Tutkimuksesta konkretiaan – pk-yritykset ja korkeakoulut henkilöstötuottavuutta kehittämässä

Henkilöstötuottavuuden kehittämistä on tehty paljon työelämän laadun ja talouden yhteen kietoutumana kehittämishankkeissa. Sekä henkilöstötuottavuuden että työhyvinvoinnin saralta on myös kotimaista yliopistotutkimusta, joka usein on kehittämishankkeiden taustalla. Pk-yritysten heterogeeninen joukko on usein hankkeiden toivottuna, mutta samalla monin tavoin haasteellisena kohderyhmänä. Etenkin pienten yritysten mahdollisuudet osallistua hankkeisiin ja soveltaa tutkimustietoa kehittämistyössään vaihtelevat. Yhteistyö edellyttääkin korkeakouluilta notkeutta ja tilannetajua.

Artikkelissa kuvataan tutkitun tiedon soveltamista käytännön yritysyhteistyössä HENTU – henkilöstötuottavuuden kehittäminen -hankkeesta saatujen kokemusten pohjalta. HENTU on LAB-ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteinen ESR-osarahoitteinen hanke, jota on toteutettu vuosina 2019–2021. Hankkeessa on ollut mukana seitsemän yritystä, joille ammattikorkeakoulutoimijat ovat räätälöineet kehittämistoimenpiteitä ja yliopisto tuonut yhteiseen pöytään oman asiantuntijatietonsa. Artikkelissa arvioidaan, miten tutkimukseen perustuvat henkilöstötuottavuuden käytännöt soveltuvat pk-yrityksiin ja millaiset toimintaperiaatteet toisivat kestävää vaikuttavuutta. Lisäksi kuvataan, millä tasolla ja tavalla henkilöstötuottavuuden kehittämistä tulisi toteuttaa pk-yrityksissä.

Yhteiskunnallinen tehtävä ja aluevaikuttavuus

Ammattikorkeakouluille ja yliopistoille yhteiskunnallinen vaikuttaminen on lakisääteinen tehtävä. Yritysten kanssa tehtävässä kehitystyössä eduksi on, että korkeakoulut tunnistavat roolinsa ja hyödyntävät vahvuuksiaan. Tästä näkökulmasta yliopistojen tehtävänä on tuottaa tutkimukseen pohjautuvaa tietoa yhteiskunnan hyödynnettäväksi ja ammattikorkeakoulujen roolina on toimia TKI-toiminnan kautta “tulkkina” ja “välittäjänä” yliopistojen ja pk-yritysten välillä. Molemmilla osapuolilla on oltava roolin mukaan painottuva tutkimuksellinen osaaminen ja valmiudet soveltaa tutkimuksen kautta syntyneitä tuloksia. HENTU-hankkeessa paneuduttiin alkuvaiheessa huolellisesti yhteistyön toimintatapojen kehittämiseen ja roolituksen muodostamiseen asiakasnäkökulmasta.

Aiemmasta ammattikorkeakoulujen ja pienyritysten hankeyhteistyöstä on tunnistettu paitsi etuja myös haasteita. EU-projektien mittavuus voi aiheuttaa sen, että pienen yrityksen on hankalaa hahmottaa omaa rooliaan siinä tai mahdotonta sitoutua aikatauluihin. Toisinaan ammattikorkeakouluissa on koettu työläänä löytää pienyrityksiä. Pienyritysten kanssa toimiminen vaatii joustavuutta, ymmärrystä pienen yrityksen toimintalogiikasta sekä mahdollisuuden muuttaa tavoitteita yhteistyön aikana. Haasteista huolimatta pienyritykset ovat saaneet liiketoiminnallista hyötyä osallistumisesta hankkeisiin. (Raappana & Niemi 2015.)

Henkilöstötuottavuus ja työelämän laatu

Usein esimieheksi nousevat pk-yrityksissä parhaat osaajat ajatuksella ”esimiestyö tekijäänsä opettaa”. Henkilöstöjohtamista tehdään ’otona’ eikä esimiesten johtamisosaamista kehitetä systemaattisesti. Tällöin henkilöstön roolin ymmärtäminen tärkeimpänä tuotantotekijänä saattaa jäädä ohueksi.

Hankkeessa autettiin yrityksiä luomaan kestävää vaikuttavuutta henkilöstövoimavarojen avulla. Kestävä vaikuttavuus tarkoittaa yrityksen kilpailukyvyn parantamista siten, että työelämän laatu ja talous kukoistavat samanaikaisesti. Lapin yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan työelämän laatu (QWL = Quality of Working Life) on aineeton tuotantotekijä, joka määrittää prosentuaalisesti sen, miten tehokkaasti työaika käytetään asiakasarvon tuottamiseen (Kesti 2017a, 2017b). QWL-indeksi on yksi keskeinen tulosmittari, joka saadaan henkilöstökyselyn avulla (Kesti 2019). Kyselyn analysoinnissa käytetään uutta tieteellisesti hyväksyttyä menetelmää, jossa sovelletaan motivaatioteoriaa ja psykologiaa (Kesti & Pietiläinen 2019). Hankkeessa hyödynnettiin uutta tutkimustietoa käytäntölähtöisesti erilaisten vuorovaikutteisten harjoitusten avulla.

Mittauksista käytännön kehittämiseen

HENTU-hankkeessa ideana on ollut vahvistaa tiedolla johtamista tarjoamalla esimiesvalmennuksissa uutta tutkimustietoa sekä tuottamalla kyselyillä ja itsearvioinneilla aineistoa yrityksen henkilöstötuottavuuden tilasta ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Lapin yliopisto on toteuttanut valmennukset henkilöstötuottavuudesta ja inhimillisistä tekijöistä ihmisten johtamisessa sekä analyysit. LAB-ammattikorkeakoulun roolina on ollut projektin koordinointi, yritysten tarpeiden selvittäminen ja toimenpiteiden räätälöinti yhteistyössä yliopiston kanssa sekä henkilöstötyöpajojen suunnittelu ja toteuttaminen.

Tärkeimmät hankkeessa käytetyt analyysit on ollut henkilöstön kokemaa työelämän laatua mittaava QWL-kysely, henkilöstöjohtamisen kypsyysarviointi ja esimiesten vuorovaikutuskäytäntöjen itsearviointi sekä henkilöstötuottavuuslaskelma (kts. Niemi, Saikkonen & Ruokoski 2020). Seuraavassa arvioidaan, miten käytännöt soveltuivat pk-yrityksiin yritysten käytännön interventioista saatujen kokemusten, projektimuistioiden sekä yrityshaastatteluiden perusteella.

Miten henkilöstötuottavuuden käytännöt koettiin yrityksissä?

Hankkeessa käytetyistä arviointityökaluista kaikkein hyödyllisimmäksi koettiin työelämän laatua mittaava QWL-kysely. Sen kysymyspatteristo oli sopivan lyhyt ja kysymykset ymmärrettäviä suhteessa organisaatioiden arkeen, mikä edesauttoi keskustelua työpajoissa. Suurin osa yrityksistä hyödynsi QWL-tuloksia myös yrityksen muussa kehittämistyössä. Lisäksi yritykset olivat halukkaita jatkamaan QWL-mittauksia hankkeen jälkeen.

Muiden työkalujen hyödyntäminen oli enemmän riippuvainen yrityksen kulloisesta tilanteesta. Osa yrityksistä hyödynsi henkilöstöjohtamisen kypsyysarviointia eräänlaisena henkilöstöjohtamisen käytäntöjen listauksena. Esimiesten vuorovaikutuskäytäntöjen itsearviointi koettiin liian laajaksi, vaikka omien esimieskäytäntöjen pohtimista pidettiin tarpeellisena. Kuitenkin yrityksissä hyödynnettiin itsearviointia oman esimiestyön vuosikellon kehittämisessä, esimiesten osaamisen kehittämisessä ja organisaation henkilöstöjohtamisen työnjaon kehittämisessä. Kokemuksien perusteella jatkossa työkalujen käyttö tulisi sovittaa paremmin yrityksen tarpeisiin arvioimalla, mitkä ovat HR-käytännöistä ne, jotka oleellisia kullekin organisaatiolle. Työkalut oli alun perin kehitetty isoissa yrityksissä. Olisi silti liian yksioikoista todeta, että yritysten koko vaikuttaa niille soveltuviin käytäntöihin. Hankkeen perusteella olennaisempaa on tehdä valinnat henkilöstöjohtamisen käytäntöjen sekä yrityksen toimintakulttuurin perusteella.

Kokonaisuus ratkaisee, millaiset yhteistyömallit tuovat kestävää vaikuttavuutta

Kokonaisuutena hankkeen toimenpiteistä ja toimintatavoista yrityksiltä saatu palaute on ollut positiivista, ja yritykset ovat olleet valmiita käyttämään hankkeen toteuttamiseen huomattavasti henkilöstöresursseja. Toteuttamissuunnitelmia sopeutettiin vallitsevaan tilanteeseen, mutta koronasta huolimatta kaikki yritykset pysyivät mukana koko hankkeen toteuttamisajan.

Henkilöstöntuottavuuden ja työelämän laadun perusasetelma on sama kaikenkokoisissa organisaatioissa, mutta hankkeesta saatujen kokemusten mukaan pk-yritys-korkeakouluyhteistyössä toteutettavissa kehittämishankkeissa on huomioitava joitain toimintaperiaatteita. Ensinnäkin hankkeissa olisi hyvä käyttää aikaa tutkimustiedon yleistajuistamiseen ja käytettävään terminologiaan, joka ei välttämättä vastaa yrityksissä käytettäviä käsitteitä. Toisekseen osallistujille tulisi korostaa hankkeiden luonnetta, johon liittyy kokeileva ja kehittävä työote sekä kehittämiskumppanuus ilman valmista vastausta lopputuloksesta – hankkeet eivät ole kaupallisia konsulttipalveluita (myös Niemi 2020, 74). Tutkimuksen pohjalta syntyneet, vastakehitetyt toimintatavat edellyttävät kehittämisprojektien toimijoilta vahvaa osaamista nopeaan palveluiden muotoiluun.

Kolmannekseen yrityksen tilanteen tunnistamiseen, sen perusteella räätälöintiin sekä tulosten tulkinta-apuun yrityskohtaisesti on syytä varata aikaa ja huomiota. Yritysten yhteyshenkilöt pitää perehdyttää hankkeen toimintamalliin riittävästi, jotta he resursoivat riittävästi aikaa yhteiseen työskentelyyn. Osa pk-yrityksistä tarvitsee enemmän ohjausta siitä, miten kyselyiden tuloksia käsitellään henkilöstön kanssa ja miten niistä viestitään. Myös tämä edellyttää korkeakouluilta lisää tuotteistamis- ja palvelumuotoiluosaamista. Yhteyshenkilöiden aktivointiin pitää kiinnittää erityistä huomiota, jotta toimijoilla on yhteinen käsitys siitä, kenen vastuulla on linkittää kehittämistyö yrityksen muuhun työskentelyyn. Henkilöstötuottavuuden kehittämisen toimenpiteet tulee rytmittää huolellisesti, jotta mittausten välillä ehditään tekemään riittävästi kehittämistoimenpiteitä. Jos henkilöstö ei näe muutosta tapahtuvan, myös motivaatio vastata kyselyihin ja osallistua kehittämistoimiin laskee.

Lopuksi

Yrityksiä hyödyttävä korkeakoulujen yhteistyö vaatii yhteisen tavoitteen näkemistä yritysten tarpeesta ja tilanteesta käsin. Henkilöstötuottavuuden kontekstissa keskiöön nousevat organisaatiossa vallitsevat käsitykset johtamisesta ja esimiesten roolista sekä yrityksen kehittämisorientaatio ja kehittämiseen käytettävissä olevat resurssit. Myös kontekstilla ja toimintakulttuurilla on merkitystä sille, kuinka avoin yritys on tunnistamaan omia kehittämistarpeitaan sekä vastaanottamaan ja hyödyntämään ulkopuolista kehittämisapua. Pahimmillaan ulkopuolinen kehittämisapu voi käynnistää organisaation puolustautumismekanismit, jolloin kehittämistyöllä ei ole pidempi aikaista vaikuttavuutta. Parhaimmillaan tuotettu aineisto käynnistää aidon tulosten analysoinnin ja koko henkilöstöä osallistavan keskustelun, joka muuttaa ajattelu- ja toimintamalleja. Näyttää sille, että vaikuttavuus lisääntyy ratkaisevasti, jos yrityksen yhteyshenkilö ja johto kiinnittävät projektin mahdollistamat kehittämistoimenpiteet osaksi omaan systemaattiseen kehittämistoimintaansa.

LISÄÄ AIHEEN YMPÄRILTÄ / RELATED POSTS