Kirjoittajat: Outi Pelkonen, Johanna Krappe & Juha Venho.
Kuinka montaa tutkimusprojektia teemme yhdessä saksalaisten kanssa? Mitkä projektit toteuttavat strategiassa määriteltyä kiertotalouden painopistealuetta? Montako projektia meillä on yhdessä paikallisten suuryritysten kanssa? Paljonko meidän pitää osoittaa omarahoitusta tälle 5G-projektille ensi vuonna? Montako henkilötyövuotta projektien toteuttamiseen tarvitaan tänä vuonna?
Vastaako sinun organisaatiosi projektisalkunhallintajärjestelmäsi tämänkaltaisiin kysymyksiin? Meidän järjestelmämme ei vastannut, mutta nyt vastaa.
Digitalisaatiolla salkunhallintaan
Vuonna 2014 Turun ammattikorkeakoulussa oltiin umpikujassa. Turun AMK:n projektisalkunhallinta oli sirpaleista. Yleinen huolenaihe oli, tiedetäänkö organisaatiossa riittävästi projekteista, niiden etenemisestä, haasteista ja ylipäänsä siitä, millaisia projekteja on käynnissä tai mikä projektien taloudellinen tilanne on. Turun AMK:n projektisalkun- ja projektinhallinnan prosessit sekä näihin liittyvät toimintakäytännöt eivät tukeneet riittävästi projektien toteuttamista eivätkä salkun johtamista.
Projektitoiminnan tiedonhallinnan kehittämiseksi teetettiin organisaation sisäinen esiselvitys (Kuusela ym. 2014). Esiselvityksessä todettiin, että Turun AMK:n projektitoiminta kokonaisuudessaan kaipaa toimintatavoista ja projektien toteuttajien tarpeista lähtevää kehittämistä. Muutostyöhön ryhdyttiin vuonna 2015 uuden, keskitetyn TKI-palvelut -yksikön perustamisen yhteydessä.
Valtiovarainministeriö on määritellyt, että digitalisaatio on toimintatapojen asiakaslähtöistä uudistamista teknologiaa hyödyntämällä (Rissanen 2016, 2). Projektisalkunhallinnan uudistaminen nähtiinkin merkittäväksi Turun AMK:n digitalisaation kehittämishankkeeksi. Uudistuksessa oli kyse pääosin muutosjohtamisesta, jossa teknologia nähtiin muutoksen mahdollistajana.
Tavoitteeksi asetettiin TKI-prosessien kehittäminen sekä sitä tukevan nykyaikaisen ja helposti lähestyttävän projektisalkunhallintajärjestelmän hankinta. Uudistuksella haluttiin erityisesti helpottaa projektitoimijan jokapäiväistä työskentelyä, virtaviivaistaa prosesseja, vähentää käytössä olevien järjestelmien ja Excel-taulukoiden määrää sekä antaa työkalu tiedolla johtamiseen.
Toiveiden tynnyri
Muiden korkeakoulujen käyttämät tietojärjestelmät olivat projektiryhmän tiedossa ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien verkoston (AAPA) ja yliopistojen tietohallintojohtajien verkoston (FUCIO) toteuttaman systeemikyselyn ansiosta. Olisikin ollut turvallinen, helppo sekä houkutteleva etenemistapa hankkia joku ammattikorkeakouluissa laajalti käytössä oleva tietojärjestelmä ja lähteä uudistamaan omaa toimintaa sen pohjalta.
Projektiryhmä ei kuitenkaan hakenut helppoa ratkaisua, vaan lähti liikkeelle eri käyttäjäryhmien tarpeiden kartoittamisesta ja niiden pohjalta optimaalisimman ratkaisun etsimisestä. Tämä linjaus valittiin, vaikka sen tiedostettiin olevan työläämpi ja sisältävän mahdollisesti useita riskitekijöitä. Projektiin sitoutettiin kaikissa sen vaiheissa laaja joukko yhdessä tunnistettuja käyttäjäryhmiä: projektipäälliköitä, projektitalouden asiantuntijoita, sektoreiden TKI-koordinaattoreita, tutkimusvastaavia, koulutus- ja tutkimuspäälliköitä, johtoryhmän jäseniä sekä taloushallinnon, HR-palveluiden ja TKI-palveluiden henkilöstöä.
Toiveita, tarpeita ja vaatimuksia koottiin useissa työpajoissa. Vaatimusmäärittely haluttiin toteuttaa huolellisesti. Erityisenä painopisteenä olivat käyttäjien tarpeista lähtevät toiminnalliset vaatimukset. Uuteen toimintatapaan ja tietojärjestelmään kohdistui parisataa vaatimusta. Kaikkiin toiveisiin yksi järjestelmä ei kykene vastaamaan: vaatimusmäärittelyssä päädyttiin 61 toiminnalliseen vaatimukseen.
Projektiryhmä jatkoi työtä tutustumalla lukuisiin tietojärjestelmiin. Hankintaprosessin lopputuloksena Turun AMK teki hankintapäätöksen joulukuussa 2016. Valittu järjestelmä toteutti kattavasti toiminnalliset vaatimukset ja oli projektiryhmän mielestä käytettävyydeltään ja ulkoasultaan miellyttävin sekä hankinta- ja käyttökustannuksiltaan kohtuullinen.
Nopea käyttöönotto, pitkä muutos
Pitkän esiselvitysvaiheen jälkeen varsinainen käyttöönottoprojekti oli nopea. Toiminnallisia ominaisuuksia otettiin käyttöön portaittain.
- Tietojärjestelmän käyttöönoton kick-off -tilaisuus yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa järjestettiin helmikuussa 2017. Käyttöönottoon kuului kolme suunnittelun ja määrittelyn työpajaa, joissa järjestelmän ominaisuuksien lisäksi kehitettiin projektiprosesseja ja toimintatapoja.
- Muutosten ja nimikilpailun jälkeen TEPPO-järjestelmä ja sen myötä uudet projektiprosessit ja toimintatavat otettiin käyttöön 1.6.2017.
- Projektit syötettiin järjestelmään kesän aikana.
- Projektisalkunhallinta aloitettiin syyskuussa. Projektin elinkaaren alkuvaiheen työkalu “ideaportfolio” otettiin käyttöön samaan aikaan.
- Resursointi- ja tuntikirjaustyökaluja testattiin TKI-palveluissa marras-joulukuun aikana. Tammikuusta 2018 alkaen AMK:n henkilöstön työaika on resursoitu ja palkat kohdistettu järjestelmän avulla.
Järjestelmää käyttää kuukausittain reilusti yli 400 AMK:n työntekijää. Tästä syystä uuden järjestelmän käyttöönotossa koulutuksella ja ohjeistuksilla oli merkittävä rooli. Järjestelmän käyttöä helpottamaan tehtiin manuaali, yhden sivun pikaohje, ohjevideoita sekä jokaiseen järjestelmän näkymään liittyvä täsmäohje.
Muutosten tiedottamisessa AMK:n intranet on ollut keskeinen. Käyttöönoton jälkeen on tehty kohdennettua tiedottamista sähköpostilla ja järjestelmän aloitusnäkymän bannerissa. Pääkäyttäjät kouluttivat sektoreiden johtoryhmät ja tutkimusvastaavat sekä laajemmin henkilöstöä henkilöstökokouksissa ja 26:ssa yksikkö- ja tutkimusryhmäkohtaisessa koulutuksessa. HR-palvelut on järjestänyt lisäksi pop up -koulutusta tuntien kirjaamiseen. Projektipäälliköt ja controllerit ovat saaneet täsmäkoulutuksia.
Koulutukset jatkuvat tulevaisuudessakin sekä uusille käyttäjille että kokeneille konkareille, koska uusien toimintatapojen omaksuminen on nopeaa käyttöönottoa huomattavasti pidempi prosessi. Ylimmän johdon vankkumaton tuki on ollut muutoksen johtamisessa erityisen tärkeää.
“Miten meni noin niinku omasta mielestä?”
Keväällä 2018 AMK:n johtoryhmä halusi toteuttaa TEPPO-järjestelmän käyttöönotosta sisäisen arvioinnin. Arvioinnilla haluttiin kuulla käyttäjien näkemyksiä käyttöönotosta järjestelmän jatkokehitystä ja tulevia järjestelmähankintoja varten.
Arviointiraportissa (Haajanen ym. 2018, 2) todetaan, että uudistus oli suunniteltu laajaa asiantuntijajoukkoa kuunnellen, tosin opettajien osallistuminen oli jäänyt melko vähäiseksi. Uudistuksen myötä:
- tiedon laatu ja luotettavuus on parantunut merkittävästi,
- järjestelmän käyttökokemus on positiivinen,
- käyttöliittymä on helppo omaksua ja looginen käyttää,
- koulutusta on ollut saatavilla kattavasti,
- käyttäjätuki on ollut kiitettävää.
TKI-työtä tekevät pitivät TEPPO-järjestelmää erittäin hyvänä työkaluna, vähemmän TKI-toimintaan osallistuvat opettajat suhtautuivat asiaan kriittisemmin. Arvioinnissa kiinnitettiin huomiota tarpeeseen edelleen kehittää yhtenäisiä toimintatapoja ja -käytänteitä järjestelmän rinnalla. (Haajanen ym. 2018, 2-3.)
Tyypillisesti ison organisaation krooninen akilleen kantapää on viestintä. Raportissa todetaan, että viestintään on kiinnitettävä tulevissa järjestelmähankinnoissa korostuneesti huomiota. Käyttäjille on perusteltava, miksi uusi toimintatapa ja tietojärjestelmä otetaan käyttöön, kuka tietoa hyödyntää ja kenen työtä se helpottaa (Haajanen ym. 2018, 4.)
Vuoden 2019 alussa tehtiin TEPPO-järjestelmän käyttökokemuksiin liittyvä kysely sellaisille käyttäjäryhmille, jotka käyttävät järjestelmää projektin- tai projektisalkunhallinnan näkökulmista. Kyselyn tavoitteena oli selvittää muun muassa, mihin tarkoitukseen järjestelmää käytetään, minkälaisena käytettävyys koetaan, miten järjestelmä palvelee projektisalkunhallintaa, miten sitä tulisi kehittää sekä millaisia koulutus- ja neuvontatarpeita käyttöön liittyy.
Kyselyn mukaan järjestelmää käytetään pääasiassa henkilöstön resursointiin, palkkojen kohdistamiseen ja projektien tuntien sekä talouden seurantaan. Vastaajista 68 prosenttia oli täysin tai jokseenkin samaa mieltä siitä, että järjestelmä tukee hyvin Turun ammattikorkeakoulun projektisalkunhallintaa ja että järjestelmä on parantanut tiedon saantia ja viestintää.
TEPPO tiedon valtatiellä
Viestinnän parantumisen ja organisaation oppimisen sanotaan olevan toimivan projektisalkunhallinnan ensimmäiset hyödyt (Lehtonen ym. 2006, 14). TEPPO poisti tieltään manuaalisesti päivitettävät Excelit, aikaisemmin käytössä olleen projektisalkunhallinnan tietojärjestelmän ja opettajien resursointityökalun sekä lukuisia palkankohdistus- ja muita lomakkeita. TEPPO-järjestelmän ideaportfolio on tuonut läpinäkyvyyttä ja avoimuutta projektien suunnitteluvaiheeseen. TEPPO kertoo, mihin tunnit on kohdistettu ja mikä on projektisalkun taloustilanne reaaliaikaisesti. TEPPO myös kohdistaa palkat suoraan taloushallinnon samaan aikaan rakentaman ”palkkamyllyn” kautta. Mylly jauhaa automaattisesti TEPPO-järjestelmän työajankohdistusraportin sopivaan muotoon ja säästää etenkin taloushallinnon resursseja merkittävästi. Uudistuksen myötä tiedon laatu ja luotettavuus ovat parantuneet, mikä mahdollistaa tiedolla johtamisen.
“Mä joka päivä töitä teen”
Organisaatiomme kehittää aktiivisesti prosesseja ja toimintatapoja. TEPPO-järjestelmä tukee näitä muutoksia, ja järjestelmää kehitetään koko ajan muutosten vaatimaan suuntaan. Pääkäyttäjäryhmä kokoaa kehittämisehdotuksia, jotka priorisoidaan ennen niiden toteuttamista. Samaa järjestelmää käyttävät organisaatiot tekevät yhteistyötä ja hyödyntävät esille tulevia parhaita käytänteitä omassa kehittämistyössään. Kalmarin mukaan käyttäjien mielestä on hyödyllistä nähdä, minkälaiseksi muut ovat räätälöineet järjestelmänsä (Kalmari 2019, 38). Artikkelin kirjoittamishetkellä Turun ammattikorkeakoulun kehittämislistalla ovat resursoinnin ja tuntikirjausten prosessin kehittäminen, raporttien selkeyttäminen, visualisointi ja karsiminen sekä sähköisen allekirjoituksen hankinta. TEPPO elää vahvasti nykyajan ja prosessien hektisessä muutoksessa, se on ikivihreä eikä sammaloidu koskaan.
Kirjoittaja
Outi Pelkonen, Tradenomi, suunnittelija, Turun ammattikorkeakoulu, outi.pelkonen@turkuamk.fi
Johanna Krappe, FM, TKI-palvelupäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu, johanna.krappe@turkuamk.fi
Juha Venho, Insinööri (ylempi AMK), tietohallintopäällikkö, Turun ammattikorkeakoulu, juha.venho@turkuamk.fi
[vc_tta_accordion active_section=”0″ no_fill=”true” el_class=”lahteet”][vc_tta_section title=”Lähteet” tab_id=”1458134585005-b3f22396-5506″]
Haajanen, K.; Venho, J.; Lakka, U-M.; Helmi, S. & Storti, A. 2018. TEPPO-tietojärjestelmän käyttöönoton teema-arviointi. AMK:n sisäinen raportti.
Kalmari, R. 2019. The role of C2C relationships in B2B brand community – Case: Thinking Portfolio. Master’s Thesis. Helsinki: Aalto University School of Business. Viitattu 12.3.2019 https://aaltodoc.aalto.fi/bitstream/handle/123456789/36393/master_Kalmari_Reeta_2019.pdf
Kuusela, J.; Vikberg, S. & Nurmi P. 2014. Turun ammattikorkeakoulun projektitoiminnan tiedonhallinnan esiselvitys. AMK:n sisäinen raportti.
Lehtonen, P.; Lindblom, L.; Korpinen, S. & Simonen, J. 2006. Projektisalkunhallinta – kehitystoiminnan strateginen johtaminen. Helsinki: Edita Publishing Oy.
Rissanen, O-P. 2016. Digitalisaation toimeenpano julkisessa hallinnossa: kokonaiskuva etenemisestä ja tavoitetila. Viitattu 31.1.2019 http://vm.fi/documents/10623/3547588/Digitalisaation+toimeenpano+marras+2016+%2B+suomidigi.pptx/46beec16-3a48-422e-8be3-b19cf3ef2363[/vc_tta_section][/vc_tta_accordion]
