Sirkka Saranki-Rantakokko & Marko Vatanen
Syksyllä 2020 erään kunnan johtoryhmän strategisen ajattelun ja toiminnan valmennuksessa yhtenä pääaiheena oli tiedolla johtaminen. Tavoitteena oli luoda yhteistä tietopohjaista ymmärrystä käsiteltävistä asioista sekä tuottaa johtoryhmän työskentelyyn yhteisiä toimintatapoja. Erityisesti oli havaittu epäselvyyttä päätöksentekoon osallistuvien ryhmien välisessä tiedon jakamisessa ja viestinnässä. Tässä artikkelissa käsitelty simulaatioharjoitus on kuvaus strategiaprosessin käynnistämiseen liittyvän viestinnän ja vuorovaikutuksen oppimistilanteesta.
Tietointensiivinen organisaatio arvostaa tietoa ja tiedolla johtaminen on sen valitsema toimintamalli ja käytäntö. Tällaisessa organisaatiossa päätöksenteko, johtaminen ja käytännön työssä tehtävät valinnat perustuvat todennettuun tietoon. Organisaation ja sen jokaisen toimijan osaaminen perustuu tiedon käsittelykykyyn, mitä pidetään myös toiminnan laadun edellytyksenä. Tiedolla johtaminen painottaa tiedon saavutettavuutta ja käytettävyyttä sekä tiedon käsittelyä tukevaa teknologiaa ja välineistöä. (Väätäjä, Tihinen, Vesterinen & Saranki-Rantakokko 2021.)
Strateginen johtaminen perustuu tietoon. Strategian katsotaan tarjoavan organisaatiolle viitekehyksen ennakoida muutosta ja selviytyä siitä (Bracker 1980). Aiemmin strategisessa johtamisessa huomio kohdistui toimintaympäristön monipuolisiin ja tarkkoihin jopa erityisasiantuntemusta edellyttäneisiin analyyseihin ja vertailuihin. Myöhemmin strategisessa johtamisessa ovat painottuneet tavoitelähtöisyys, itsearviointi ja ihmisten osallistaminen. (Einola & Kohtamäki 2015, 9–16.)
Simulaatio-oppiminen – aika, paikka ja tilanne oppimisen mahdollistamiseksi
Oppimisympäristö-käsitteellä ymmärretään laajasti psykososiaalista ja oppijan subjektiivisesti kokemaa ympäristöä, joka tarkoittaa rakenteita ja mekanismeja, jotka mahdollistavat oppimisen ja osaamisen kehittymisen (Poikela, 2012). Simulaatio-oppimisessa niitä ovat tila ja konteksti, jossa toimitaan sekä spatiaalis-sosiaalinen ulottuvuus eli oppijan vuorovaikutus asiasisällön, ympäristön ja toisten toimijoiden kanssa (Poikela 2012; Poikela & Keskitalo 2013). Sosio-kulttuurisesta näkökulmasta rakenteet ohjaavat osallistujia päätöksentekoon, vuorovaikutukseen ja kriittiseen ajatteluun (Jurmu, 2019; Poikela, 2012).
Tila ja tilanne ovat merkityksellinen osa oppimiskokemusta. Tilanne mahdollistaa reflektion, jolla simulaatio-oppimisessa ymmärretään oppijan tai ryhmän kokemusten havainnointia ja analysointia (Keskitalo 2015; Poikela 2012). Poikela (2012) kuvaa reflektion eri tasoja ajallisella ulottuvuudella. Tämän mukaan oppijan on mahdollista reflektoida omia ajatuksia ja kokemuksiaan jo ennen simulaatioharjoitusta (Reflection for Action), harjoituksen aikana (Reflection in Action) ja tilanteen jälkeen (Reflection on Action). Simulaatioharjoituksen oppimiskeskustelu (Debriefing) tapahtuu simulaatio-ohjaajan ja harjoitukseen osallistuneiden kesken harjoituksen loputtua. Siinä ohjaaja tukee ja mahdollistaa oppijoiden reflektiota osaamistavoitteiden suunnassa. (Poikela 2012.)
Simulaatio-oppiminen strategisen johtamisen viitekehyksessä
Simulaatio-oppiminen osana strategisen johtamisen koulutusta ei ole uusi asia. Esimerkiksi yhdysvaltalaisista yliopistoista jopa yli 97 % käyttää niin sanottuja business-simulaatiopelejä strategisen johtamisen opetuksessa (Loon, Evans & Kerridge 2015, Abdullah, Hanfiah, & Hashim 2013, Farian 1998). Suomessa simulaatio-oppimisella ymmärretään usein käytännön harjoitusta. Joka tapauksessa simulaation keskeinen periaate on todellisen tilanteen jäljittely oppimisen mahdollistamiseksi.
Osana kunnan strategisen ajattelun ja toiminnan valmennusprosessia toteutimme simulaatioharjoituksen, jossa keskeisenä oppimistavoitteena oli kehittää kunnanhallituksen jäsenten osaamista strategiaprosessin käynnistämiseen liittyvässä viestinnässä. Harjoituksen tavoitteena oli parantaa osallistujien taitoa esittää tietoon perustuvaa asiaa tiiviissä ja helposti ymmärrettävässä muodossa sekä vahvistaa osallistujien kykyä luoda emotionaalisesti turvallinen ja positiivinen ilmapiiri tilaisuuteen (ks. Jurmu 2019). Harjoitus toteutettiin valmennusprosessin loppuvaiheessa.
Simulaatioharjoituksen valmistelut ja toteuttaminen
Simulaatioharjoitus valmisteltiin vastaamaan tilaajan tarpeita niin sisällöllisesti kuin toteutustavaltaan. Koska osallistujat olivat ilmaisseet haluavansa onnistua entistä paremmin kunnanvaltuutettujen kanssa käytävässä keskustelussa, loimme kunnanvaltuuston strategiaprosessin käynnistämistä jäljittelevän tilanteen. Spatiaalis-sosiaalisesta näkökulmasta tavoitteena oli mahdollistaa osallistujille asiasisällön viestimisen ja vuorovaikutuksen kokemus. Tilanteen lopussa tarkkailijoiden kommenttien ja keskustelun tarkoituksena oli aktivoida kriittistä ajattelua ja tehtyjen valintojen perustelua.
Osallistujat saivat simulaatioharjoitusta edeltävänä päivänä tiedon harjoituksen sisällöstä ja omasta roolistaan siinä. Harjoituksen kerrottiin perustuvan valmennusprosessissa käsiteltyihin sisältöihin. Harjoitukseen osallistui seitsemän henkilöä. Simulaatioharjoituksessa kolme henkilöä toimi puhujana eli aktiivisena toimijana. Loput neljä henkilöä esiintyivät kunnanvaltuutettuina. Heistä kolmelle oli jaettu myös tarkkailijan rooli.
Harjoituksen sisältö jakautui kolmeen teemaan (kuva 1). Ensimmäisen puhujan teema käsitteli strategiaprosessin käynnistämistä ja strategiatyöhön virittäytymistä. Toisen puhujan teema käsitteli kunnan historiallista kehitystä nykypäivään ja kolmannen puhujan teema kunnan tulevia kehittämistarpeita. Harjoitukselle oli varattu aikaa kaksi tuntia. Kunkin teeman esittelylle oli varattu 10–15 minuuttia. Kunnanvaltuutettuina esiintyneillä henkilöillä oli mahdollisuus esittää ajatuksiaan esittelyjen jälkeen.
Ennen harjoituksen käynnistymistä osallistujille kerrottiin harjoituksen kulun yksityiskohdat, kerrattiin oppimistavoitteet ja osallistujien roolit ja tehtävät. Tilanne pyrittiin luomaan positiiviseksi ja ilmapiiriltään turvalliseksi. Itse harjoituksessa osallistujat toteuttivat oman roolinsa mukaista tehtävää. Jokaiselle aktiiviselle toimijalle oli tarkkailijapari. Toimijat pitivät omat puheenvuoronsa suunnitellusti. Tarkkailijoita varten oli laadittu tarkkailukaavakkeet, jotka ohjasivat havainnoimaan harjoituksen sisällöstä keskeisiä asioita. Alla olevassa kuvassa on esitetty tarkkailulomake toisena esiintyneen puhujan teemalle. Samaa kaavaketta käytettiin myös ensimmäisen ja kolmannen puhujan tarkkailussa. Ensimmäisen puhujan tarkkailussa huomio kohdennettiin erityisesti käsiteltävän asian selventämiseen. Kolmannen puhujan kohdalla tarkkailtiin puolestaan, miten puheessa esitettiin ratkaisuja ja toimenpiteitä.
Toiminnan jälkeinen oppimiskeskustelu toteutettiin Lapin ammattikorkeakoulussa käytettyä simulaatio-ohjaamisen mallia noudattaen. Siinä oppimiskeskustelun ensimmäisen vaiheen (kuvailu, engl. description) tavoitteena on luoda yhteinen ymmärrys tapahtumien kulusta ja sisällöstä. Tässä harjoituksessa osallistujat kertoivat omin sanoin ja omasta näkökulmastaan, mitä harjoituksen aikana tapahtui ja miten tilaisuus eteni. Analysointivaiheessa (engl. analyzing) pureudutaan tarkasti harjoituksen oppimistavoitteiden mukaisiin yksityiskohtiin. Tämän harjoituksen osallistujat peilasivat omaa toimintaansa ja ajatuksiaan aiemmin valmennuksessa käsiteltyihin asioihin. He perustelivat valintojaan ja pohtivat niiden vaikutusta lopputulokseen. Oppimiskeskustelun viimeisessä vaiheessa (soveltaminen, engl. application) pyritään tarkastelemaan koettua harjoitusta ja opittuja asioita laajemmassa perspektiivissä ja keräämään keskeisimmät opitut asiat mukaan ”Take Home Messages” -periaatteella.
Harjoituksen arviointi
Simulaatioharjoituksen jälkeen osallistujat totesivat tämänkaltainen harjoituksen sopivan hyvin strategisen ajattelun valmennukseen. Harjoitusta koskevaan palautekyselyyn vastasi seitsemän henkilön ryhmästä kolme. Vastaajien mukaan harjoitus onnistui melko hyvin ja sitä pidettiin tarkoituksenmukaisena. Kuitenkin rooleissa toimimista olisi pitänyt ohjeessa korostaa enemmän. Harjoitus toi esille vaikeuden tuottaa ymmärrettävää ja selkeää viestintää strategian käsittelyssä. Siitä ilmeni, että viestin sisällön ohella tärkeää on kiinnittää huomiota myös viestin esitystapaan.
Harjoitus synnytti vilkasta keskustelua. Siinä pohdittiin strategista johtamisen kysymyksiä käytännön näkökulmasta ja strategisen johtamisen moniulotteisuutta. Esimerkiksi kunnan historian kuvauksesta oli ilmennyt päätöksiä, jotka tunnistettiin silloisen tiedon pohjalta tehdyiksi strategisiksi valinnoiksi. Tämä valaisi uudella tavalla tiedolla johtamisen merkitystä nykyisessä päätöksenteossa.
Tarkkailulomakkeen käyttö osoittautui hyväksi valinnaksi. Se helpotti tilanteen hahmottamista, koska simulaatioharjoitus ei ollut osallistujille entuudestaan tuttu. Tarkkailulomake auttoi osallistujia kohdentamaan havaintonsa oppimistavoitteiden mukaisesti. Tarkkailijoille on usein helpompaa esittää virheitä ja epäonnistumisia, mikä saa aikaan puolustautumista ja estää yhdessä oppimista. Nyt tarkkailulomake ohjasi tarkkailijoita etsimään positiivisia asioita ja oppimistavoitteissa onnistumisia.
Harjoitus toteutui aikataulun mukaisesti. Se eteni jouhevasti. Ryhmä oli pieni, siinä kaikki tunsivat toisensa ja ilmapiiri oli rento ja iloinen. Keskustelussa näkyi syvällistä asioihin paneutumista mutta myös hankalina pidettyjen asioiden kiertelyä huumorin ja vitsailun varjolla. Joka tapauksessa asioita käsiteltiin yhdessä ja keskustelu oli avointa, mikä edisti yhteisen ajattelun ja oppimisen syntyä.
Kirjoittajat
Sirkka Saranki-Rantakokko, HTT, ThM, yliopettaja, Lapin ammattikorkeakoulu
Marko Vatanen, sairaanhoitaja ylempi AMK, lehtori, Lapin ammattikorkeakoulu
Lähteet
Abdullah, N. L., Hanfiah, M. H. & Hashim, N. A. (2013). Developing Creative Teaching Module: Business Simulation in Teaching Strategic Management. International Education Studies, 6(6), 2013. Luovan opetuksen moduulin kehittäminen: Liiketoimintasimulaatio strategisen johtamisen opettamisessa | Abdullah | Kansainväliset koulutusopinnot | CCSE (ccsenet.org) / http://dx.doi.org/10.5539/ies.v6n6p95
Bracker, J. (1980). The Historical Development of the Strategic Management Concept. Academy of Management Review 1980, 5(2), 219–224.
Einola, S. & Kohtamäki, M. (2015). Osallistava strategiaprosessi kunnassa. Vaasan yliopisto. http://dx.doi.org/10.13140/RG.2.1.3592.8163
Faria, A. J. (1998). Business simulation games: Current usage levels – an update. Simulation and Gaming: An International Journal, 29(3), 295–309. http://dx.doi.org/10.1177/1046878198293002
Jurmu, L. (2019). Millaista asiantuntijuutta uudistuvassa kunnassa tarvitaan? Focus Localis, 47(3), 5–24. 2019. https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202004294473
Keskitalo, T. (2015). Developing a Pedagogical Model for Simulation-based Healthcare Education. Acta Electronica Universitatis Lapponiensis 299.
Loon, M., Evans, J. & Kerridge, C. (2015). Learning with a strategic management simulation game: A case study. The International Journal of Management Education, 13(2015), 227–236. http://dx.doi.org/10.1016/j.ijme.2015.06.002
Poikela, E. (2012). Knowledge, Learnind and Competence – The Boundary Cinditions of Simulation Pedagogy. Teoksessa: Poikela, E., & Poikela, P. (2012). Towards Simulation Pedagogy. Developing Nursing Simulation in a European Network. Rovaniemi University of Applied Sciences, Publication series A. Kopijyvä Oy, Jyväskylä. http://www.ramk.fi/loader.aspx?id=5b4aab22-091a-477e-928b-9edaec160a34 Luettu 28.1.2021.
Poikela P, & Keskitalo, T. (2013). Computer-Based Simulation for Official Communications. Teoksessa: Poikela, E. & Tieranta O. (2013). Developing Simulation Pedagogy for Nursing Education in a European Network. Rovaniemi University of Applied Sciences, Publication series A. Kopijyvä Oy, Jyväskylä. Osoitteesta: http://www.ramk.fi/loader.aspx?id=83457ec5-30bf-4e2a-83f9-e9995dc0fd68 Luettu 28.1.2021.
Väätäjä, H., Tihinen M., Vesterinen, S. & Saranki-Rantakokko, S. (2021). Sote-alan tiedolla johtamisen koulutusmallin kehittäminen Lapissa. https://issuu.com/lapinamk/docs/b_15_2021_vaataja_et_al Luettu 3.1.2022.
Abstract
Simulation exercise as a part of developing the process of strategic thinking
This article discusses the simulation exercise carried out in the strategic thinking and operation of one of the municipal management teams. The exercise focused on launching a strategy process in a situation simulating a municipal council meeting. The participants play the roles of speakers and observers. The observers’ findings were guided by a surveillance form. This article is based on the observations made in the exercise, the discussion after the exercise and the responses to the feedback questionnaire concerning the exercise.
The exercise was perceived as positive. It raised issues that strengthened the participants’ knowledge of communication and interaction related to strategic thinking and activities. Experience in the exercise can be considered encouraging: The simulation exercise can be used in management situations related to information sharing and attracting interest and motivation. With the development of technology and knowledge management, there are more and more opportunities for simulation learning also in continuous learning training.
