Yhteisellä polulla kohti tulevaisuutta – Lapin korkeakoulukonsernin yhteinen tietohallinto ja IT-palvelut

Kirjoittajat: Manu Pajuluoma & Markku Taipale.

Lapissa on yli kymmenen vuotta tehty menestyksekästä sopimuspohjaista yhteistyötä korkeakoulujen IT-palveluiden tuotannossa. Nyt olemme ottaneet seuraavan strategisen kehitysloikan, kun Lapin ammattikorkeakoulun sekä Lapin yliopiston yhteinen tietohallinto ja IT-palvelut aloittivat vuoden 2019 alussa. Miksi ja miten se tehtiin ja minne olemme matkalla?

Historiaa

Meillä Lapissa on yli kymmenen vuotta tehty menestyksekästä sopimuspohjaista yhteistyötä IT-palveluiden tuotannossa Lapin korkeakoulukonsernin (LUC) IT-palvelualueella. Lapin ammattikorkeakoulu (Lapin AMK), Lapin yliopisto (LY) sekä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä (REDU) ovat yhdessä tuottaneet ja kehittäneet opetuksen, tutkimuksen sekä TKI-toiminnan tarvitsemia ICT-palveluita sekä infrastruktuuria. Tavoitteenamme on ollut auttaa opiskelijoiden ja henkilökunnan liikkuvuutta oppilaitosten välillä ja tuottaa laadukkaita palveluita. Samalla on huolehdittu kustannustehokkuudesta, osaamisesta ja riskienhallinnasta. Nyt olemme ottaneet seuraavan strategisen kehitysloikan, kun Lapin ammattikorkeakoulun sekä Lapin yliopiston tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilöstö siirtyi vuoden vaihteessa 2019 liikkeenluovutuksella yhteiseen organisaatioon.

Miksi?

Vuonna 2015 toteutettiin arviointitutkimus, joka koski Lapin korkeakoulukonsernin kirjastoa ja palvelukeskusta. Arviointitutkimuksessa selvitettiin Lapin korkeakoulukonsernin yhteistyöverkoston rakentumisen ja organisoitumisen vaiheita. Lisäksi arviointitutkimuksen tarkoituksena oli tuoda soveltuvin osin lisäarvoa ja vaikuttavuutta kehittämistarpeisiin ja -toimenpiteisiin. (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 3)

Arviointitutkimuksessa arvioitiin yhteistyöverkoston rakentumista nelivaiheisella kypsyystasomallilla. Kypsyystasomallissa IT-palvelualueen toiminta arvioitiin arviointikohteista kehittyneimmäksi ja sijoitettiin ”kumppanuusperustaisen yhteistyön” tasolle. (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 79)

Kuvio 1. Kehittyneisyyden tasot verkostomaisen, vuorovaikutteisen konserniyhteistyön organisoitumiselle ja toteutukselle. (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 78)

Arviointitutkimuksen keskeisinä suosituksina IT-palvelualueelle oli, että ”palvelualueeseen voisi liittää tietoista riskiä, mutta riskienhallinnallisesti. Esimerkiksi yhteistyön toteuttamista voisi kehittää konsernitasoisen palkkiojärjestelmän kokeilulla ja itsenäisemmällä organisoitumisella, riippumattomammin tilaajaorganisaatioista. Yhden johdon alle sijoittuva kokonaisuus vastuineen on kokeilunarvoinen ja voisi viedä tietohallinnollisen strategiaotteen avulla lähes saumattomaan ja toiminnalliseen yhteistyöhön.” (Syväjärvi & Tyvitalo 2015, 82–83)

Myös Korkeakoulujen arviointineuvoston (KARVI) toteuttamassa Lapin yliopiston auditoinnissa vuonna 2016 tunnistettiin, että ”Lapin korkeakoulukonserni näyttäytyy edelläkävijänä siinä, miten yliopistot, ammattikorkeakoulut ja toisen asteen ammatilliset oppilaitokset voivat tiivistää yhteistyötään tukipalveluiden organisoinnissa ja koulutuksen kehittämisessä”. (Hildén, Mononen, Nykänen, Otala, Räsänen, Apajalahti & Moitus 2016, 65.)

Lapin ammattikorkeakoulu toteutti 2018 sisäisen teema-auditoinnin, jossa kohteena oli muun muassa IT-palvelut oppimisen, opetuksen ja TKI-toiminnan kannalta. Auditoinnin johtopäätöksissä IT-palveluiden vahvuudeksi nousi konserniyhteistyö ja tietohallinnon toiminnan systemaattinen kehittäminen. Sen nähtiin johtaneen aiempaa parempaan palvelutuotantoon. IT-palveluiden kehittämiskohteiksi nimettiin asiakkuuden hoitomallin, projektisalkun hallinnan sekä asiakaspalautejärjestelmän kehittäminen. (Kähkölä, Forest, Juola, Löytänen & Tiirola, 8.)

Näistä lähtökohdista korkeakoulumme ovat rakentamassa yhteistä entistä tiiviimpää tulevaisuutta käynnissä olevalla Lapin korkeakoulunkonsernin strategiatyöllä. Strategiatyössä selkiytetään johtamista ja päätöksentekoa sekä otetaan käyttöön yhteiset palvelut. Pyrimme tällä muutoksella vastaamaan entistä paremmin digitalisaation haasteisiin ja rakentamaan yhdessä Lapin korkeakoulukonsernia yhteisömme parhaaksi. Tietohallinnossa ja IT -palveluissa tämä on tarkoittanut 1.1.2019 toteutettua liikkeenluovutusta.

Miten?

Lapin korkeakoulunkonsernin kehittämistä on ohjannut LUC2020-kehittämisohjelma. Kehittämistoimet on projektoitu, aikataulutettu ja resursoitu tiiviissä yhteistyössä. Kerrallaan käynnissä on ollut noin kymmenen projektia.

Tietohallinto ja IT-palvelut -muutosprojekti käynnistyi vuoden 2018 tammikuun lopussa. Laatimassamme projektisuunnitelmassa asetimme tavoitteeksemme strategisen toimintaotteen ja saumattoman toiminnallisen yhteistyön. Tunnistimme, että tavoite on mahdollista saavuttaa, mikäli pystymme mahdollistamaan työn mielekkyyden ja työtyytyväisyyden kokemuksen sekä parantamaan työn sujuvuutta. Pyrimme selkeyttämään organisoitumista, vastuunjakoa ja kehittämään erityisesti henkilöstön osallistumista.

Valitsimme muutoksemme työkaluksi yhteissuunnittelun. Halusimme, että työyhteisömme pääsee vaikuttamaan oman arkensa muuttamiseen. Näin saamme muutostyöhön mukaan myös työyhteisömme näkökulman parhaalla mahdollisella tavalla. Organisaatiomme rakenne on syntynyt palvelemaan sitä, että ihmiset voisivat auttaa toisiaan suorittamaan yhteistä tehtävää tuloksellisesti. Organisaation tarkoituksena on luoda siihen kuuluville ihmisille ympäristö, jossa oman osaamisen hyödyntäminen onnistuu paremmin.

Kehittämistyön pohjaksi kuvasimme toimintamme nykytilan sekä yhteisen tietohallinnon ja IT-palvelujen vision. Hyödynsimme visioinnissa yhteisössämme toteutettujen auditointien ja arviointien tuloksia sekä havaitsemiamme onnistumisia ja kehittämiskohteita. Niiden pohjalta lähdimme kehittämään organisaatiorakennetta, ydintehtäviä, rooleja sekä vastuita yhteissuunnittelun menetelmin asiantuntijoiden työryhmissä.

Tapasimme henkilökohtaisesti jokaisen työyhteisön jäsenen. Keskusteluissa tarkastelimme visiota, alustavaa organisaatiorakennetta sekä henkilön omia työtehtäviä ja niiden sijoittumista uudessa tavoitetilan organisaatiossa. Keskusteluissa nousi esille monia erilaisia ideoita ja huomioita toimintamme kehittämiseksi, mutta myös huolia ja pelkoa tulevasta. Ajatuksemme oli, että osallistumalla muutoksen tekemiseen syntyy myös omistajuutta muutoksen lopputuloksista.

Tarkoituksenamme oli, että tarvittavat päätökset tehdään yhteissuunnittelun pohjalta parhaalla käytettävissä olevalla ymmärryksellä. Siksi työyhteisömme kaikki jäsenet ovat osaltaan pääsivät mukaan muutostyöhön. Niinpä yhdessä laadimme myös toimeenpanosuunnitelmat muutosten toteuttamiseksi sekä riskianalyysit riskien hallitsemiseksi. Samalla suunnittelimme myös tulevan vuoden budjettia ja henkilöstösuunnitelmaa yhdessä.

Molempien korkeakoulujen hallitukset tekivät kesäkuussa liiketoimintapäätökset tietohallinnon ja IT -palveluiden liikkeenluovutuksesta. Lapin ammattikorkeakoulun tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilöstö siirtyi yhden johdon alaisuuteen saman työnantajan palvelukseen Lapin yliopistoon uuteen Lapin korkeakoulukonsernin yhteiseen Tietohallinto ja IT-palvelut -organisaatioon. Korkeakoulujen toimintojen asiakasohjaus näkyy niin tietohallinnon ja IT -palveluiden tuottamisessa kuin organisaation muutosta tukevien IT-projektien toteuttamisessa ja IT-investointien kohdentamisessakin.

Palveluiden laadukkuus, kustannustehokkuus, riskienhallinta sekä jatkuva parantaminen varmistetaan asiakkuuden hoitomallin avulla, jonka viitoittamana käydään vuoropuhelua asiakkaiden kanssa, kartoitetaan käyttäjätarpeita sekä huolehditaan molemmin puolisesta palautteesta. Olemme sopineet vastuuhenkilöistä ja yhteisistä toimintatavoista substanssiyksiköiden kanssa sekä laatineet vuosikellon rytmittämään yhteistyötä niin strategisella, taktisella kuin operatiivisellakin tasolla. Asiakastyytyväisyys on tärkein toimintaamme ohjaava mittari.

Korkeakoulujen toiminnan kehittämistä tuetaan toimintalähtöisellä ICT-projektisalkun hallintamallilla. Sen tavoitteena on priorisoida ja projektoida ICT-kehittämisinvestoinnit ICT-projektisalkkuun yhdessä korkeakoulujen substanssitoimijoiden kanssa, jotta kehittämisen resurssit saadaan ohjattua strategisesti merkittävimpiin hankkeisiin sekä varmistettua niiden läpimeno. Toimintaa fasilitoidaan ICT-projektisalkun ohjausryhmässä, jossa substanssitoiminta sekä opiskelijat ovat vahvasti edustettuna molemmista korkeakouluista. Kokoonnumme neljä kertaa vuodessa päättämään kehittämisen painotuksista sekä käynnistettävistä projekteista.

Tietohallinto ja IT-palvelut on sisäisesti organisoitunut toiminnallisiin ryhmiin, joille on määritetty selkeät ydintehtävät, roolit sekä vastuut. IT-palvelutuotannossa teemme yhä tiivistä yhteistyötä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän kanssa ja olemme yhdessä sopineet infrastruktuurimme kehittämisestä tulevaisuuteen suuntaavan teknologisen tiekartan avulla.

Minne olemme matkalla?

Kaikkia aloja läpileikkaava digitalisaatio on tehnyt kehittämis- ja tietohallinto-osaamisesta entistä merkityksellisempää kaikissa organisaatioissa. Digitalisaation tavoitteena on uudistaa sekä toimintatapoja että sisäisiä prosesseja ja sähköisiä palveluita uutta teknologiaa hyödyntämällä. Kyse on isosta oivalluksesta, miten omaa toimintaa voidaan radikaalistikin muuttaa tieto- ja viestintäteknologian avulla.
Lapin korkeakoulukonserni määrittelee tällä hetkellä yhteistä strategiaansa kohti vuotta 2030. Digitalisaatio nousee tärkeänä mahdollistajana tulevaisuuden korkeakoulujen toiminnassa. Samalla arvioidaan, mitkä kehittämishankkeet ja ICT-projektit ovat organisaation kannalta strategisesti merkittäviä. Tietohallinto ja IT -palvelut toimivat organisaation johdon ja ydintoimintojen tukena niin muutosten suunnittelussa kuin toteuttamisessakin. IT-palvelut ovat mahdollistaja.

Tietohallinto ja IT-palvelut on aina ollut uusien asioiden oppimisen äärellä ja toimintamme on kehittymässä IT-palvelutuotannon pyörittämisestä kohti strategista toimintaotetta. Tämä painopisteen muutos viitoittaa tulevien vuosien polkua osaamisen kehittämisessä.

Kirjoittajat

Manu Pajuluoma, TaM, Tietohallintojohtaja, Lapin yliopisto & Lapin ammattikorkeakoulu, Manu.Pajuluoma(at)ulapland.fi

Markku Taipale, FM, Tietohallintopäällikkö, Lapin yliopisto & Lapin ammattikorkeakoulu, Markku.Taipale(at)lapinamk.fi


Hildén, Kaarlo; Mononen, Mikko; Nykänen, Marjo; Otala, Leenamaija; Räsänen, Petri; Apajalahti, Touko ja Moitus, Sirpa 2016. Lapin yliopiston auditointi 2016. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus, Julkaisut 7:2016.

Kähkölä, Hannu; Forest, Merja; Juola, Veli; Löytänen, Oona ja Tiirola, Jouko 2018. Sisäinen teema-auditointi IT-palvelut oppimisen, opetuksen ja TKIn kannalta -raportti. Lapin ammattikorkeakoulu, 17.4.2018.

Syväjärvi, Antti ja Tyvitalo, Jenni 2015. Kohti konsernia – Lapin korkeakoulukonsernin kirjaston ja palvelukeskuksen arviointi. Lapland University Press, 2015.

Digijuna meni jo, oletko mukana?

Kirjoittaja: Tiina Laiho

”Onko yrityksemme digiosaaminen ajan tasalla? Millaista osaamista tarvitaan digitaalisessa murroksessa? Miten kehitämme tarvittavaa digitaalista osaamista?”

Nämä olivat kysymyksiä, joita esitimme keväällä 2016 yrityksille, julkishallinnolle ja yrittäjille ympäri Suomen. Tutkimme yhdessä 18 ammattikorkeakoulun kanssa vuoden ajan digitaalisen murroksen vaikutusta liike-elämän osaamistarpeisiin. Tutkimus-ja kehityshanke on osa opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamaa Digiliike-erikoistumiskoulutushanketta (ks. DigiERKO).

Tutkimusmetodeina olivat yritystapaamiset ja keskustelut, henkilökohtaiset haastattelut ja verkkokyselyt. Haastatteluissa ja keskusteluissa oli mukana lähinnä keskijohtoa, yrittäjiä ja operatiivisen tason työntekijöitä noin sadasta eri yrityksestä. Kohderyhmässä oli erikokoisia yrityksiä, suurista pieniin ja keskisuuriin sekä startup-yrityksiin. Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa työelämälähtöisesti osaamisalueet, joihin digitaalisuus ja digitaalinen murros vaikuttavat erityisesti. Nämä osaamisalueet tulevat olemaan perustana jatkossa erikoistumiskoulutukselle, johon ammattikorkeakoulut hakevat opetus- ja kulttuuriministeriöltä toteutusrahoitusta.

Digitaalisen liiketoiminnan erikoistumiskoulutusta suunnitellaan tarjottavaksi jo työelämässä toimiville, perustutkinnon suorittaneille opiskelijoille, jotka haluavat syventää omaa digitaalista liiketoimintaosaamistaan.

Digitaalinen murros ja strategiatason osaamishaasteet yrityksissä

Digitaalisuus voidaan ymmärtää eri tavoin, joten hankkeen alussa keskustelimme paljon siitä, mitä digitaalinen murros oikein tarkoittaa ja miten se vaikuttaa organisaatioihin. Käymissämme keskusteluissa kyseenalaistettiin jo alussa perinteinen ajattelu organisaatioiden eri funktioista ja työntekijöiden rooleista. Digitaalinen murros nähtiin kaiken kattavana ”vallankumouksena”, joka muuttaa yrityksen liiketoimintaa ja liiketoimintaympäristöä kokonaisvaltaisesti. Päädyimme nopeasti siihen, että digitaalinen muutos kulkee läpi koko yrityksen ja vanhanmalliset organisaatiorajat tulee unohtaa. Eri funktioiden rajat hämärtyvät ja perinteiset toimenkuvat monipuolistuvat ja muuttuvat.

Haastattelimme eri toimialoilla ja eri tehtävissä työskenteleviä ihmisiä yritysten digitaalisista haasteista. Haastateltavia oli kaikkiaan noin 100. Yhteinen haaste, joka tuli esiin kaikissa keskusteluissa, liittyi liiketoimintaympäristön muutoksiin ja muutosten ymmärtämiseen. Yrityksissä koettiin, että strategisen tason digitaalista osaamista tarvitaan läpi organisaation, ylimmästä johdosta lähtien aina toteuttavaan, operatiiviseen tasoon asti.

Digitaalisen liiketoiminnan strategian aihealueella keskusteltiin uusista liiketoimintamalleista ja verkostoista, ansaintalogiikoista, uusista innovaatioista ja palveluista. Markkinamuutosta haluttiin myös ymmärtää uudenlaisten megatrendien kuten jakamistalouden ja ekosysteemiajattelun kautta. Selkeää tarvetta oli myös uudenlaiselle joustavalle muutosjohtamiselle ja ketterälle kehittämiselle. Myös tietoturva, kansainvälisyys, uudenlaisten teknologioiden ymmärtäminen ja regulaatio puhuttivat.

Haastattelujen pohjalta kävi ilmi, että tulevaisuuden digiosaajilta vaaditaan myös asiakas- ja markkinaymmärrystä sekä asiakaskohtaamisten ja monikanavaisuuden, palvelumuotoilun ja kokeilukulttuurin sisäistämistä. Tutkimuksen ja keskustelujen etenemisen myötä tuli yhä selvemmäksi, kuinka laajasti digitaalisuus muuttaa yrityksiä. Lista tulevaisuuden digiosaajan kompetensseista ja osaamisalueista muodostui pitkäksi ja haasteelliseksi.

Osaamishaasteet näkyvät myös yritysten johdossa

Hankkeessa tehdyt haastattelut osoittivat, että yritysten johdossa ei usein ymmärretty strategisia kysymyksiä eikä osaamista ollut kaikista tarvittavista digitaalisuuden teemoista. Vaatimukset ymmärtää ja toteuttaa strategiaa tarkoittavat myös, että jokaisen organisaatiossa toimivan tulisi tietää ainakin strategian perusasiat. Vastaajien mukaan yrityksen jokaisella tasolla täytyisi olla liiketoiminnan muutoksen osalta myös strategista osaamista ja ymmärrystä, jotta yritykset menestyisivät muuttuvilla markkinoilla. Eri organisaatiotasoilla toimivien osaamisen taso ja tarve on erilainen. Mitä enemmän yritysten organisaation rakenteet madaltuvat ja mitä nopeammin ne toimivat, sitä enemmän strategista ymmärrystä tarvitaan. Ylimmän johdon kyvyttömyys viestiä, sitouttaa ja tehdä strategiaa ymmärrettäväksi muuttuvassa digitaalisessa ympäristössä nähtiin myös suurena riskinä.

Hankkeessa tehty selvitys osoitti, että digitaalisen osaamisen kehittäminen vaatii myös osittaista poisoppimista ja vanhan osaamisen, tiedon ja taidon uudelleen soveltamista. Hankkeen yhdeksi loppupäätelmäksi muodostui se, että strategisen digitaalisen liiketoiminnan osaaminen on osa-alue, jota tulee tarjota kaikille digitaalisen erikoistumiskoulutuksen piiriin tuleville, riippumatta työtehtävistä.

Digitaaliseen murrokseen liittyvä osaamistarve vaikuttaa kaikkiin toimintoihin ja prosesseihin. Eri osa-alueilla tulevat lisäksi esiin myös funktiokohtaiset digitaaliset taidot. Myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun roolit lähentyvät toisiaan ja etenkin digitaalinen työkaluosaamisen tarve liittyen näihin tehtäviin lisääntyy.

Lisätietoa:

Pääkaupunkiseudulla Haaga-Helian, Metropolian ja Laurean ammattikorkeakoulut järjestävät keväällä 2017 ensimmäisen digitaalisen liiketoiminnan pilottikoulutuksen, jossa koulutuksen sisältöä testataan ja kehitetään. Mukana on ylemmän korkeakoulututkinnon opiskelijoita kaikista kolmesta ammattikorkeakoulusta sekä täydennyskoulutukseen tulevia opiskelijoita yrityksistä.

Lisätietoa koulutuspilotista voit lukea osoitteesta www.haaga-helia.fi/digitekijä.

Kirjoittaja

Tiina Laiho, KTM, projektipäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, tiina.laiho(at)haaga-helia.fi