Manu Pajuluoma & Jaakko Riihimaa
Tässä artikkelissa kuvataan ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkosto AAPAn uuden kehittämisohjelman muodostamista. Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arenen hyväksymistä strategiatason ilmauksista johdetaan ammattikorkeakoulujen digitaalista transformaatiota tukevia käytännön linjauksia. Kuvattu kehittämisohjelma voi myös olla korkeakoulujen muille ydintoimintaa tukeville tahoille esimerkki siitä, miten kansallisen tason strategiaa voidaan hyödyntää korkeakoulujen arjen toiminnan suunnittelussa.
Johdanto
Ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkosto AAPAn vuonna 2024 käynnistyvää 25. toimintakautta on valmisteltu uudistaen sen kehittämisohjelmaa. Se on linjapaperi, jonka pohjalta verkosto laatii vuosittaiset toimintasuunnitelmansa. Nykyinen kehittämisohjelma (AAPA 2021) on ajantasaistettu viimeksi 2021.
Kehittämisohjelman uudistuksen yhtenä keskeisenä tavoitteena on ollut operationaalistaa Arenen uusin strategia (Arene 2022) tietohallinnon näkökulman mukaisiksi linjauksiksi. Päämääränä tietohallinnoilla on tukea ammattikorkeakoulujen ydintoimintoja konkreettisin keinoin, mutta samalla toteuttaa korkeakoulusektorin yhteistä strategiaa.
AAPAn kehittämisohjelman runko rakentuu kolmesta viitekehyksestä, jotka esitellään artikkelin seuraavissa kappaleissa.
Arenen kansallisen tason strategian hyödyntäminen ammattikorkeakoulujen arjen toiminnan suunnittelussa.
Arenen uudistettu strategia
Viitekehyksistä keskeisimpänä Arenen uusi strategia hahmottaa tulevaisuutta kuudesta näkökulmasta. Ne ovat:
- Toimintaympäristön muuttuminen: Toimintaympäristössämme
- Arenen keskeiset tehtävät: Tätä teemme
- Keskeiset tavoitteet: Tätä tavoittelemme
- Yhteinen visio 2030: Tätä tahdomme
- Päämäärät: Tätä saamme aikaan sekä
- Toimintamuodot: Näin toimimme.
Arenen strategiatyössä taustalla ovat olleet ammattikorkeakouluille aina tärkeät asiat: työelämän tarpeisiin vastaaminen ja verkostomainen yhteistyön tapa. Joustavuuden, tehokkuuden ja työelämäläheisyyden on nähty olevan vastauksia kansantalouden huonoon tilanteeseen, toimintaympäristön nopeisiin muutoksiin ja työvoimapulaan liittyviin ratkaisuihin sekä käytännönläheisen tutkimus- ja kehittämistyön (TKI) tarpeisiin. (Arene 2022.)
Arenen strategian konkretisoiminen tietohallintojen näkökulmasta
Arenen uuden strategian tarjoamiin näkökulmiin on AAPA-verkostossa tartuttu osallistavalla otteella koettaen löytää kosketuspintoja korkeakoulujen toiminnan arkeen. AAPA järjesti jäsenilleen vuoden 2023 alussa työpajan, jonka tuloksena syntyi noin 200 Arenen strategiaa konkretisoivaa ehdotusta. Seuraavassa esimerkkejä ehdotuksista Arenen strategian mukaisen jaottelun mukaan.
Toimintaympäristössämme
Merkittäviä toimintaympäristön muutostekijöitä Arene on strategiassaan tunnistanut kuusi. Esimerkiksi ammattikorkeakoulujen TKl-työn, tutkintojen ja jatkuvan oppimisen tarpeen todetaan kasvavan. Tietohallinnon kontekstissa tämä tulee tarkoittamaan, että korkeakoulujen välisen yhteistyön, järjestelmien yhteentoimivuuden sekä uusien toiminnallisuuksien tarve kasvaa. Ja kun julkinen rahoitus kiristyy, niin se heijastuu tietohallintoon siten, että digitalisaatioon käytettävien panostusten täytyy kasvaa, mutta organisaatioiden kokonaiskustannusten tulee laskea.
Tätä teemme
ARENE suosittaa strategiassaan muun muassa ennakoivaa otetta ja keskinäistä yhteistyötä. AAPAn ytimenä on yli 20 vuotta ollut verkostomaisuus, vertaistuen tarjoaminen jäsenilleen sekä ammattikorkeakoulujen tietohallintojen laaja osallistaminen. Näiden toimintamuotojen merkitys korostuu jatkossakin.
Sidosryhmille on tarkoitus tehdä näkyväksi AAPAn keskinäistä yhteistyötä sekä laajentaa tietohallinnollisia tavoitteita ja “kontekstia” yhä enemmän teknisten kysymysten ulkopuolelle.
Tätä tavoittelemme
Arenen strategiassa on lausuttu tavoitteeksi, että AMK-koulutuksella on merkittävästi nykyistä paremmat ja kansainvälisesti kilpailukykyiset taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset kaikilla sen toiminnan osa-alueilla.
AAPA voi tukea tätä tavoitetta mahdollistamalla digitaalisuuden sisäänrakentumisen ammattikorkeakoulujen ydintoimintoimintoihin – niin oppimisen, opetuksen kuin TKI-toiminnankin osalta. Tärkeää on pitää tietojärjestelmät ja niiden tietosuoja ja tietoturva ajan tasalla, luonnollisesti huomioiden myös käytettävyyden ja saavutettavuuden vaatimukset.
Tätä tahdomme (visio 2030)
Arenen strategian visio on tiivistetty muotoon: ”Luomme tulevaisuusratkaisuja Suomelle”. AAPAn oma visio sen nykyisessä kehittämisohjelmassa on seuraava: ”Digitaalisen maailman edelläkävijänä tietohallinto tekee mahdolliseksi ammattikorkeakoulujen ydintoimintojen digitalisaation.”
Edelleen AAPAn visio kuvaa hyvin verkoston päämääriä. Sitä on tosin syytä muokata hieman, kuten muuttamalla ”digitalisaatio”-termi nykyään käytettyyn muotoon ”digitaalinen transformaatio”. Siihen nojaten myös Arenen uutta visiota voidaan mainiosti toteuttaa muun muassa seuraamalla aktiivisesti digitalisaation kehitystä ja mukautumalla sen tuomiin muutoksiin. Avainsanoja tässä suhteessa ovatkin tietohallinnon muutosketteryys ja -kyvykkyys sekä muutosvalmius. Tietohallinnoilta tunnutaan odottavan myös ennakoivaa ja visionääristä otetta uusien digi-innovaatioiden tuomisessa AMK-arkeen.
Tätä saamme aikaan
Tähän näkökulmaan on Arenen strategiassa valittu viisi alakohtaa. AAPAssa niistä on tartuttu kolmeen, ja niitä on sanoitettu seuraavasti:
”Saamme aikaan korkeakoulujärjestelmään tehokkuutta”, kun lisäämme keskinäistä yhteistyötä, poistamme päällekkäisyyksiä ja tiedolla johtamisessa hyödynnämme data-analytiikkaa ja lean-menetelmiä.
”Saamme aikaan sivistystä, hyvinvointia ja elämänlaatua”, kun voimme tarjota toimivat palvelut ja alustat, jotka toteuttavat aika- ja paikkariippumattomuuden sekä mahdollistavat datan hyödyntämisen siten, että myös eettiset näkökohdat otetaan huomioon.
”Saamme aikaan kestävää, oikeudenmukaista yhteiskunnan kehitystä”, kun luomme helppokäyttöisiä ja saavutettavia palveluita, edistämme tiedonhallintalain toteutumista ja etsimme ympäristöystävällisiä IT-ratkaisuja niin, että elinkaari- ja kierrätyskysymykset otetaan huomioon.
Näin toimimme
Arenen strategiaansa kirjaamaa kolmea toimintamuotoa voi AAPA omalta osaltaan operationaalistaa mm. seuraavasti:
”Vahvistamme avointa ja rakentavaa keskustelukulttuuria” siten, että ammattikorkeakouluissa käydään säännöllisesti yhteistä dialogia AMK-johdon ja tietohallinnon kesken.
”Varmistamme päätöksentekokykymme strategian toteuttamiseksi” siten, että AAPA-verkosto tukee pyrkimyksiä yhdenmukaisiin ja yhteentoimiviin tietohallinnon ratkaisuihin.
”Syvennämme yhteistyötä keskeisten kumppaneiden kanssa tavoitteiden saavuttamiseksi” siten, että AAPAn asiantuntijaverkostoja (Special Interest Group, SIG) ylläpidetään ja kehitetään.
CIO 2020+ Agenda
AAPAn kehittämisohjelmaa täydentävänä kehikkona käytetään ICT Leaders Finlandin “CIO 2020+ Agendan” tuloksia (CIO Agenda 2021).
Siinä on tunnistettu tietohallinnon organisointiin ja toimintaan liittyviä menestystekijöitä. Sen laadintaan on osallistunut valtakunnallisesti noin 150 tietohallintojohdon ammattilaista, myös AAPAn edustajia. Tuloksena oli noin 30 avaintoimenpiteen lista, kärjessä toiminnan jatkuvuuden turvaaminen, tietoturva ja tietosuoja sekä sujuva yhteistyö ylimmän johdon kanssa. Lisäksi osaaminen ja sen arvostaminen on koulutussektorilla tärkeässä roolissa.
Bisnesteknologiamalli BT-Standard
Kehittämisohjelmasta johdettavien vuosittaisten toimintasuunnitelmien laadinnassa tullaan käyttämään kolmatta kehikkoa, eli Business Technology Forumin Bisnesteknologiamallia (BT-Standard 2023). Se on vuodesta 2009 lähtien ylläpidetty globaali johtamisen viitekehys, jota voidaan hyödyntää informaatioteknologian suunnittelussa, rakentamisessa ja johtamisessa.
BT-Standardi mahdollistaa tarvittaessa yksityiskohtaisemman tarkastelun kohdentamisen moniin tietohallintoa lähellä oleviin toimintoihin. Viitekehyksen pääotsikkotaso huomioi strategian ja hallinnon, hankinnan ja optimoinnin kysymykset sekä kehittämisen ja palveluiden näkökulmat. AAPAn vuosittaisten toimintasuunnitelmien kannalta kyseinen otsikkotaso alakohtineen on riittävä rakenteellinen tuki. Viitekehyksen alakohdissa käsitellään esimerkiksi kehittämis- ja palvelusalkkua, kokonaisarkkitehtuurikysymyksiä sekä palveluiden suunnittelua.
Yhteenveto ja jatkotoimet
Tässä artikkelissa on kuvattu ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkosto AAPAn kehittämisohjelman muodostamista. Siinä on nojauduttu kolmeen toisiaan täydentävään kehikkoon. Arenen uudesta strategiasta sekä tietohallintojohdon kansallisista prioriteeteista on mahdollista johtaa ammattikorkeakoulujen digitaalista transformaatiota tukevia käytännön linjauksia.
Arenen strategisiin näkökulmiin ovat kytkettävissä sekä BT Standardin että CIO Agendan avaintoimenpiteiden merkittävimmät osat. Viitekehykset AAPAn uudessa kehittämisohjelmassa täydentävät ja tukevat toisiaan.
BT Standard -kehys tulee käyttöön laadittaessa vuoden 2024 toimintasuunnitelma. Se konkretisoi kehittämisohjelman laatimisen onnistumisen ja osoittaa myös mahdolliset muutostarpeet. Vuosittaiset tarkennukset ja lisäykset täytyy ottaa alati muuttuvassa toimintakentässä huomioon.
Kehittämisohjelman keskeiset tekijät ovat nyt olemassa, ja kuvattu toimintamalli voisi olla myös esimerkki korkeakoulujen muille ydintoimintaa tukeville toiminnoille siitä, miten kansallisen tason strategiaa on verkostoituneena mahdollista muuntaa operationaalisiksi linjauksiksi.
Kirjoittajat
Manu Pajuluoma, TaM, Tieto- ja digipalveluiden johtaja, Lapin ammattikorkeakoulu, manu.pajuluoma(at)ulapland.fi.
Jaakko Riihimaa, FT, IT-pääsihteeri, AMK-tietohallintojohtajien AAPA-verkosto, jaakko.riihimaa(at)haaga-helia.fi.
Lähteet
AAPA 2021. Ammattikorkeakoulujen digitalisoinnin kehittämisohjelma 2018–2023. Viitattu 17.8.2023. https://tt.eduuni.fi/sites/aapa/public/Shared%20Documents/AMK_DIGIT_KEOHJ_2018_2023.pdf.
Arene 2022. Ammattikorkeakouluja edustavalla Arenella kirkas strategia sumuiseen maastoon. Viitattu 17.8.2023. https://arene.fi/ajankohtaista/ammattikorkeakouluja-edustavalla-arenella-kirkas-strategia-sumuiseen-maastoon/.
BT-Standard 2023. Bisnesteknologiamalli. Viitattu 17.8.2023. https://btmalli.fi/.
CIO Agenda 2021. Dahlberg, T. ja Hokkanen, P. (toim.), CIO Agenda – Näkemyksiä ja kokemuksia IT:n johtamisesta ylimmälle johdolle. ISBN 978-952-7044-62-6. Karkkila: Ketterät Kirjat Oy.
Abstract
This article describes the formation of the new development program of AAPA, the network of CIOs of Universities of Applied Sciences (UAS). From the strategic level statements approved by Arene, The Rectors’ Conference of Finnish UAS, practical policies supporting the digital transformation of UASs are derived.
AAPA’s development program is a policy document on the basis of which the network prepares its annual action plans. It will be built on three reference frameworks, which are presented in the article.
Arene’ s new strategy emphasizes strongly UAS’s guardianship, which has not been found to be the core mission of information management function. For this reason, there is a need to operationalize new strategy into guidelines more from the perspective of information management.
The described program can also serve as an example for other entities that support the core activities of higher education institutions of how the national level strategy can be utilized in planning the day-to-day operations to support digital transformation in higher education institutions.
