2/2019

Ideapankki – yhteistyötä, näkyvyyttä ja ketteriä kokeiluja

Kirjoittajat: Antti Mäki, Outi Tasala, Jussi Auvinen & Karoliina Ahtiainen.

Ideapankki on korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisoitumista eteenpäin vievien kehitysideoiden keräämiseen, jakamiseen ja edistämiseen tarkoitettu palvelu. Yhteistyötarpeesta noussut Ideapankki on korkeakoulujen AAPA- ja FUCIO-tietohallintoverkostojen ja CSC:n yhdessä muotoilema.

Ideapankin kautta saadaan kehitystoiveet avoimesti kaikkien näkyville ja yhteiseen keskusteluun sekä pyritään löytämään oikeat tahot edistämään näitä kehitysideoita.

Ideatoimikunta, eli tietohallintoverkostojen työvaliokunnat yhdessä CSC:n edustajien ja kulloisenkin aihealueen asiantuntijoiden kanssa käsittelevät kehitysideoita kahden viikon välein ja ehdottavat niitä edelleen eri tahoille esiselvitettäväksi. Ideat ovat jättämishetkestään alkaen kaikkien seurattavissa ja kommentoitavissa: tietoja ideoiden käsittelyn etenemisen tilanteesta pidetään yllä avoimesti Ideapankissa.

Ideapankki on kevällä 2019 ollut kokeilukäytössä noin vuoden ajan. Sinne on talletettu yli 50 ehdotusta, joista monet ovat ideatoimikunnan ehdotuksesta edenneet onnistuneesti esiselvityksiin ja tuotantoon asti.

Ideapankkiin jätetyt kehitysideat ovat syntyneet yksittäisen henkilön, tiimin, koulutusalan tai organisaation tarpeesta saada jokin ajankohtainen tai tulevaisuuden haaste ratkaistuksi – kuka tahansa korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen edustaja voi julkaista uuden kehitysidean.

Esimerkkinä mainittakoon idea hologrammien hyödyntämisestä opetuksessa. Englannissa on jo toteutettu korkeakoululuentoja, joissa luennoitsijat esiintyivät valtameren takaa samalla, kun heidän hologrammihahmonsa ottivat Lontoossa vastaan yleisökysymyksiä paikalla olevilta opiskelijoilta.

Ideatoimikunta ehdotti ajatusta DigiCampus-kehittämishankkeelle, joka tarttui asiaan. Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) rahoittaman hankkeen suunnitelmaan kuului etäläsnäolon kehittäminen. Hologrammien opetuskäytön mahdollisuudet saatiin näin yhteiseen keskusteluun ja taustatietoa hologrammiteknologiasta saatiin jaettua koko suomalaiselle koulutus- ja tutkimusyhteisölle. Lisätietoa on luvassa vielä kevään kuluessa.

Ideamuotoilua ja nopeita kokeiluja tulevaisuuteen

Ideapankista löydetään tyypillisesti idealle sen edistämisestä ja selvittämisestä kiinnostuneita tahoja. Joskus ideat edustavat tarpeita, joiden ratkaisuavaruudet ovat suuria, jäsentymättömiä kokonaisuuksia, ja esiselvityksiin on mahdollista ryhtyä vasta, kun yhdessä ymmärretään, mitä esiselvitettäisiin. Tässä vaiheessa prosessia, niin kutsutussa ideamuotoilussa, kartoitetaan korkeakoulujen yhteisenä ponnistuksena tarpeita ja jäsennetään ilmiötä riittävän monipuolisen yhteisen ymmärryksen saamiseksi – eli toisin sanoen luodaan yhteistä kieltä: mitä oikeastaan tulisi esiselvittää.

Ensimmäinen kokeilu ideamuotoilun hyödyntämisestä tehtiin korkeakoulujen asianhallinnan, tiedonohjauksen ja sähköisen arkistoinnin ymmärtämiseksi. Kolme viikkoa kestäneen ideamuotoilun aikana yhteen koottu monialainen virtuaalityöryhmä työsti kokonaisuutta, loi yhteistä ymmärrystä ja jatkokeskustelua tukevaa materiaalia. Lopputuloksessa tunnistettiin viisi mahdollista toimenpidettä varsinaisiksi esiselvityksiksi.

Tulokset esiteltiin avoimesti saatavilla olevassa webinaarissa, ja tietohallintojohtajat ryhtyivät kartoittamaan korkeakoulujensa halukkuuksia osallistua eri toimenpiteisiin.

Ideamuotoiluun osallistuu aiheesta riippuen korkeakouluista ja tutkimuslaitoksista eri näkökulmia edustavia henkilöitä, esimerkiksi strategisen johtamisen näkökulman sekä korkeakoulutuksen, tutkimus- ja TKI-toiminnan asiantuntijoita. Korkeakoulujen strategista näkökulmaa ideamuotoilussa edusti rehtori Vesa Taatila, Turun ammattikorkeakoulusta.

”Ideamuotoilu toi yhteen oikeat henkilöt, ja toimintamalli onnistui nopeasti selkiyttämään asianhallinnan kysymyksiin liittyviä näkökulmia. Ilmeni, että erilaisia yhteistyön paikkoja sekä korkeakoulun kannalta tärkeitä vaihtoehtoja on odottamaani enemmän”, Taatila pohtii.

Korkeakoulujen tietohallintoverkostot ovat yhdessä sopineet jaetusta rahoitusvastuusta ideamuotoilulle ja muille ketterille kokeiluille Ideatoimikunnan valitsemien ideoiden edistämiseksi vuoden 2019 loppuun saakka.

Ideapankki auttaa myös CSC:n ohjaamisessa

CSC on suomalaisten korkeakoulujen ja valtion omistama, voittoa tavoittelematon erityistehtäväyhtiö, jonka rooliin kuuluu synergioiden löytäminen ja yhteistyön mahdollistaminen. CSC:n omistajista koostuva neuvottelukunta on luonut vuosille 2018–2021 omistajastrategian, joka tarkentaa CSC:n ja omistajien välistä osakassopimusta, asettaa tavoitteita sekä linjaa yhtiön keskeiset perustehtävät ja toimintaperiaatteet. Omistajastrategiassa korostuu asiakasohjautuvuus ja läpinäkyvä toimintamalli kolmella alueella: yhtiön strategiaprosessiin vaikuttamisessa, palveluiden elinkaaren ohjaamisessa ja uusia avauksia koskevassa päätöksenteossa.

Omistajastrategian pohjalta yhtiön hallitus on määritellyt asiakaslähtöisyyttä edistävän ohjausmallin, jonka tarkoituksena on tiivistää yhteistyötä korkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja niiden verkostojen kanssa. Ideapankki on CSC:lle myös uusia avauksia koskevaan päätöksentekoon ja priorisointiin liittyvän asiakasohjauksen väline. Ideapankin avoimuuden ja osallistamisen kautta CSC:llä, korkeakouluilla ja tutkimuslaitoksilla on mahdollisuus tehdä useamman toimijan näkökulmasta parempia ja myös kokonaiskustannuksiltaan tehokkaampia ratkaisuja, kun käytettävissä on yhteistä tietoa asiakkaiden ja omistajien tarpeista ja mahdollisuuksista.

Ideapankin kautta on esitetty toive roolista CSC:lle sekä sen omien että ulkopuolisten tarjoajien pilvipalvelutarjooman kokoamisessa ja käytön seurannan järjestämisessä. Tarpeen keskiössä on saada eri pilvipalvelut tutkijan, TKI-toimijan, opettajan ja oppijan käytettäviksi kulloisenkin henkilökohtaisen käyttötarpeen mukaisesti. Pistemäisten, korkeakoulukohtaisten ratkaisujen sijaan on lähdetty hakemaan yhteistyötä ja kansallisella tai suuremmalla korkeakoulujoukolla tehtävää ratkaisua. Ideapankin vaikutuksesta CSC lähti selvittämään mahdollisuutta järjestää näitä palveluita korkeakouluille Géantin vuoden 2019 alusta alkaneen projektin yhteydessä. Géant on Euroopan koulutuksen ja tutkimuksen tietoverkkojen yhteenliittymä, johon korkeakoulut kuuluvat CSC:n ja NORDUnetin kautta.

Géantin hankkeen lisäksi CSC on saman idean edistämiseksi käynnistänyt korkeakouluyhteistyössä pilottikokeilun ja selvityksen korkeakoulujen julkisen pilven käyttötarpeista. Mahdolliset samalla työpöydällä henkilökohtaisesti valittavissa olevat, paikallisesti, CSC:n tai kaupallisten toimijoiden tarjoamat palvelut korkeakoululle, ovat vielä kangastus tulevaisuudesta. Yhteinen ymmärrys ilmiöstä, mahdollisista palvelumalleista ja eurooppalaisesta yhteistyöstä kuitenkin kehittyy.

Kotimaisella ja kansainvälisellä yhteistyöllä ideasta toteutukseen

Korkeakoulujen kirjastojärjestelmäyhteistyön päättyminen luo haasteen korkeakoulurajat ylittävän tietojenvaihdon sujuvuudelle. Ideapankkiin esitettiin idea yhteentoimivuuden varmistamisesta myös jatkossa. Idea nousi nopeasti esiselvitykseen osana OKM:n korkeakouluille CSC:ltä hankkimia palveluita.

Asia todettiin yhteisesti tärkeäksi niin yksittäisen opiskelijan, opettajan, tutkijan kuin kirjastonkin näkökulmasta. Yhteistyötarvetta haluttiin selvittää kirjastojärjestelmien sen hetkisessä kehitystilanteessa, jotta vältettäisiin irralliset kehitystoimet eri palvelujen osalta. Selvityksessä kartoitettiin korkeakoulujen ja muiden toimijoiden kanssa keskeisimmät yhteiset kirjastojärjestelmien yhteentoimivuutta edellyttävät opiskelun, opetuksen ja tutkimuksen prosessit ja niissä liikkuvat tiedot. Työ jatkuu varmistamalla yhteentoimivuus korkeakoulujen tutkimuksen ja opiskelun ja opetuksen yhteisten arkkitehtuurien kehittämisen osana.

Nopeasti tuotantoon pääsi myös Ideapankkiin tullut ehdotus korkeakoulujen mediatuotantoa tukevasta videojulkaisujärjestelmästä. Korkeakoulut ovat tuottaneet videomuotoista materiaalia mittavissa määrin, ja asia oli ajankohtainen usean korkeakoulun osalta. Pyrittiin löytämään useampaa tahoa palveleva ratkaisumalli. Asia ehdotettiin Funet-yhteisön eli koulutuksen ja tutkimuksen tietoverkkoja ylläpitävän konsortion hoidettavaksi. Konsortion päätösvaltaa käyttävä korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä päätti ottaa idean vastaan. Funetin ja sen pohjoismaisten sisarten yhteisyrityksen, NORDUnetin yhteispohjoismaisen kilpailutuksen lopputulemana uudeksi ratkaisuksi muotoutui Panopto-videojulkaisujärjestelmä osana Funetin erillismaksullisia lisäpalveluita.

Ideapankkia kehitetään edelleen kaikille avoimeksi korkeakoulujen digitaalisten kehittämisideoiden kanavaksi. Ideapankkiin voit tutustua osoitteessa ideapankki.csc.fi. Sivulta löydät ohjeet uusien ehdotusten lisäämiselle ja Ideapankissa olevien ideoiden seuraamiselle. Lämpimästi tervetuloa jättämään kehitysideasi!

Avoimuutta, yhteistyötä ja suomalaisen koulutuksen ja tutkimuksen parempaa tulevaisuutta rakentaen,
Ideapankki

Kirjoittajat

Antti Mäki, johtaja, CSC, antti.maki(at)csc.fi

Outi Tasala, asiakasratkaisupäällikkö, CSC, outi.tasala(at)csc.fi

Jussi Auvinen, sovellusasiantuntija, CSC, jussi.auvinen(at)csc.fi

Karoliina Ahtiainen, asiakkuusharjoittelija, CSC, karoliina.ahtiainen(at)csc.fi

Edellinen artikkeliSeuraava artikkeli

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *