Sanni Aromaa, Jouko Loijas & Meri Pöyhönen
Menestyksekkään tapahtuman avain on luoda tila sosiaaliselle vuorovaikutukselle ja henkilökohtaisille kokemuksille. Järjestäjät tarjoavat puitteet, mutta osallistujien tyytyväisyys voi riippua siitä, kuinka paljon he jakavat yhteenkuulumisen tunnetta muiden osallistujien kanssa. Tapahtuma onnistuu tarjoamalla tilaa ja aikaa poissa arjesta intensiivisille elämyksille. Järjestäjät ovat fasilitaattoreita, jotka auttavat osallistujia muuttamaan kokemukset arvokkaiksi muistoiksi. (Morgan, 2008.)
Hybridikoulutustapahtuma yhdistää tapahtumamuotojen parhaat puolet
Hybriditapahtumassa virtuaali- ja livetapahtuma yhdistetään kokonaisuudeksi, jossa molemmilla yleisöillä on mahdollisuus olla vuorovaikutuksessa sekä keskenään että esiintyjien kanssa.
Lukuisat tutkimukset ovat osoittaneet, että osallistujat ilmoittavat yleensä olevansa tyytyväisiä ja sitoutuneita virtuaalisiin tapahtumiin. Ne tarjoavat mukavuutta, saavutettavuutta ja joustavuutta, jolloin osallistujat voivat osallistua sisältöön ja verkostoitumiseen omaan tahtiinsa missä tahansa. (Wu ym., 2021; Gopalakrishna, Lilien & Donsbach, 2022.) Niiden on havaittu olevan tehokkaita tiedon hankkimisen ja oppimistulosten edistämisessä. Virtuaaliympäristöt voivat tarjota interaktiivisia ja mukaansatempaavia kokemuksia, jotka parantavat tiedon säilyttämistä ja ymmärtämistä. (Alrehaili & Osman, 2022.)
Virtuaalitapahtumat ovat myös osoittaneet kustannus-, hiilijalanjälki- ja resurssitehokkuutta verrattuna livetapahtumiin. (Yates ym., 2022; Foramitti ym., 2021.) Virtuaalitapahtumilla on myös mahdollisuus tavoittaa laajempi yleisö ja parantaa saavutettavuutta: niihin voivat osallistua henkilöt, joilla on fyysisiä, taloudellisia tai maantieteellisiä esteitä. (Foramitti ym., 2021.)
Etäosallistuminen tapahtumiin on nykyään osa ihmisten normaalia käyttäytymismallia erityisesti asiasisältöisten tapahtumien, kuten koulutusten, osalta. Monet kaipaavat livetapahtumien yhteisöllisyyden kokemusta, mutta samalla virtuaalitapahtumien tehokkuus, mukavuus ja ajansäästö houkuttelevat osallistumaan etänä.
Hybriditoteutusmuoto palvelee erityisesti yritysten sisäisiä tiedonjakoon keskittyviä tapahtumia, koulutuksia, seminaareja ja opetustapahtumia. Jokaisen yrityksen ja oppilaitoksen tulisi miettiä, miten järjestetään hybridikoulutustapahtumia, jotka palvelevat mahdollisimman monia ja yhdistävät tapahtumamuotojen parhaat puolet.
Tässä artikkelissa paneudumme onnistuneen hybridikoulutustapahtuman järjestämiseen. Artikkeli pohjautuu vuonna 2022 Hybrid Ninja -hankkeessa tehtyihin puolistrukturoituihin haastatteluihin, joihin osallistui 14 tapahtuma-alan asiantuntijaa. Kaikilla vastaajilla oli kokemusta sekä tapahtumien järjestämisestä että osallistujana olemisesta. He pohjasivat vastauksensa näihin kokemuksiin.
Kuinka järjestää onnistunut hybriditapahtuma?
Haastatteluilla haluttiin selvittää, mitä elementtejä onnistunut hybriditapahtuma sisältää ja mitä osaamista hybriditapahtumatuottajalla tulee olla. Haastatteluteemoja olivat teknologia, tila- ja alustaratkaisut, osallistamisen ja pelillistämisen keinot sekä tapahtumaviestintä.
Lähtökohtana tavoite
Lähes kaikki haastateltavat toivat esiin, että tapahtuman tavoitteen määrittely on onnistumisen kannalta keskeisin huomioon otettava seikka, jonka avulla ennaltaehkäistään monta pulmaa.
“Se on ihan sama mikä etuliite tapahtumaan laitetaan, mut kaikki lähtee siitä et mietitään, miksi me tuomme ihmisiä yhteen, miksi me tuodaan ne yhteen paikkaan, virtuaaliseen tai fyysiseen.”
Tapahtuman tavoite tulisi määritellä ennen tapahtumamuotoa. Jos tapahtuman järjestäminen hybridinä aidosti tuo sille lisäarvoa, on se erinomainen keino tavoittaa lisää yleisöä ja samaan aikaan tarjota henkilökohtaisia kohtaamisia kaipaaville mahdollisuus osallistua paikan päällä. Hybriditapahtuman parhaita puolia onkin se, että se mahdollistaa “jokaiselle jotakin”.
Yleisöjen osallistaminen hybriditapahtumassa
Hybriditapahtumassa on kaksi eri yleisöä, mikä haastaa osallistumista ja osallistamista. Nämä(kään) seikat eivät kuitenkaan itsearvoisesti tuo lisäarvoa, vaan tapahtuman tavoite määrittää, tarvitaanko esimerkiksi osallistavia elementtejä. Osallistamisella tarkoitetaan niitä toimia, joita järjestäjä suunnitelmallisesti tekee saadakseen yleisön osallistumaan ja olemaan vuorovaikutuksessa.
Koulutustapahtumista puhuttaessa on kuitenkin olennaista, että osallistavia ja vuorovaikutuksellisia elementtejä käytetään. Pedagogisesta näkökulmasta ne tehostavat oppimista. (Kukkonen, 2014; Lehto, 2018.) Osallistavat elementit tulee suunnitella niin, että molemmat yleisöt voivat osallistua niihin tahoillaan. Suunnittelu on olennaista myös siksi, että vuorovaikutus ei aina synny itsestään.
“Pelkkä tsättiboksin olemassaolo ei takaa vuorovaikutusta.”
Haastateltavien mukaan keskeisiä osallistamisen keinoja hybriditapahtumassa ovat esimerkiksi tehtävät, äänestykset, pienryhmätilat, Q & A (kysymyksiä ja vastauksia) ja tsätti.
Haastateltavat arvostivat verkostoitumisen mahdollisuutta ja sen fasilitointia. Verkostoitumista voi mahdollistaa tsätin lisäksi yksityisillä videopuheluilla, keskusteluilla näytteilleasettajien kanssa ja pienryhmätyöskentelyllä. Osaava tapahtumanjärjestäjä valitsee osallistamisen keinot tapahtuman tavoitetta tukevasti ja huomioi yleisön tunnistetut erityispiirteet, erilaiset oppijat ja sosiaalisuudet.
“Ihan kaikkia vaihtoehtoja ei kannata edes tarjota,
jotta kokonaisuus pysyy helpommin hahmotettavana osallistujalle.”
Tärkeintä on yleisöjen samanvertainen kohtelu
Hybriditapahtuma järjestetään herkästi niin, että siitä tulee erään haastateltavan sanoin “livetapahtuma, jota voi seurata striiminä tai virtuaalitapahtuma, johon voi tulla myös paikan päälle.” Tapahtuma ei siis tunnu yhteneväiseltä, vaan juontajan fokus valuu vain toisen yleisön kokemukseen. Eriarvoisuuden kokemusta voimistaa, jos eri yleisöt eivät voi edes kommunikoida keskenään.
Tuloksissa painottuu, että hybriditapahtumassa tulisi olla kaksi eri käsikirjoitusta eri yleisöille. Näin varmistetaan, että molemmat yleisöt voidaan huomioida mahdollisimman tasapuolisesti. Toisaalta useampi haastateltava totesi, että keskenään erilaisten yleisöjen palveleminen samanvertaisesti ei ole mahdollista. Tasapuolisuudella tarkoitetaan, että kummastakin asiakaskokemuksesta pyritään luomaan keskenään yhtä hyvät.
“Ihan tärkein on se, että sulla on tasa-arvoinen osallistumismahdollisuus. Ja en tarkoita sitä, että jos läsnäolijoille tarjoaa kahvia niin etänä oleville pitäisi tarjota kahvit kotiin myös, vaan sitä, että kaikilla on samat osallistumismahdollisuudet keskusteluun; se, että kaikki kuulee ja kaikki näkee samat asiat.”
On yleistä, ettei esimerkiksi juontaja tai fasilitaattori huomioi molempia yleisöjä tasavertaisesti. Haastatteluissa nousi esiin ratkaisu, jossa kummallekin yleisölle on eri juontajat. Se vaatii lisää ajallisia ja taloudellisia resursseja. Tämä voi kuitenkin olla pieni satsaus, kun vaakakupissa on tavoitteiden saavuttaminen. Joskus, esimerkiksi juuri resurssien puutteen vuoksi, joudutaan tekemään kompromisseja ja tietoisesti priorisoimaan toista yleisöä.
Kaikki voi kaatua tekniikkaan
Kaikki haasteet eivät ole tapahtumajärjestäjän ratkaistavissa. Hyväkin tapahtuma voi kaatua joko järjestäjän tai etäosallistujan ylikuormittuneeseen verkkoalustaan tai hitaaseen verkkoyhteyteen.
Kun valitaan hybridikoulutustapahtuman tapahtuma-alustaa, tulee huomioida osallistujien monenkirjavuus ja (tekniset) lähtökohdat. Koulutuksen pedagoginen vaikuttavuus kärsii, jos alusta on vaikeaselkoinen ja esimerkiksi tehtävien tekeminen tai koulutuksen seuraaminen vaikeutuu liiaksi sen takia, että osallistujat eivät osaa toimia alustalla.
“Paras alusta on se, jota ihmiset osaavat käyttää.”
Onnistuneen hybriditapahtuman avaimet
Onnistuneen hybriditapahtuman avaimet ovat riittävät resurssit, tapahtuman tavoitteen määrittely ja sen heijasteleminen jokaista tapahtuman osaa vasten, tasavertaisen asiakaskokemuksen fasilitointi, osallistamisen keinot ja omat tapahtumakäsikirjoitukset etä- ja liveyleisölle sekä riittävän helppokäyttöisen tapahtuma-alustan valinta. Näitä havaintoja voidaan soveltaa koulumaailman hybridikoulutustilaisuuksissa, jotta niistä saadaan sekä pedagogisesti että osallistujakokemukseltaan parempia kokonaisuuksia.
Kirjoittajat
Sanni Aromaa, MA, palvelumuotoilija, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, sanni.aromaa(at)haaga-helia.fi.
Jouko Loijas, MBA, lehtori, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, jouko.loijas(at)haaga-helia.fi.
Meri Pöyhönen, BA, projektiasiantuntija, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, meri.poyhonen(at)haaga-helia.fi.
Lähteet
Alrehaili, E. A., & Al Osman, H. 2022. A virtual reality role-playing serious game for experiential learning. Interactive Learning Environments, 30 (5), 922–935.
Foramitti, J., Drews, S., Klein, F., & Konc, T. 2021. The virtues of virtual conferences. Journal of Cleaner Production, 294, 126287.
Gopalakrishna, S., Lilien, G. L., & Donsbach, A. 2022. Trade shows in the business marketing communications mix. In Handbook of business-to-business marketing (pp. 247–265). Edward Elgar Publishing.
Kukkonen, H. 2014. Osallistava pedagogiikka ja identiteettityön kriittiset kohdat. Kynnyskäsitteet. Teoksessa Tapani, A., Kukkonen, H. & Stenlund, A.(toim.): Pysäköinti kielletty – huoltoajo sallittu. Yrittäjyyspedagogiikka moottorina kohti uudenlaista ammatillisuutta. Tampereen ammattikorkeakoulun julkaisuja, Sarja B. Raportteja, 72, 112–128.
Lehto, S. 2018. Osallistava pedagogiikka liikuntakasvatuksessa: Tapauksena koulun liikuntakerhot. Sosiaalipedagoginen aikakauskirja, 19, 59–81.
Morgan, M. 2008. What makes a Good Festival? Understanding the Event Experience. Event Management, 12 (2), 81–93. https://doi.org/10.3727/152599509787992562.
Wu, J. Y., Liao, C. H., Cheng, T., & Nian, M. W. 2021. Using data analytics to investigate attendees’ behaviors and psychological states in a virtual academic conference. Educational Technology & Society, 24 (1), 75–91.
Yates, J., Kadiyala, S., Li, Y., Levy, S., Endashaw, A., Perlick, H., & Wilde, P. 2022. Can virtual events achieve co-benefits for climate, participation, and satisfaction? Comparative evidence from five international agriculture, nutrition and health Academy week conferences. The Lancet Planetary Health, 6 (2), e164e170.
Organizing a Successful Educational Hybrid Event
A successful hybrid event consists of sufficient resources, defining the goal of the event, facilitating equal participant experiences by having two separate event scripts for the live and virtual participants and choosing a user-friendly event platform. The observations in this article can be applied in educational hybrid events to make them better both pedagogically and in terms of participant experience.
