille käyttäjille aineistot eivät saa olla käytettävissä millään tavalla, ainoa poikkeus on walk-in-user-käyttö. Tyypillisesti aineistojen käyttöoikeudet rajataan IP-osoitteen perusteella. Esimerkiksi korkeakoulun Eduroam-verkkoon liittyneistä käyttäjistä osan kuuluu auktorisoituihin käyttäjiin ja osa ei.

Korkeakoulun eri opiskelijaryhmät

Korkeakoulun kokopäiväisten opiskelijoiden lisäksi korkeakoulun opiskelijoita ovat mm. ammatillisen työvoimakoulutuksen opiskelijat, täydennyskoulutettavat, polkuopiskelijat ja opetusviennin opiskelijat. Esimerkiksi usealla korkeakoululla on jo erilaisia koulutusviennin opiskelijaryhmiä, jotka korkeakoulun kannalta ovat opiskeluaikana korkeakoulun omia opiskelijoita.

Muiden kuin tutkinto-opiskelijoiden kuuluminen auktorisoituihin käyttäjiin riippuu siitä, onko ao. opiskelijaryhmiä ollut otettavissa ja myös otettu mukaan lisenssisopimuksissa käytettyjen käyttäjämäärien laskentaan. Jokin korkeakoulukirjasto sisällyttää työvoima- ja ammatillisen lisäkoulutuksen opiskelijat omien opiskelijoiden käyttäjämäärälaskentaan ja toinen ei. Silloin ensin mainitussa korkeakoulussa ao. opiskelijat saavat käyttää lisensioituja aineistoja samalla tavalla kuin tutkinto-opiskelijat, mutta jälkimäisessä tapauksessa eivät.

Koulutuskonsernit

Usean organisaation yhteenliittymissä lisenssisopimusehdot rajaavat aineiston vapaan käytön vain sopimuksen tehneeseen organisaatioon (oikeushenkilöön). HAMK-konserniin kuuluvat Hämeen ammattikorkeakoulu Oy (HAMK) ja Hämeen ammatti-instituutti Oy (HAMI). Moni palvelu HAMK-konsernissa tuotetaan HAMKin yhteisissä palveluissa samanlaisena molemmille osakeyhtiöille. HAMKIn FinELib-aineistojen lisenssejä ei kuitenkaan voida laajentaa kattamaan HAMIa, vaikka HAMKin kirjasto tuottaa kirjastopalvelut ammatti-instituutille, ja se toimii samoissa kiinteistöissä ammattikorkeakoulun kanssa. Sama tilanne on muidenkin korkeakoulukonsernien kohdalla (esim. LUT-konserni ja Tampereen korkeakouluyhteisö). Selvityksiä on tehty ja tehdään, mutta vielä ei ole ratkaisuja olemassa organisaatiorajat ylittävistä lisenssisopimuksista.

Avoimet ja modulaariset järjestelmät

Ammattikorkeakouluilla on jo pitkä kokemus avoimen lähdekoodin järjestelmien käytöstä ja modulaarisista järjestelmäkokonaisuuksista. Arenen tarjoama Theseus julkaisuarkisto on toteutettu avoimen lähdekoodin DSpace-järjestelmällä, asiakasliittymä Finnassa on hyödynnetty mm. VuFind-järjestelmää. Asiakasliittymä Finna palvelee asiakkaiden tiedonhakukanavana, joka tarjoaa aineistot kirjaston omasta tietojärjestelmästä, Theseus-julkaisuarkistosta ja kansainvälisestä PCI indeksistä.

Korkeakouluilla on pitkään ollut sama kirjastojärjestelmä käytössä. Sen uusimista on tavoiteltu useammassakin hankkeessa. Viime vuonna korkeakoulukenttä jakautui kahteen ryhmään, joista toinen lähti kilpailuttamaan järjestelmää ja toinen aloitti avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmän käyttöönottoprojektin. Hämeen ammattikorkeakoulu otti ensimmäisenä suomalaisena korkeakouluna avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä KOHAn käyttöön lokakuussa 2018. HAMKin kirjastojärjestelmä vaihtui, mutta asiakasliittymä Finna ei vaihtunut. Avoimet ja dokumentoidut rajapinnat mahdollistivat järjestelmien saumattoman integroimisen ja modulaarisuus mahdollisti taustajärjestelmän vaihtamisen ilman, että asiakkaille juuri näkyi muutoksia.

Modulaarisuuden myötä kirjastoilla on käytössä useampia järjestelmiä, joista kukin tuottaa tietyn osan palvelukokonaisuudesta. Ongelmatilanteissa ei ole aina selvää missä vika on, joten ongelmatilanteessa tarvitaan kirjaston ja tietohallintopalveluiden sujuvaa yhteistyötä. Tietohallintopalveluissa voi olla haastetta hahmottaa kirjastopalveluiden modulaarisen järjestelmät osat ja niiden suhteet toisiinsa.

Digitaaliset palvelut

Ajasta ja paikasta riippumattomat palvelut vaativat panostamista digitaalisiin palveluihin. Asiakasliittymä Finna tarjoaa asiakkaalle pääsyn kirjaston sähköisiin aineistoihin ajasta ja paikasta riippumatta. Finnassa asiakas voi myös uusia lainansa, tehdä varauksia ja maksaa maksujaan verkkomaksuna.

Finna-asiakasliittymän lisäksi Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto tarjoaa kirjastopalveluita mobiililiittymän kautta. Tietohallintopalvelut on toteuttanut HAMKin mobiilipalveluun HAMK Appiin sähköisen kirjastokortin, lainojen uusimisen ja varausten tekemisen. Kevään aikana saadaan käyttöön myös opiskelijoille asiakkaaksi ilmoittautuminen mobiilipalvelun kautta. Opiskelija kirjautuu mobiilipalveluun ja pyytää sitä kautta kirjaston asiakkuutta. Mobiilipalvelu hakee opiskelijan yhteystiedot korkeakoulun järjestelmistä ja tuo ne rajapinnan kautta kirjaston tietojärjestelmään, mikä nopeuttaa kirjastossa uusien asiakkaiden aktivoimista. Yhteistietoja ei enää tuoda massatuontina kirjaston järjestelmään, eikä järjestelmään jää aktivoitumattomia asiakastietoja.

Kuva 1. HAMK App -mobiililiittymä tarjoaa kirjaston asiakkaalle sähköisen kirjastokortin ja helpot itsepalvelutoiminnot.

HAMKin kirjaston avoimen lähdekoodin KOHA-järjestelmälle toteutettiin asiakastoiminnot rajapintaan kirjaston ja tietohallintopalveluiden yhteistyössä. Kirjaston roolina on määritellä haluttu toiminnallisuus, tuotavat tiedot ja toteuttaa testaaminen. Tietohallintopalveluiden vastuulla on itse järjestelmän integroinnin toteuttaminen.

Uusia mahdollisuuksia osalle asiakkaista

Digitaalisuus tuo asiakkaille mahdollisuuden palveluiden käyttöön joustavasti itselleen sopivalla tavalla. Palveluita ei kuitenkaan erilaisista teknisistä ja sopimuksellisista syistä voida tarjota erilaisille asiakkaille samalla tavalla. Uusien digitaalisten palveluiden lisääminen saattaa lisätä verkkoaineistojen myötä alkanutta asiakasryhmien palveluiden eriytymistä. Kirjaston henkilökunnan tulee tuntea kirjaston asiakasryhmät ja niihin liittyvät mahdollisuudet käyttää kirjaston tarjoamia palveluita.

Kirjoittaja

Minna Kivinen, FM, Tietojärjestelmäasiantuntija, Hämeen ammattikorkeakoulu, minna.kivinen(at)hamk.fi

Sinikka Luokkanen, FM, Tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, sinikka.luokkanen(at)hamk.fi


Visiotyön 2030 valmistelu. 2017. Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen visio 2030; Opetus- ja kulttuuriministeriö. Saatavana: https://minedu.fi/korkeakoulutuksen-ja-tutkimuksen-visio-2030a>