Avoimuuden ja vaikuttavuuden käytännöt TKI-projektin elinkaaressa

TKI-toiminnan avoimuuden ja vaikuttavuuden lisääminen ovat olleet viime vuosina kehittämisen painopisteinä Karelia-ammattikorkeakoulussa. Avoimen tieteen ja tutkimuksen tavoitteita on tehty näkyviksi mm. Karelian strategiassa sekä avoimen toimintakulttuurin periaatteissa ja niitä tukevissa työohjeissa. Avoimuuden ja vaikuttavuuden toteutumista arvioidaan laatujärjestelmän avulla.

TKI-toiminnan vaikuttavuudella tarkoitetaan sitä, että tutkimus-, kehitys- ja innovaatioprojekteille sekä yritysyhteistyöprojekteille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että syntyneet toimintamallit, tulokset ja aineistot avataan hyödynnettäväksi kumppaneille ja laajemmin yhteiskuntaan. Vaikuttavuus syntyy siis sekä tavoitteellisesta toiminnasta että toiminnan ja tulosten näkyväksi tekemisestä eli avoimuudesta. TKI-projektien avoimuutta ja vaikuttavuutta on systematisoitu yhtenäisten prosessien, työkalujen ja osaamisen kehittämisen avulla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että TKI-projektin elinkaari on jaettu tarkastuspisteisiin ja dokumentaatioon, joka ohjaa ja jäsentää toimintaa. Tarkastuspisteitä ovat mm. systemaattiset aloitus- ja päätöspalaverit, hyödyntämissuunnitelmat sekä sisäinen vuosiraportointi.

Tässä artikkelissa kuvataan miten avoimuus ja vaikuttavuus huomioidaan TKI-projektien elinkaaren eri vaiheissa Karelia-ammattikorkeakoulussa. TKI-toiminta on jaettu Kareliassa neljään eri vaiheeseen: 1) Strateginen suunnittelu, 2) Projektin valmistelu ja rahoituksen hakeminen, 3) Projektin käynnistäminen ja toteutus, 4) Projektin päättäminen ja jatkuvuus.

TKI-projektin elinkaari

Karelia-ammattikorkeakoulun TKI-toiminta perustuu Karelia 2030 -strategiaan sekä kumppaneilta ja yhteiskunnasta esiin nouseviin haasteisiin, joita Karelia on mukana ratkaisemassa. Ratkaisuja etsitään useimmiten erityyppisten projektien avulla. Avoimuuden ja vaikuttavuuden kulmakivet ovat TKI-toiminnan strateginen suunnittelu sekä läheinen vuorovaikutus kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa.

TKI-projektit suunnitellaan ja arvioidaan siten, että niillä on mahdollisimman vahva liittymäpinta tunnistettuihin yhteiskunnallisiin haasteisiin, ja että niiden tavoitteet ja tulokset ovat selkeitä, perusteltuja ja mahdollisimman avoimia. Yhteistyö kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa aloitetaan jo projektin suunnitteluvaiheessa.

Avoimuuden ja vaikuttavuuden varmistamiseksi projektin käynnistämis- ja toteutusvaiheessa keskeistä toiminnan läpinäkyvyyden huomioiminen projektin eri vaiheissa. Tässä hyödynnetään projektille laadittavaa viestintä- ja julkaisusuunnitelmaa, aineistonhallintasuunnitelmaa sekä säännöllisiä tarkastuspisteitä. Tarkastuspisteet ja niihin liittyvä dokumentaatio on rakennettu siten, että niitä voidaan hyödyntää myös hankkeen ohjausryhmätyöskentelyssä sekä raportoinnissa rahoittajille.

Projektinhallintajärjestelmä Reportronic tukee projektin elinkaaren seurantaa ja avoimuutta. Järjestelmä sisältää työkalut ja dokumentit eri tarkastuspisteisiin. Tarkastuspisteiden vastuut on jaettu projektipäälliköille ja hankesalkkujen hallinnoijille. Reportronic on ammattikorkeakoulussa kaikkien käytössä eri tasoisilla henkilökuntatunnuksilla, ja siitä on rakennettu myös avoimia rajapintoja Karelian julkisille verkkosivuille.

Avoimen TKI-toiminnan perusta on se, että henkilöstö tuntee kattavasti avoimen toimintakulttuurin toimintatavat. Henkilöstön avoimuuden osaamista on Kareliassa kehitetty jo vuosia mm. klinikoiden ja aamupuurotilaisuuksien, henkilöstökoulutuksen, TKI-kehittämisiltapäivien sekä erilaisten oppaiden avulla. Tukea TKI-projektien suunnitteluun ja toteutukseen on saatavilla TKI-tukipalveluista, sopimuslakimieheltä sekä viestinnän, julkaisemisen ja tiedonhankinnan asiantuntijoilta.

Avoimuus lähtee hankkeen valmistelusta

Valtaosa TKI-projekteista suunnitellaan ja toteutetaan avoimesti useampien toimijoiden yhteistyönä. Hankevalmistelu alkaa usein jo kuukausia ennen hakemuksen jättämistä, ja valmisteluprosessin aikana suunnitteluun sitoutetaan myös yrityksiä, yhteistyökumppaneita ja hyödynsaajia.

Esimerkkinä Karelian media-alan koulutuksessa on jo pitkään osallistettu opiskelijoita projektiaihioiden valintaan ja syventämiseen Projektihautomo–opintojaksolla. Aihioita haetaan avoimella kutsulla Karelian henkilöstöltä ja niitä kertyykin vuosittain kymmeniä. Opiskelijoiden tuottamat raportit jaetaan puolestaan TKI-palveluiden käyttöön, jossa ne toimivat hankevalmistelun tausta-aineistona. Parhaassa tapauksessa suunnitteluvaiheessa mukana ollut opiskelija on päässyt hankkeen toteutukseen harjoittelun tai opinnäytetyön kautta.

Toinen hyvä käytänne kehittämisprojektien ideointiin ovat erilaiset hackathonit ja innovaatiotyöpajat, joiden osallistujat ovat pääosin opiskelijoita. Kareliassa on toteutettu onnistuneesti useita hackathoneja niin fyysisinä työpajoina kuin verkossa. Yhteistyökumppaneina ja haasteiden antajina tapahtumissa on ollut kuntia, yrityksiä ja kansalaisjärjestöjä. Innovoinnin lopputuloksena on syntynyt useita aihioita ja prototyyppejä jatkokehittämiseen. Hackathonit pyritään myös järjestämään niin, että aihioiden jatkokehittäminen on mahdollista avoimesti kaikille kiinnostuneille.

Hankesuunnittelun avoimuutta tukee se, että henkilöstö tuntee avoimuuden keskeiset reunaehdot. Näin projektisuunnitelmassa pystytään huomioimaan avoimuuden vaatimat toimenpiteet kuten aineistonhallinnan resurssit tai budjetointi avoimeen julkaisemiseen.

Projektin käynnistäminen ja vaikuttava toteutusvaihe

Projektien avoimuuden ja vaikuttavuuden kannalta keskeisimpiä ovat käynnistämis- ja etenkin toteutusvaiheet. Systemaattinen aloituspalaverikäytäntö kaikille alkaville projekteille on ensimmäinen tarkastuspiste projektin elinkaaren aikana. Hallinnollisten aloituspalaverien lisäksi järjestetään hankkeiden viestintä- ja julkaisuasioiden aloituspalaverit, joissa painotetaan monipuolista ja -kanavaista viestintää hankevaikuttavuuden maksimoiseksi. Projekteille laaditaan viimeistään tässä vaiheessa viestintä- ja julkaisusuunnitelma yhteistyössä viestinnän asiantuntijoiden kanssa.

Vuodesta 2019 lähtien kolmanneksi projektin käynnistysvaiheen tarkastuspisteeksi on muodostunut avoimen tieteen ja tutkimuksen aloituspalaverikäytäntö. ATT-aloituspalaverissa avoimen tieteen asiantuntija käy yhdessä hankkeen toteuttajien kanssa keskustellen läpi hankkeen keskeiset näkökulmat ja toimet liittyen avoimuuteen. Näitä voivat olla hanketyypistä riippuen esimerkiksi tutkimusaineistojen hallinta ja tekijänoikeudet, datan tallentaminen, tutkimuseettinen ennakkoarviointi, sopimusasiat, henkilötietojen käsittely tai tutkimusinfrastruktuurien hyödyntäminen. Palaverissa sivutaan myös hankevaikuttavuutta sekä integraatiota koulutukseen. Aloituspalaverissa käydään läpi ATT-tarkastuslista keskeisistä avoimuuden linjauksista, Karelian prosesseista ja ohjeistuksista sekä saatavilla olevista palveluista.

ATT-aloituspalaverin aikana tutustutaan myös aineistonhallintasuunnitelman tekemiseen, mikäli sitä ei ole vielä tehty projektin suunnitteluvaiheessa. Karelialla on DMPTuuli-ohjelmistossa oma aineistonhallinnan mallipohja ja suunnittelussa hyödynnetään sitä, ellei rahoittajalla ole muita vaatimuksia. Valmiit aineistonhallintasuunnitelmat tallennetaan Reportronic-järjestelmään.

Projektitoimijoille ohjeistetaan ATT-aloituspalaverissa myös syntyvien aineistojen avaamisen reunaehdot ja käytännön toimet. Kareliassa aineistojen metadata avataan Reportronicin kautta julkisille verkkosivuille sekä tapauskohtaisesti myös kansallisiin Fairdata-palveluihin. Esimerkkejä Karelian projekteissa tuotetuista ja avatuista tutkimusaineistoista ovat mm. peltojen eroosioherkkyyskartta, puukerrostalo Joensuun Lighthousen rakenteiden lämpötila- ja kosteusantureiden mittaustulokset sekä eräät kyselyaineistot. Avattavien aineistojen määrä tulee kasvamaan lähiaikoina, kun useat avoimen tieteen periaatteita ja aineistonhallinnan prosesseja alusta asti toteuttaneet projektit lähestyvät päättämisvaihetta.

Projektin toteutusvaiheen tarkastuspisteitä ovat myös sisäiset vuosiraportoinnit indikaattoritietoineen sekä puolivuosittaiset liikennevalo-symbolein näyttäytyvät hankkeen itsearvioinnit. Nämä tiedot ovat avoimesti koko TKI-henkilöstön tutustuttavissa Reportronic-järjestelmän kautta.

Projektin päättäminen

Projektin päättämisvaiheessa tärkeimmät avoimuuden ja vaikuttavuuden tarkastuspisteet ovat päätöspalaveri noin puoli vuotta ennen hankkeen päättymistä sekä projektin tulosten hyödyntämissuunnitelma. Hyödyntämissuunnitelmassa kuvaillaan projektin tuottamat tulokset, tuotteet ja palvelut sekä niiden hyödyntämismahdollisuudet niin Karelian sisäisesti kuin kohde- ja sidosryhmien näkökulmasta. Päätöspalaverissa ideoidaan myös yhdessä toimia, joilla hankevaikuttavuutta voi edistää projektin viimeisinä kuukausina.

Viimeistään projektin päätösvaiheeseen kuuluu myös projektin tulosten julkaiseminen ja niistä viestiminen eri kohderyhmille. Karelia julkaisee projektien loppuraportit avoimesti Theseus-portaalissa.

Avoimuuden kehittäminen jatkuu edelleen

TKI-toiminnan avoimuus ja vaikuttavuus Kareliassa ovat edistyneet isoin harppauksin kehittämistoimien myötä. Yhtenäistetyt prosessit, systematisoitu dokumentointi sekä henkilöstön osaamisen ja tukipalveluiden kehittäminen ovat olleet avainasemassa positiivisen kehityksen saavuttamiseksi. Näkyvin tulos kehittymisestä on OKM:n avoimuuden kypsyystasoarvioinnissa nousu korkeimmalle kypsyystasolle, mutta muutos avoimempiin toimintatapoihin on havaittavissa onneksi myös arjen toiminnassa.

Avoimuuden ja vaikuttavuuden kasvattaminen on kuitenkin maraton, ja monilla osa-alueilla on vielä tarvetta parantamiseen. Tällä hetkellä työn alla ovat erityisesti TKI:n ja opetuksen integraation syventäminen sekä tutkimuseettisten ja tietosuojaan liittyvien kysymysten huomioiminen TKI-käytänteissä entistä paremmin. Tekeillä on myös ATT-tiekartta, jossa kuvataan Karelian näkökulmasta kattavasti avoimeen toimintakulttuuriin osa-alueet sekä niihin liittyvät linjaukset, prosessit, toimielimet, työkalut sekä vastuutahot.

LISÄÄ AIHEEN YMPÄRILTÄ / RELATED POSTS