IT-benchmarkkauksella parempaa tiedolla johtamista

Kirjoittajat: Tuomo Rintamäki, Juha Venho & Teemu Seesto.

Miten digiloikka näkyy korkeakoulujen IT-resursseissa? Paljonko käytämme korkeakoulussamme IT-kustannuksiin? Miten korkeakoulumme vertautuvat muihin korkeakouluihin? Kun tiedämme IT-kustannuksemme, voimmeko parantaa IT:n vaikuttavuutta korkeakoulumme ydintoiminnoille?

Vertaisarviointia vuodesta 2010

Näitä kysymyksiä pohtivat muutaman suomalaisen yliopiston tietohallintojohtajat, kun he aloittivat IT kustannuksia vertailevan BencHEIT-kyselyn (jatkossa BM) vuonna 2010. Suuri osa suomalaisista ammattikorkeakouluista on ollut mukana vuodesta 2011. Vuonna 2017 BM toimii eurooppalaisen EUNIS- järjestön (www.eunis.org) alaisuudessa ja kattaa 60 korkeakoulua 11 maasta mahdollistaen kansainvälisen vertailun. BM-kysely on korkeakouluille maksuton.

Kysely kolmessa dimensioissa

Korkeakoulusta kysytään taustatietoja mm. korkeakoulun talouteen, henkilöstöön ja opiskelijoihin liittyvää numeerista kokonaisdataa. Näin osanottajat voivat helpommin vertailla IT-dataansa esim. löytämällä samankokoiset ja -tyyppiset korkeakoulut, joihin verrata omaa korkeakouluaan.

Kuvio 1: Kyselyn kolme dimensiota

Kustannukset käsitellään kassaperusteisina, eli kustannuksia ei jaksoteta, joten poistoja ei huomioida. Kustannukset kohdennetaan kolmessa dimensiossa. Ensimmäinen dimensio on karkea tiliryhmäjako: laite-, ohjelmisto-, palkka-, toimitila ja ulkoistusmenot. Sen lisäksi menot eritellään palvelujen mukaan: IT-infrastruktuuri, työasemat, lähituki tietoliikenne- ja verkko, tietojärjestelmäpalvelut, AV-palvelut ja yleinen IT:n johtaminen sekä tietoturva.

Kolmas luokitteludimensio on organisaatiotaso:

  • keskitetty IT-yksikkö (esim. tietohallintopalvelut tai tietotekniikkakeskus)
  • muu keskitetty palveluyksikkö (esim. kirjasto, taloushallinto)
  • koulutuksen ja tutkimuksen toiminnot (esim. tiedekunnat, laitokset, osaamisalueet, koulutusohjelmat)

Myös IT-infrastruktuurista esim. työasemista, palvelimista, tietoverkosta, tietoliikenteestä, IT-opetustilojen pinta-aloista kerätään volyymitietoja. Keräämällä IT-resurssien tiedot muunkin kuin keskitetyn IT:n osalta, nähdään IT-palveluiden keskityksen ja hajautuksen aste. Tämä lisää myös korkeakoulujen keskinäistä vertailtavuutta.

Yhteismitallisuudella luotettavuutta vertaisarviointiin

Talousluvut kerätään raportointivuoden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja muista korkeakoulujen tietovarannoista. Yksittäisessä ammattikorkeakoulussa tiedonkeruuseen kuluu 5–10 henkilötyöpäivää. Tiedonkeruu onnistuu sitä helpommin mitä paremmin kustannukset on kohdennettu korkeakoulun kirjanpidossa ja mitä enemmän tietohallinnolla on käytettävissään taloushallinnon tukea.
BM-data jaetaan luottamuksellisesti kaikkien kyselyyn osallistujien kesken. Luottamuksellisuus tarkoittaa, ettei dataa luovuteta kaupallisille toimijoille, esim. IT-palveluja tai laitteita myyville yrityksille. Vastaavan tyyppisissä kaupallisissa vertailukyselyissä vastaaja ei välttämättä näe verrokkiorganisaatioiden tietoja eikä edes nimiä. BM-kysely antaa tässä mielessä huomattavasti paremmat lähtökohdat vertaisarvioinnin toteuttamiselle.

BM:n yhteenvetoraportti mahdollistaa oman korkeakoulun tarkemman analysoinnin. Analyysiä voi myös tehdä korkeakoulun itse verrokikseen valitsemien korkeakoulujen suhteen. Samalla saa poimittua hyviä ja täsmällisiä vertailuja korkeakoulun johdolle päätöksenteon pohjaksi.

Pitkittäisanalyysiä – eli tuliko digiloikasta läpijuoksu?

Kaikki tehdyt tulkinnat on tehty laskennasta, jossa mukana ovat vain korkeakoulut, jotka ovat osallistuneet BM-kyselyyn kaikkina analyysivuosina 2013–2017 (ammattikorkeakoulut: Haaga-Helia, HAMK, JAMK, Karelia, Laurea, Metropolia, OAMK, Saimia, Savonia, SeAMK, TAMK, Turun AMK, yliopistot: Aalto, HY, LUT, LY, TaY, TTY). Tämän artikkelin kustannustiedoissa on IT-tilakustannukset jätetty huomioimatta, koska korkeakoulujen tapa kohdentaa tilakustannukset vaihtelee suuresti.

Kysely on kassaperustainen, joten yhden vuoden korkeakoulukohtaiset heilahdukset tasoittuvat pitkän aikavälin analyysissä.

IT-kustannukset suhteessa opiskelija- ja henkilökuntamäärään

Ammattikorkeakoulusektorin IT-kustannukset suhteutettuna opiskelija-FTE:hen ovat pudonneet viiden viimeisen vuoden aikana noin 7 %. Kehitys on ollut verraten tasaista parin prosentin luokkaa vuodessa. Tosin opiskelijoiden sisäänotto ja FTE-luku selittävät yli puolet em. näennäisestä pudotuksesta. Samaan aikaan yliopistosektorin IT-kustannukset kasvoivat opiskelija-FTE:hen suhteutettuna lähes 12 %. Suurin osa tästä selittyy vuoden 2013 IT-kustannusten vaatimattomasta tasosta. Sen jälkeen kustannukset ovat pysyneet lähes samalla tasolla.

Kuvio 2: IT-kustannukset suhteessa opiskelijamäärään

Kustannuskehitys näyttäytyy kuitenkin aivan toisenlaisena, jos vertailukohdaksi otetaan korkeakoulun henkilökuntamäärä. Tällöin kummankin sektorin IT-kustannuskehitys on lähes samansuuruinen ja -suuntainen. IT-kustannusten kasvu suhteessa henkilökuntaan voi selittyä henkilökunnan määrän vähenemisellä. Iso osa IT-palveluiden kustannuksista ei ole määrän suhteen alaspäin joustava. Esimerkiksi tietoturva, HR-järjestelmä ja opintorekisteri on oltava, vaikka niiden kohderyhmän koko muuttuisi.

Kuvio 3: IT-kustannukset suhteessa henkilöstömäärään

Panostukset IT-resursseihin

Tarkastelujaksolla 2013–2017 IT-menojen osuus koko korkeakoulun budjetista on pysynyt hyvinkin samantasoisena: AMK-sektorilla 6,5 % (YO-sektorilla 5,6 %). Prosenttiosuudet ovat niin vakaita vuodesta toiseen, että tämän perusteella korkeakoulusektorilla ei voida puhua digiloikasta tai erityisen voimallisesta panostuksesta digitalisaatioon.

Kaikkien vuoden 2017 BM-kyselyyn osallistuneiden pohjoismaisten korkeakoulujen kohdalla IT:n osuus koko organisaation budjetista on juuri osapuilleen 6 %.

MaaSuomi (n=29) Norja (n=7) Ruotsi (n=4) Tanska (n=3)
IT-menot budjetista 5,9 % 5,8 % 6,1 % 5,4 %

IT-työtä tekevän henkilöstön osuus koko korkeakoulun henkilökunnasta on vuosien 2013–2017 aikana ollut lähes vakio: ammattikorkeakouluissa 5,1 % ja yliopistoissa 4,0 %

Atk-luokista oppimisympäristöihin

Teknologinen kehitys on vuosien 2013–2017 aikana vienyt kohti mobiliteettia. Pitkään on puhuttu opiskelijoiden omien tietokoneiden käyttämisestä opetuksessa. Opiskelijoiden omien tietokoneiden käyttö (BYOD, Bring Your Own Device) antaa mahdollisuuden vähentää korkeakoulujen omia perinteisiä atk-luokkia. Tämä kehitys näkyy amk-sektorilla 15 % vähennyksenä 20000 laitteesta 17200 laitteeseen v.2017. Sen sijaan yo-sektorilla ei muutosta ole käytännössä yhtään. Tosin laitemäärät ovat merkittävästi vähäisemmät.

Kuvio 4: Atk-luokkien tilamäärän kehitys

Onko atk-luokiksi määriteltävien tilojen määrä vähentynyt? BM-kyselyssä kerätään atk-luokiksi osoitettujen tilojen neliömääriä. Neliömäärä näyttää amk-sektorin osalta suorastaan romahtaneen. Vuonna 2013 atk-luokkia oli yli 51000 m², kun vuonna 2017 niitä oli enää 32000 m². Pudotusta on noin 38 %. Muutoksen pitäisi näkyä myös työmäärän ja kustannusten merkittävänä vähenemisenä, koska atk-luokat edellyttävät omat sähkö-, tietoliikenne- ja muut laiteasennukset sekä niiden tekniset ja ohjelmistoylläpidot.

Edellä esitetyn tietojen perusteella nähdään korkeakoulujen oppimisympäristöissä tapahtuneen selkeä muutos.

BM-tuloksista konkreettisia muutoksia toimintaan

Turun ammattikorkeakoulu on ollut alusta asti mukana kaikissa BM-kyselyissä. Näiden tietojen pohjalta on raportoitu vuosittain korkeakoulun johdolle. Vertailuun voidaan vapaasti valita halutut korkeakoulut. Turun AMK:n johto on halunnut vertaisarviointia erityisesti muihin isoihin monialaisiin ammattikorkeakouluihin.

Korkeakoulujen kattava osallistuminen BM-kyselyyn mahdollistaa usean vuoden mittaiset aikasarjat ja kehitystrendit. Ammattikorkeakoulujen kesken on vuosittain käyty keskusteluja kyselyn tietojen yhteismitallisuudesta ja tämä on omalta osaltaan parantanut tietojen luotettavuutta ja vertailtavuutta.

BM-kyselyssä kerättävät tiedot tarjoavat myös paljon hyödyllistä oman korkeakoulun sisäistä informaatiota. Turun AMK:ssa on seurattu erityisesti IT-kustannusten kehitystä palveluittain ja kustannuslajeittain.

Kuvio 5: Turun AMK:n IT-kustannukset palveluittain 2017

Ammattikorkeakoulujen keskinäinen ja oman AMK:n sisäinen IT-kustannusten vertailutieto on tarjonnut Turun AMK:n johdolle arvokasta taustatietoa esimerkiksi seuraavan vuoden IT-budjetin ja tietohallinnon strategisten painopistealueiden suunnitteluun.

Johdolle tuotettujen raporttien lisäksi tietoja on hyödynnetty aktiivisesti myös tietohallinnon sisällä. Esimerkiksi vuoden 2014 tietojen perusteella havaittiin, että Turun AMK:n puhepalveluiden kustannukset olivat korkeammat kuin useimmilla muilla ammattikorkeakouluilla. Tämän seurauksena käynnistettiin toimenpiteet puhepalveluiden uudistamiseksi. Turun AMK:n puhepalveluiden kustannukset ovat pudonneet vuoteen 2017 mennessä yli 50 %.

Turun ammattikorkeakoulun näkökulmasta mielenkiintoinen vertailukohde on Tampereen ammattikorkeakoulu. Oheisessa kuvassa on Turun AMK:n ja Tampereen AMK:n keskinäistä vertailua IT-menojen osuudesta AMK:n koko budjetista vuosina 2013–2017.

Kuvio 6: Turun ja Tampereen ammattikorkeakoulujen IT-menojen osuus korkeakoulun budjetista

Turun AMK:ssa on kohdennettu vuodesta 2015 lukien merkittäviä lisäpanostuksia erityisesti IT-laitehankintoihin. Tämä on nostanut IT-menojen osuutta koko budjetista noin yhden prosenttiyksikön verran vertailujakson aikana. Tampereen ammattikorkeakoulun IT-menojen osuus budjetista on noussut vertailujakson aikana hieman enemmän. BM-dataa analysoimalla olemme havainneet, että myös Tampereen AMK:ssa tämä johtuu pääosin IT-laitekustannusten kasvusta.

Kirjoittajat

Tuomo Rintamäki, VTM, ekonomi, tietohallintojohtaja, Metropolia Ammattikorkeakoulu, tuomo.rintamaki@metropolia.fi

Juha Venho, Insinööri (ylempi AMK), tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu, juha.venho@turkuamk.fi

Teemu Seesto, KTM, IT-pääsihteeri, Yliopistojen IT-johtajien verkosto, teemu.seesto@utu.fi


EUNIS (2017) Public analysis for BM2017, Viitattu 31.1.2019, http://www.eunis.org/bm2017/