Kari Kataja
Korkeakoulujen tietohallinnot ovat voineet osallistua järjestelmällisesti Eunisin (European University Information Systems Organisation) kansainväliseen BencHEIT-benchmarking kyselyyn vuodesta 2010 alkaen. Osallistuminen on vapaaehtoista ja maksutonta. Vuonna 2021 mukana oli kaikkiaan 45 korkeakoulua, joista Suomesta 19. Vertailussa on mukana muun muassa erilaisia kustannustietoja ja henkilötyövuosia sekä IT-tiloja ja laitemääriä kuvaavia volyymitietoja. Tässä artikkelissa esitellään pitkäjänteisellä IT-benchmarkingilla saatuja hyötyjä ja havaittuja haasteita. Karkealla tasolla BencHEIT-kyselystä on havaittu seuraavia hyötyjä:
- Saadaan kaikki IT-kustannukset ja volyymit koottua helposti raportoitavaan muotoon.
- Keräämällä kustannus- ja volyymitiedot myös muista korkeakoulun yksiköistä kuin vain keskitetyn IT:n osalta nähdään myös mahdollisen varjo-IT:n olemassaolo ja ymmärretään paremmin oman korkeakoulun yksiköiden painotukset IT:n käytössä.
- Pystytään vertailemaan omia IT-kustannuksia ja volyymitietoja muiden korkeakoulujen tietoihin.
- Pystytään koostamaan aikasarjaraportteja siitä, miten oman organisaation tiedot ovat vuosien varrella muuttuneet.
IT-kustannusten ja volyymitietojen kokoaminen
Tietohallinnon tiedossa ovat tyypillisesti sen omassa budjetissa olevat IT-kustannukset. BencHEIT-kyselyssä kerätään kaikki korkeakoulun IT-kustannukset, jotta vertailu eri korkeakoulujen välillä onnistuu. Esimerkiksi HAMKissa hallinnon eri yksiköt budjetoivat käyttämiensä tietojärjestelmien kustannuksen. Näin ollen BencHEIT-kyselyssä tietohallinto saa näkyvyyden organisaation IT-kustannuksiin kokonaisuutena.
BencHEIT-kysely tuo mukanaan myös paljon valmiita raportteja, joita tietohallinto voi käyttää esimerkiksi keskustelussa oman henkilöstönsä ja ylimmän johdon kanssa sekä arvioitaessa oman korkeakoulun muiden yksiköiden IT-intensiivisyyttä. Koska taustatietona kerätään muun muassa tietoja henkilöstön- ja opiskelijoiden lukumääristä, voidaan tietoja helposti suhteuttaa niihin. Tietojen keräämisen yhteydessä saatetaan myös havaita poikkeamia siinä, miten IT-laskuja tiliöidään eri puolella organisaatiota. Jo pelkkä tietojen kerääminen itsessään on hyödyllistä.
Käytännön tiedonkeruussa olen havainnut, että tietohallinnon vastuulla olevat asiat tulevat helpommin kirjattua BencHEIT-kyselyyn kuin tietohallinnon ulkopuolella olevat IT-asiat.
Vertailu muihin korkeakouluihin
Vertailussa on syytä ottaa huomioon mukana olevien korkeakoulujen erityispiirteitä. Esimerkiksi HAMK omistaa omat tilansa, kun taas monet korkeakoulut ainakin Suomessa toimivat usein vuokratiloissa. Tällöin vertailukelpoisten tilakustannusten laskeminen on vaikeaa. Yksinkertaisinta onkin toteuttaa vertailut ilman tilakustannuksia. Eri korkeakoulut ovat myös kampusrakenteeltaan erilaisia. Suuri kampusten lukumäärä verrattuna yhdessä rakennuksessa toimivaan korkeakouluun vaikuttaa omalta osaltaan volyymeihin ja kustannuksiin.
Lisäksi osa korkeakoulujen tietohallinnoista myy palveluita ulkopuolisille organisaatioille. Esimerkiksi HAMK tuottaa IT-palveluita HAMK Akatemia Oy:lle ja Hämeen ammatti-instituutti Oy:lle. HAMKin tapauksessa palveluiden myynnin osuus on poistettu kaikista BencHEIT-kyselyn luvuista joko todellisia lukuja käyttämällä tai arvioiduilla kertoimilla. Osa korkeakouluista on saattanut toimia toisin ja kirjata erikseen saadut tuotot ja jättää myytyjen palveluiden vaatimat resurssit BencHEIT-kyselyyn mukaan.
Kansainvälinen vertailu tuo mukanaan vielä joukon omia haasteitaan, sillä esimerkiksi erilaiset arvonlisäverokannat voivat vaikeuttaa vertailua. Vertailu voi olla perusteltua tehdä arvonlisäverottomilla luvuilla. Kansainvälisessä vertailussa myös valuuttakurssien muutoksilla on oma vaikutuksensa. Samoin investointien käsittely kirjapidossa voi olla eri maissa erilaista. Tästä syystä investointeja käsitellään BencHEITissa kassaperustaisesti, eli investointeja ei jaksoteta. Mikäli jonakin vuonna organisaatio investoi jollekin osa-alueelle paljon, näkyy se tällöin kokonaisuutena ko. vuoden vertailuluvuissa.
Kustannusten jakauman vertailuun vaikuttaa myös eri maiden erilainen palkkataso. Yhden henkilötyövuoden palkkakustannus on aivan erilainen esimerkiksi BencHEIT-kyselyyn osallistuneissa Sveitsissä ja Kreikassa. Joissakin tilanteissa saattaa olla perusteltua tehdä osa vertailuista ilman palkkakustannuksia. Eri maissa valtio saattaa tukea eri tavalla korkeakoulujen toimintaa. Esimerkiksi Suomessa Opetus- ja kulttuuriministeriö ostaa korkeakouluille CSC:ltä tietoverkkoihin, datanhallintaan ja analytiikkaan sekä kokonaisarkkitehtuuriin liittyviä palveluita. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2020)
Ehkäpä vaikeinta on kuitenkin arvioida BencHEIT-kyselyssä havaittujen erojen taustalla olevia syitä. Oletetaan esimerkiksi, että yksi organisaatio panostaa poikkeuksellisen vähän taloushallinnon tietojärjestelmiin. Kertooko tämä kenties siitä, että talouspalveluiden tietojärjestelmät on saatu edullisesti (mutta silti riittävän kattavasti) toteutettua? Vai onko kyse siitä, että tietojärjestelmiin ei ole panostettu riittävästi, jolloin esimerkiksi manuaalisesti tehtävää työtä on paljon? Vai onko kyse mahdollisesti tiedonkeruussa tapahtuneista eroista tai jopa virheistä?
Yhteenvetona voidaankin todeta, että on tärkeää perehtyä vertailussa mukana olevien organisaatioiden taustoihin. Pelkät numeroarvot kaipaavat monessa tilanteessa sanallista selitystä. Kyselyssä on tarjottu mahdollisuus sanalliselle kommentoinnille.
Aikasarjatiedon muodostuminen
Ensimmäisillä BencHEIT-kierroksilla ei vielä huomattu, miten mielenkiintoiseksi ja hyödylliseksi vuosittain kerätyistä tiedoista tehty aikasarja muodostuu. Käytännössä kyselyn tuloksien vertailussa on saatettu havaita tarve kehittää jotakin osa-aluetta. Kehitystoimenpiteiden toteutuksen jälkeen tulokset näkyvät aikasarjaraporteissa. Aikasarja myös näyttää paremmin IT-investointien kokonaiskehityksen.
Esimerkiksi HAMKissa havaittiin, että tietokoneluokissa on muihin korkeakouluihin verrattuna paljon tietokoneita. Tämän perusteella teimme tietokoneiden käyttöasteseurantaa, joka paljasti tietokoneluokkien olevan todella pienellä käytöllä. Tämän seurauksena tietokoneiden lukumäärää on vähennetty kuvan 1 mukaisesti. Kymmenen vuoden aikana työasemien lukumäärä tietokoneluokissa on vähentynyt noin 38 prosenttia.
Työasemakustannuksista saatuja säätöjä on vastaavasti voitu käyttää tietojärjestelmäpalveluihin (kuva 2). Kymmenen vuoden aikana tietojärjestelmäkustannukset ovat nousseet 629 000 euroa.
Kirjoittaja
Kari Kataja, DI, FM, KTM, KM, va. tietohallintopäällikkö (tietosuojavastaava ja tietojärjestelmäpäällikkö), BencHEIT-ohjausryhmän jäsen, Hämeen ammattikorkeakoulu, kari.kataja(at)hamk.fi
Lähde
Opetus- ja kulttuuriministeriön (2020). Opetus- ja kulttuuriministeriön korkeakouluille ostamat palvelukokonaisuudet. Haettu 17.3.2022 osoitteesta https://www.csc.fi/okm-ostamat-palvelut-ktpo.
Abstract
BencHEIT benchmarking survey as a management tool for universities
The IT benchmark survey for higher education institutions (“BencHEIT”) has been carried out since 2010. The survey is organized by Eunis (European University Information Systems organisation).
In the survey, the IT costs and volumes are in an easily reportable format. Costs outside the centralized IT will also be made visible. At the same time, one institution can compare its own IT costs and volume data to the data from other institutions. When participating the survey continuously, it is possible to get time series reports.
However, it is good to note that a comparison of numerical values alone is not enough, but it is important to become familiar with the organization specific background information. The data collected will enable the university to locate potential areas for development.
