Pöytälaatikkoinnovoinnista viraaliksi pöhinäksi

Onko TKI-toiminta laadukasta, jos se ei luontaisesti kytkeydy alueen ekosysteemiin eli opetukseen ja yrityselämään? Onnistuneella viestinnällä ja aidolla vuorovaikutuskulttuurilla on tässä iso merkitys. Molemmille voidaan luoda laatuindikaattoreita.

Viestintä vaikuttavan TKI-toiminnan lähtökohtana

Vaikuttavan TKI-toiminnan lähtökohta on kohderyhmän tarpeiden ymmärtäminen. Siksi sidosryhmä- ja viestintänäkökulmat ovat ensisijaisen tärkeitä. Olisiko syytä jopa ajatella, että TKI-toiminta ei ole laadukasta, mikäli se ei luontaisesti kytkeydy alueen olemassa olevaan ekosysteemiin eli oppilaitosten opetukseen ja yrityselämään? Toimiva vuorovaikutuskulttuuri ja onnistunut viestintä voivat luoda aitoa vaikuttavuutta.

Viestinnän näkökulmasta alueelliseen ekosysteemiin kuuluvat yritykset, asukkaat, yhteisöt, kolmas sektori, julkiset toimijat sekä oppilaitosten henkilöstö opiskelijoiden lisäksi. Eri toimijoiden vuorovaikutusta keskenään kutsutaan tässä artikkelissa pöhinäkerrokseksi, jossa kaikki ekosysteemin jäsenet orgaanisesti viestivät keskenään (Kuva 1).

Pienellä paikkakunnalla, esimerkkitapauksessamme Savonlinnassa, ihmiset usein tuntevat toisensa jo lähtökohtaisesti hyvin. Ekosysteemin jäsenet ovat verkostoituneet monipuolisesti erilaisten asioiden ympärille ja tuntevat siksi yleensä myös toistensa osaamista. Viestien kulkua helpottaa ja asioiden edistämistä nopeuttaa, kun lähes aina on selvillä, mistä saa niin apua, palveluja kuin tietoakin. Lisäksi se myös vaikuttaa siihen, että hyvät ideat voidaan viedä käytäntöön ketterästi.

Ammattikorkeakouluissa työskentelee valtava määrä asiantuntijoita, joiden osaamispääoma voi kuitenkin jäädä paitsioon myös alueellisissa ekosysteemeissä. Se on harmillista, sillä hyvien ideoiden, asiantuntijaosaamisen ja innovaatioiden ei pitäisi jäädä oppilaitoksen seinien sisään, pöytälaatikkoon tai digiarkistoon pölyttymään.

Olemme Savonlinnan seudulla havahtuneet tähän pari vuotta sitten ja ryhtyneet vauhdittamaan viestintätoimintoja sekä pilotoimaan toimintamalleja. Tässä artikkelissa kerromme, miksi mielestämme onnistunut monikanavainen ja myös monikielinen viestintä on vaikuttavan TKI-toiminnan tärkeä mitattavissa oleva laatukriteeri. Kuvaamme esimerkkien avulla, miten olemme tätä tehneet VAU – Vauhtia viestintään palvelumuotoilusta -hankkeessa, jossa yrittäjien sekä Savonlinnan Hankekehityksen, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamkin ja Ammattiopisto Samiedun TKI-asiantuntijoiden lisäksi mukana on ollut opettajia ja opiskelijoita.

TKI-toiminnan kohderyhmien määrittely palvelumuotoilun avulla

Viestinnän tärkeyttä korostetaan nykypäivänä niin TKI-toiminnassa, korkeakouluopetuksessa kuin yrityselämässäkin. Viestikohinaa on paljon, ja joskus saattaa tuntua ylivoimaiselta saada oma sanoma erottumaan valtavasta informaatiotulvasta.

Tämän selkiyttämisessä avuksi voidaan ottaa palvelumuotoilu, jota hyödyntämällä on mahdollista muuttaa viestintä asiakaskeskeisemmäksi, mallintaa kerättyyn tietoon pohjautuvia esimerkkejä viestin vastaanottajista eli persoonista (ks. Haaja 2023) ja rakentaa arkitoimintoihin liittyviä kustannustehokkaita ratkaisuja, joita voidaan myös mitata. Edellytyksenä on taito paketoida viestit mielenkiintoisella tavalla, huomioida kokonaisuuksia ja olla oikeaan aikaan liikkeellä oikeassa kanavassa. Tällöin ekosysteemin pöhinä ei ole turhanpäivästä ja tyhjää, vaan se on indikaattori laadukkaasta pitkälle tähtäävästä yhteistyöstä.

Savonlinnan seudun kolmen TKI-toimijan yhteisessä, edellä mainitussa VAU-hankkeessa havaittiin, että tieto ja ymmärrys yhteisestä kohderyhmästä oli hajaantunut eri toimijoille. Kattava näkemys kohderyhmän tarpeista sekä heitä kiinnostavista viesteistä ja sopivista kanavista onnistuttiin kokoamaan osallistamalla laajasti TKI-toimijoita eri organisaatioista. Palvelumuotoilulle keskeinen asiakasempatia otettiin mukaan auttamaan asettumista kohdepersoonien asemaan ja helpottamaan heidän tarpeidensa, haasteidensa ja toiveidensa ymmärtämistä. Tärkeä kysymys on esimerkiksi asiakkaan näkemysten ja kuulumisten selvittäminen. (Hamro-Drotz 2023; Haaja 2023.)

TKI-toiminnan asiakkaina ovat usein alueen yrittäjät. Näin oli myös VAU-hankkeessa. Yrittäjiä on kuitenkin monenlaisia, ja eri yrittäjille on syytä viestiä eri tavoin. Erilaisten asiakaspersoonien tunnistaminen ja kuvaaminen johtaa asiakasymmärrykseen ja asiakaskeskeisempään viestintään, joka ottaa asiakkaiden erilaiset tarpeet ja toiveet paremmin huomioon. (Haaja 2023.) Tässä auttaa, kun pysähdytään yhdessä pohtimaan käytännön viestintätilanteita. VAU-hankkeessa tätä työtä tehtiin yhdessä Savonlinnan seudun muiden TKI-toimijoiden kanssa.

Tuloksena oli kuvaus viidestä TKI-toimijoiden yhteisestä yritysasiakaspersoonasta ja näille kullekin tyypillisestä polusta TKI-toiminnan tarjoamien palveluiden pariin. Eri asiakaspersoonien tarpeet ja toiveet tulivat näkyviksi, ja sitä kautta saatiin vinkkejä konkreettiseen työhön. Hankkeen aikana tuli selväksi, että pienillä muutoksilla voi parantaa viestinnän tehokkuutta ja tuloksellisuutta sekä välttää sen päällekkäisyyttä. Pieni askel eteenpäin oli ottaa käyttöön TKI-toimijoiden yhteinen tapahtumakalenteri, jonka avulla alueen yrityksillä on mahdollisuus nähdä kootusti juuri heille suunnattu koulutus- ja tapahtumatarjonta. (Lallukka & Riikonen 2023.)

Laadukas TKI-toiminta edellyttää, että myös viestinnässä huomioidaan asiakkaan, kohderyhmän ja toimeksiantajan näkökulma. Viesteistä on hyvä ilmetä se, mitä konkreettista tehdään ja mitä aitoa hyötyä toiminnasta on viestin vastaanottajalle. Yhdessä tekeminen luo vaikuttavuutta ja aktivoi isomman osaamispääoman ekosysteemistä. Välineet ja kanavat on syytä valita pitäen mielessä kohderyhmä ja viestinnälle määritellyt mittarit. (Kuva 2.)

Nykyiset digitaaliset viestintävälineet tarjoavat mahdollisuuden herättää kiinnostusta laadukasta toimintaa kohtaan jopa globaalisti. Kautta aikojen mielenkiintoiset, aidot ja koskettavat tarinat ovat olleet se tapa, jonka kautta ihmiset ovat oppineet toisiltaan ja kehittäneet toimintaansa. Haaste on siinä, että myös TKI-toiminnan asiantuntijat saadaan näkemään oma toimintansa viestin vastaanottajan silmin ja kertomaan siitä kohderyhmää kiinnostavalla tavalla.

VAU-pöhinää alueellisessa ekosysteemissä

Toimiessaan yhteistyössä yrityselämän kanssa opettajat ja opiskelijat pääsevät käsiksi työelämän senhetkiseen arkeen ja voivat omalta osaltaan TKI-osaamista hyödyntäen lähteä ratkomaan ilmenneitä ongelmia. TKI-toimijoiden, opettajien, opiskelijoiden ja yritysten muodostama nelikantamalli mahdollistaa oppimista, ammatillista kasvua ja osaamisen kehittämistä kaikille osapuolille samanaikaisesti. (Loginova ym. 2023.)

Tyypillisin esimerkki oppilaitosyhteistyöstä ovat opiskelijoiden yritysvierailut. Yleensä ne ovat ammattialan opettajan järjestämiä ja harvoin niissä on mukana muita opettajia tuomassa monitieteistä näkökulmaa tai osaamista. TKI-asiantuntijoita ei välttämättä myöskään ole mukana vierailulla arvioimassa mahdollisuutta esiin nousseiden haasteiden ratkaisemiseen hankkeissa, joihin voidaan hakea rahoitusta ja näin kehittää samalla yritystoimintaa ja opetusta sekä viedä alaa jopa tieteellisin keinoin eteenpäin.

Sen sijaan saman yrittäjän luona voi vierailla samasta oppilaitoksesta peräkkäin useampi henkilö, mikä ei ole kovin järkevää ja toisaalta kuormittaa myös yrittäjää. Tähän kun lisätään vielä alueen muut TKI-toimijat sekä oppilaitokset, niin yrittäjä joutuu jo rajaamaan tai valitsemaan ketä tapaa. VAU-hankkeessa yritimme ratkaista tätä ongelmaa viemällä yrityskentältä viestiä eteenpäin niin TKI-toimijoille kuin eri alan opiskelijoita opettaville opettajillekin. Lisäksi teimme yhteistyötä yli oppiasterajojen.

TKI-toiminnan vaikuttavuus syntyy monimutkaisissa vaikutusketjuissa. Siksi suunnittelu- ja arviointiprosesseihin on syytä osallistaa sidosryhmät laajasti, jotta niiden näkemykset toiminnan tavoitteista, tuloksista ja vaikutuksista tulevat otetuksi huomioon. (Rajahonka 2013, 13–22.) Palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen ja edellä kuvatun nelikantamallin mukaisesti toimien TKI-toiminta tapahtuu suoraan alueen yrityselämän tarpeista lähtien.

Yritysten tarpeiden huomioiminen takaa myös sen, että TKI-asiantuntijuus hyödyttää alueella toimivia yrityksiä ja yritykset pystyvät ottamaan TKI-toiminnan tulokset käyttöön sekä hyödyntämään muutakin ammattikorkeakoulussa olevaa osaamista. Tällä tavoin varmistetaan alueellinen vaikuttavuus, joka tavoittaa myös opiskelijat eli tulevat alan osaajat.

TKI-viestinnän laatuindikaattoreista

TKI-toiminta tuottaa monipuolisesti tuloksia ja uutta tietoa. Taulukkoon 1. on mallinnettu TKI-hankkeen eri vaiheita. Jatkokehitystyö on tarkoituksella jätetty pois taulukosta, koska se ikään kuin aloittaa projektin vaiheet alusta. Taulukossa näkyy esimerkinomaisesti TKI-viestinnän kohderyhmiä ja laatuindikaattoreita. Kohderyhmiä voi olla useampia samassa vaiheessa, ja hankkeen jokaisesta vaiheesta voidaan kullekin kohderyhmälle määritellä viestintätoimenpiteitä ja -mittareita sekä yhdistellä niitä. Näin syntyy kattava prosessi TKI-viestinnän toteuttamiseen.

Nämä viestinnän laatuindikaattorit soveltuvat TKI-toiminnan laadun arvioimiseen osana laajempaa vaikuttavuusmittaristoa. Niissä on huomioitu toiminnan ympärille syntyvä viraali pöhinä, joka tarkoittaa syntyneen uuden tiedon, toimintamallin tai toimijoiden orgaanista tunnettuuden lisääntymistä. Viestijöinä haluamme jakaa tietoa hyvistä käytänteistä, mielenkiintoisista asiantuntijoista tai meitä koskettavista tärkeistä asioista. Elävän pöhinän tuloksena syntyy luonnostaan uusia innovaatioita ja projekteja, ja sitä kautta kehittyy olemassa oleva yritystoiminta ja syntyy ehkä jopa uusia yrityksiäkin.

VAU-hankkeeseen osallistuneet yritykset verkostoituivat keskenään, viestivät hankkeesta ja toisistaan sekä kehittivät yhteisiä palveluja. Tuloksena syntyi yllä kuvattua viraalia pöhinää. Yritysten kokemuksista voi lukea tarkemmin VAU-hankkeen yrityscaseista (Loginova & Rajahonka 2023). Vuorovaikutukseen ja laadukkaaseen viestintään on syytä kiinnittää huomiota TKI-projektissa alusta loppuun.

Taulukko 1. Esimerkkejä TKI-hankkeen viestinnän kohderyhmistä ja laatuindikaattoreista eri vaiheissa.

TKI-hankkeen vaihe	Viestinnän kohderyhmä	Viestinnän laatuindikaattorit
Suunnittelu	Yrityselämän edustajat	Sijoitetun ajan ja rahan määrä, osallistujien lukumäärä
Aloitus	Muut alan ammattilaiset Suomessa ja maailmalla	Esitysten määrä konferensseissa ja alan messuilla, syntynyt yhteistyö, kohderyhmän viestit aiheesta eri kanavissa ja eri kielillä
Toiminta	Suuri yleisö	Julkaistut artikkelit verkossa, printtimediassa, TV- ja radiohaastattelut
Uusi tieto ja tulokset	Yrittäjät, opettajat ja opiskelijat	Julkaisut, asiantuntijaluennot, oppimateriaalit, opintojaksot eri aiheista, viittausten määrä opinnäytetöissä tutkimuksiin ym.
Päättyminen	Projektissa mukana olevat eri tahot	Osallistujien viestintä eri kanavissa ja eri kielillä

Laadukas TKI-toiminta ja -viestintä tapahtuvat yhteistyössä. Palvelumuotoiluprosessissa on tapana määritellä kohderyhmät kerättyyn tietoon ja kokemukseen pohjautuen. VAU-hanke syntyi yrittäjien tarpeesta kehittää omaa viestintäosaamistaan. Tästä alueen TKI-toimijat ottivat kopin, ja Xamkin kielten ja viestinnän opetus halusi lähteä siihen mukaan ammattiopisto Samiedun opetuksen lisäksi. Nelikantamallissa kaikki tarvitsivat tietojen päivitystä.

Projektin alkuvaiheessa VAU-hanketta esiteltiin ProfLang ry:n järjestämillä kielten opettajille suunnatuilla seminaaripäivillä Helsingissä. Uutta yhteistyötä ei siinä vaiheessa syntynyt, mutta hyvää keskustelua käytiin siitä, että opiskelijat ovat väsyneitä jatkuviin projekteihin ja että on välillä hankalaa saada yrityksiä mukaan. Tämä haaste on olemassa myös Savonlinnan seudulla, koska yritykset eivät useinkaan näe TKI-toimintaa riittävän konkreettisena tai yritystoimintaa kehittävänä.

VAU-hankkeessa tuotimme itse podcasteja, videoita sekä blogitekstejä. Lisäksi paikallismediassa projektistamme kirjoitettiin useaan otteeseen. Näin tavoitimme suuren yleisön. Onnistuimme laatimaan TKI-toimijoiden yhteistä viestintää koskevia suunnitelmia, joita kokeilimme. Lisäksi myös mittasimme sosiaalisessa mediassa, miten kattavasti tieto levisi.

Tässä artikkelissa tavoitteenamme on ollut luoda käytännönläheinen näkemys TKI-viestintään. Olemme esitelleet esimerkkejä viestinnän kohderyhmien määrittelystä sekä laatuindikaattoreista, jotka auttavat TKI-toiminnan ja -viestinnän suunnittelussa ja arvioinnissa. Lisäksi olemme kuvanneet TKI-toiminnan ja opetuksen välisen yksinkertaisen ja testatun nelikantaisen yhteistyömallin, joka on tärkeä tekijä viraalin pöhinän synnyttämisessä.

VAU – Vauhtia viestintään palvelumuotoilusta -hanketta (1.3.2022–31.10.2023) on rahoittanut Etelä-Savon ELY-keskus Euroopan sosiaalirahastosta. Yhteishankkeen päätoteuttajana on ollut Savonlinnan Hankekehitys Oy ja osatoteuttajina Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamk sekä ammattiopisto Samiedu.

LISÄÄ AIHEEN YMPÄRILTÄ / RELATED POSTS