Kirjoittajat: Kari Helenius, Lotta Linko & Henna Pirttilä.
IT on arkipäiväinen, mutta kriittinen osa korkeakoulujen kaikkia eri toimintoja. Hallinto- ja tukipalvelut toteutetaan yhä useammin ajasta ja paikasta riippumattomina itsepalveluina. Tekoälypohjaisia avustajia ja ohjaajia suunnitellaan ja kokeillaan eri toiminnoissa yhä useammassa korkeakoulussa. Mutta merkittävimmin tietotekniset ratkaisut alkavat muuttaa opetusta. Monissa korkeakouluissa jo arkipäiväistyvien luentotallenteiden ja laajennetun luokkahuoneen toteutusten rinnalle on tulossa itsenäiset, digitaaliset ja laajat verkkototeutukset, jotka vaativat uudenlaisia taitoja, menetelmiä ja myös teknisiä ratkaisuja – niin opettajilta kuin korkeakoulujen tietohallinnoilta.
Peruspalvelun toimittajasta toiminnan kehittämisen kumppaniksi
HAMKin (Hämeen ammattikorkeakoulu) tietohallinnon roolia mietittiin uudelleen vuonna 2017. HAMKin IT-johtamisen periaatteeksi vahvistettiin tahtotila, jossa tietohallinto on aktiivinen kehittämisen kumppani, joka tuo tietoisesti esille uusia mahdollisuuksia ja toimintamalleja. Tämän toteuttamiseksi todettiin, että tietohallinnon kyvykkyyksien kehittämisen tulee jatkossa painottua digitalisaation edellytysten rakentamiseen, tiedonhallintaan ja automatisointiin, tiedolla johtamiseen sekä nopeaan järjestelmäkehitykseen. IT-ratkaisujen sulautuessa osaksi organisaation prosesseja ja palveluja kokonaisarkkitehtuurin tulee jatkossa olla johtamisen väline HAMKin arjessa, ei pelkkä kokoelma tietohallinnon käyttämiä menetelmiä.
Tietohallinnon uuteen rooliin alettiin valmistautua kyvykkyyksien kautta. HAMKin tietohallinnon vahvaa teknistä ICT-osaamista alettiin systemaattisesti laajentaa palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin suuntaan. Koodaustaitoiset asiantuntijat pääsivät hyödyntämään ja kehittämään taitojaan laajemmin sovelluskehityksen parissa. Opetuksen teknologisia ratkaisuja ylläpitävät ja kehittävät asiantuntijat koottiin omaksi tiimikseen, jota vahvistettiin opetuksen parista tulevilla asiantuntijoilla.
Tietohallinnon uusia tehtäviä kuvasivat osaltaan myös uudet nimikkeet ratkaisuasiantuntija ja sovelluskehittäjä. Aktiivisen kehittämisen kumppanina olemisen todettiin vaativan myös tietohallinnon viestinnän ja yhteistyön johtamisen käytäntöjen kehittämistä. Tietohallinnossa sovelletaankin jo CRM-tyyppisiä käytäntöjä sekä rakennetaan käytänteitä systemaattiselle yhteistyölle HAMKin eri toimintojen kanssa ja kesken.
Tietojärjestelmiä uusittaessa pyritään ensisijaisesti SaaS-ratkaisuun. Teknisen ylläpitotyön määrää vähennetään ulkoistamalla tietojärjestelmäkokonaisuuksia, joihin vaadittavan kyvykkyyden ylläpitäminen ei ole kokonaisuuden kannalta kriittistä. Kaiken taustalla vaikuttavaa IT-arkkitehtuuria ja teknisiä taustajärjestelmiä on alettu uudistaa ja yksinkertaistaa kokonaisarkkitehtuurimenetelmin. Tietohallinnon rooliin muuttumiseen valmistauduttiinkin miettimällä kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteet uudelleen. Tietohallinnon kehittämisen taustalle kytkettiin DigCompOrg-viitekehys.
DigCompOrg tarkastelee digikyvykkyyttä holistisesti
DigCompOrg (Kampylis, Punie & Devine 2015) on eurooppalainen viitekehys oppilaitoksen digikyvykkyydelle. ”Digiajan tehokasta oppimista edistämässä. Eurooppalainen viitekehys digikykyisille oppilaitoksille” on EU:n yhteisen tutkimusyksikön viitekehys, jossa tarkastellaan oppilaitoksen digitaalista toimintaa monesta näkökulmasta. Malli ottaa kantaa
- johtamiseen ja hallintoon
- opetukseen ja opiskeluun
- ammatilliseen kehittymiseen
- arviointiin
- opetussuunnitelmiin ja -sisältöihin
- verkostoitumiseen ja viestintään
- infrastruktuuriin.
DigCompOrg on tarkoitettu itsearvioinnin ja ohjauksen välineeksi, ja sen painopiste on digipedagogiikassa ja oppimisteknologioiden käytössä. Viitekehyksen avulla on mahdollista jäsentää toimintaa kokonaisvaltaisesti, ja se toimii erilaisia toimintoja yhdistävänä kokonaiskehikkona.
Malli ei ole laatumittaristo eikä suoraan sovellu suomalaisessa korkeakoulussa käytettäväksi, vaan siitä pitää rakentaa yksi väline organisaation omien tavoitteiden saavuttamisen työkalupakkiin.
Case: kehittämisen projektisalkku osana kokonaisarkkitehtuuria
HAMKissa tehtävä kehittämistyö tulee olemaan entistä enemmän laaja-alaista toiminnan, prosessien, palveluiden ja tietojärjestelmien yhteistä parantamista. Strategisille tavoitteille on määritelty vuosittaiset tavoitteet, jotka osaltaan ohjaavat kehittämisprojektien määrittelyä ja aikataulusta. Strategiset tavoitteet vaativat kokonaisvaltaisia toiminnan kehittämisen muutosprojekteja, joilla on vaikutusta osaamiseen, prosesseihin, tietoon, tietojärjestelmiin, teknologioihin ja digitaaliseen infrastruktuuriin.
Kehittämisprojektit eivät siis enää ole yksittäisiä tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteja, joiden tekemisessä on mukana vain pieni projektiryhmä, vaan niitä tullaan yhä systemaattisemmin keräämään ja kuvaamaan yhteiseen kehittämissalkkuun. Salkuttamalla saadaan kehittämisprojektien sisällöt, aikataulu, eteneminen ja vastuutahot näkyville. Lisäksi kehittämisprojekteille määritellään kytkennöillä, mitä strategisia tavoitteita, prosesseja, palveluita, tietojärjestelmiä ja digikyvykkyyden osa-alueita ne kehittävät. Näin eri osa-alueiden väliset yhteydet saadaan paremmin näkyville ja eri osioihin vaikuttavia muutoksia pystytään hallitsemaan. Tämä osaltaan edesauttaa projektien laajuuden ja vaikuttavuuden näkyväksi tekemistä eri toimintojen ja palveluiden kehittymisen näkökulmista.
DigCompOrg tuo kokonaisvaltaisen näkökulman digitaalisuuteen
DigCompOrg-viitekehys luo hyvät tarkastelun raamit HAMKin kehittämistoiminnalle. Sen avulla kehittämistoimintoja tarkastellaan kattavasti organisaation eri toimintojen kautta. Tämä osaltaan helpottaa kehittämisprojektien laaja-alaista toteuttamista ja vaikutusta toiminnan kehittämiseen, kun projektit eivät näyttäydy vain yhden toiminnon kehittämisprojektina. Kun strategisiin tavoitteisiin kytketään viitekehyksen osa-alueet ja sama tehdään myös strategiasta johdetuille kehittämisprojekteille, nähdään, mitkä toiminnan osa-alueet kehittyvät eri projektien myötä. Samalla myös nähdään, mitkä osa-alueet jäävät vähemmälle huomiolle, ja tämä helpottaa toiminnan panostuksen arviointia: edistetäänkö suunniteltuja osa-alueita tarkoituksenmukaisesti?
Viitekehys toimii hyvin myös kehittämistoiminnan itsearvioinnin työkaluna. Sen kuvaajien avulla pystytään arvioimaan kehittämisprojektien tuloksien vaikuttavuutta koko organisaation digikyvykkyyden kehittymisessä. Viitekehyksen vahvuus on erityisesti siinä, että se huomioi melko kattavasti – tki-toimintaa lukuun ottamatta – koko organisaation toimintakentän.
TKI-toiminta punotaan mukaan
Toistaiseksi DigCompOrg-viitekehyksessä ei siis ole valmiita teemoja tai kuvaajia tutkimukselle, joka on korkeakoulun toinen päätehtävä. Me olemme HAMKissa lähteneet itse määrittelemään tutkimus- ja kehitystyölle olennaisia kuvaajia osaksi kokonaisuutta: Käymme läpi jokaisen digikyvykkyyden osion ja suhteutamme kuvaajat tutkimus- ja kehittämistoimintaan. Täsmennämme ja täydennämme kuvauksia, jotta voimme arvioida esim. johtamisen, ammatillisen kehittymisen, verkostoitumisen tai infrastruktuurin teemoja paitsi koulutuksen myös TKI-toiminnan kannalta. Olemassa olevien osioiden täydentämisen lisäksi luomme viitekehykseen uudet kuvaajat, joiden avulla voimme arvioida ja kehittää tutkimuksen ja kehityksen kentällä tehtävää työtä. Nämä uudet kuvaajat koskevat esim. hanketoimintaa, julkaisemista tai aineistohallintaa.
Case: Viitekehyksestä johdettu tiekartta, toimintasuunnitelma, tavoitteet ja tehtävät ohjaavat tiimin toimintaa
HAMKin tietohallinnossa toimiva oppimismuotoilun tiimi on rakentanut toimintaansa DigCompOrg-viitekehyksen päälle. Viitekehyksen valittuja osioita kuljetetaan läpi koko toiminnan strategisista tavoitteista yksittäisiin tehtäviin.
Tiimi on tehnyt itselleen tiekartan kolmen vuoden päähän. Tässä kartassa on tunnistettu DigCompOrgista ne teemat ja kuvaajat, jotka kuuluvat tiimin toimenkuvaan ja joihin tiimi voi toiminnallaan vaikuttaa. Tiekartta on jäsennetty DigCompOrgin eri teemojen mukaisesti, ja jokaiselle lukuvuodelle on määritelty tuohon teemaan kuuluvat päätavoitteet.
Jokaiselle lukuvuodelle tehdään toimintasuunnitelma, jossa nämä teemoitetut päätavoitteet puretaan konkreettisemmiksi osatavoitteiksi. Tavoitteet ovat aina mitattavia.
Osatavoitteet puolestaan saadaan aikaiseksi aikataulutetuilla ja vastuutetuilla tehtävillä ja tehtäväkokonaisuuksilla.
Ketju strategisen tason tavoitteista yksittäisen henkilön arkeen saadaan kulkemaan arvioimalla tekemistä ja tavoitteita ylhäältä alas ja alhaalta ylös: DigCompOrgin teemoista on mahdollista johtaa seurattavia tavoitteita. Yksittäisiä toimeksiantoja taas pystyy suhteuttamaan osatavoitteiden kautta suurempaan kokonaisuuteen.
Kun tiekartta, toimintasuunnitelma ja tehtävät on jäsennetty saman rakenteen kautta kuin kehittämisprojektit, voidaan varmistaa toiminnan yhdensuuntaisuus ja kiinnittyminen samaan kontekstiin.
Kirjoittaja
Kari Helenius, DI, tietohallintopäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, kari.helenius(at)hamk.fi
Lotta Linko, FM, laatupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, lotta.linko(at)hamk.fi
Henna Pirttilä, FM, kehittämispäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu, henna.pirttila(at)hamk.fi
[vc_tta_accordion active_section=”0″ no_fill=”true” el_class=”lahteet”][vc_tta_section title=”Lähde” tab_id=”1458134585005-b3f22396-5506″]
Kampylis, P., Punie, Y. & Devine, J. (2015), Promoting Effective Digital-Age Learning: A European Framework for Digitally-Competent Educational Organisations; EUR – Scientific and Technical Research Reports, Publications Office of the European Union. ISBN 978-92-79-54005-9 (online), 978-92-79-63944-9 (ePub). https://ec.europa.eu/jrc/en/publication/eur-scientific-and-technical-research-reports/promoting-effective-digital-age-learning-european-framework-digitally-competent-educational, noudettu 8.2.2019
[/vc_tta_section][/vc_tta_accordion]
