Kirjoittajat: Mikko Penttinen & Lauri Hänninen.
Ammattikorkeakoulujen rahoitusmalli on ollut jatkuvassa muutoksessa viimeisten kuuden vuoden aikana. Mallia on uudistettu vuosina 2014, 2017 ja uusin muutos astuu voimaan 2021. Rahoitusmallin muutokset sekä perusrahoituksen väheneminen ovat korostaneet toiminnan ja talouden systemaattisen seurannan ja ennakoinnin merkitystä. Reaaliaikaista dataa on saatavilla paljon eri järjestelmistä ja haasteena on ollut suuren datamäärän jalostaminen tiedoksi, joka tukisi johtoa päätöksenteossa. Datan jalostaminen manuaalisesti monesta eri järjestelmästä on aikaa vievää ja riippuvaista yksittäisten henkilöiden osaamisesta ja resursseista. Tämän seurauksena Karelia-ammattikorkeakoulussa lähdettiin kehittämään tiedolla johtamisen työkalua Karelia-Vipusta.
Vuoteen 2014 saakka toiminnan arvioinnissa ja seurannassa hyödynnettiin Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämän opetushallinnon tilastopalvelun Vipusen tuottamaa aineistoa. Tämän aineiston pohjalta sai hyvän kokonaiskuvan ammattikorkeakoulun tuloksista suhteessa muihin ammattikorkeakouluihin, mutta se ei mahdollistanut reaaliaikaista tiedolla johtamista. OKM-Vipunen toimi mallina, kun Kareliassa lähdettiin kehittämään omaa reaaliaikaista toiminnan seurantatyökalua. Tietohallinto vastasi työkalun teknisestä kehittämisestä ja sisällölliset sekä toiminnalliset vaatimukset tulivat käyttäjiltä. Kehittämistyön onnistumisen mahdollistajana oli eri toimijoiden välinen sujuva vuorovaikutus ja yhteistyö.
Ensimmäisessä vaiheessa Karelia-Vipunen tuotti tietoa opintopistekertymistä, tutkinnoista, eronneista sekä 55 op suorittaneista opiskelijoista. Lähdejärjestelminä toimivat Virta-aineisto ja opiskelijahallintajärjestelmä Winha. Karelia-Vipusen raportit päivittyivät alusta lähtien kerran vuorokaudessa ja sen tuottamaa tietoa hyödynnettiin aktiivisesti toiminnan seurannassa. Viimeisten vuosien aikana koulutustoiminnan raportointia on kehitetty yhä ennakoivampaan suuntaan. Kuvassa 1 on Karelia-Vipusen tämänhetkinen toiminnan tulokset -osio.
Karelia-Vipunen saavutti vakiintuneen aseman koulutustoiminnan tulosten seuranta- ja ennakointityökaluna ja sen vaikuttavuudesta oli selkeää näyttöä toiminnan kehittymisessä. Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen (Karvi) toteuttamassa ulkoisessa laatujärjestelmän auditoinnissa (v. 2018) Karelia-Vipunen nimettiin hyväksi käytänteeksi. Auditointiraportissa todetaan, että: “Karelia-Vipunen: tiivistää jalostetun tulosmittaritiedon yhteen paikkaan, kaikkien saataville” (Taatila, Kanniainen, Mahlamäki-Kultanen, Paalanen, Sievänen, Kolhinen & Apajalahti 2018, 59).
Vuoden 2018 syksyllä nähtiin tarpeelliseksi laajentaa Karelia-Vipusen sisältöä kattamaan myös talouden seuranta ja ennakointi. Tätä varten perustettiin moniammatillinen yhteistyöryhmä, joka lähti miettimään Karelia-Vipusen talousosion sisällöllisiä vaatimuksia. Ryhmässä oli edustus tietohallinnosta, laskentapalveluista, TKI-toiminnasta, palveluliiketoiminnasta, sekä rehtorin toimistosta. Ryhmän tehtävänä oli luoda uusi toimintatapa talouden seurantaan ja ennakointiin. Karelia-Vipusen talousosio otettiin käyttöön vaiheittain lokakuusta 2018 alkaen. Sen lähdejärjestelminä toimivat kirjanpito-, henkilöstöhallinto-, opetuksen suunnittelu- ja työajanseurantajärjestelmät. Samalla kehitettiin uusi toimintatapa talouden seurannalle ja ennakoinnille. Moniammatillinen ryhmä tekee Karelian johtoryhmälle kuukausittain tilannekatsauksen talouden tunnusluvuista. Johtoryhmä käy läpi tunnusluvut ja linjaa keskeiset toimenpiteet. Tämän jälkeen johtoryhmän linjauksista keskustellaan koulutuspäälliköiden ja hallinnon esimiesten kanssa yhteisissä tapaamisissa. Näiden tapaamisten tarkoituksena on luoda yhteinen tilannekuva Karelian toiminnallisesta ja taloudellisesta tilanteesta sekä sopia tarvittavien toimenpiteiden toteutuksesta.
Karelian hallinto- ja talousjohtaja Susanna Rosell toteaa johtamisen olevan jatkuvassa muutoksessa ja ilman tietoa on mahdotonta johtaa. Karelia-Vipusen avulla ei ole vain saatu tietoa, vaan on saatu ymmärrettävää ja oikeaa tietoa toiminnasta. Toimintaa pystytään johtamaan niin, että taloustiedot eivät ole pelkkiä numeroita, vaan tiedostetaan niiden tausta ja sekä toiminnan ja talouden vaikutukset toisiinsa. Koulutuspäällikkö Jyrki Kankkunen näkee Karelia-Vipusen vahvuutena sen tuottaman ennakointitiedon. Erityisesti siitä on ollut merkittävää hyötyä valmistuneiden määrän ennakoinnissa. Lisäksi talousosion uusi raportti, jolla voidaan ennakoida koulutuksille kohdennettujen tuntien kustannuksia riittävän tarkasti, on erinomainen lisäys ja auttaa koulutuspäällikköä koulutuksen suunnittelussa ja resurssien kohdentamisissa.
Karelia-Vipusta ylläpidetään ja kehitetään säännöllisesti. Uutena kokonaisuutena on aloitettu rakentamaan henkilöstöosiota, joka kokoaa henkilöstöön liittyvät tunnusluvut ja niiden seurannan Karelia-Vipuseen. Tietomäärän lisääntyessä tiedon hallinnan ja käytettävyyden parantamiseksi, on aloitettu luomaan Karelian omaa tietovarastoa. Yhdeksi kehittämiskohteeksi on tunnistettu myös raporttien visuaalisen ilmeen parantaminen. Karelia-Vipusen kehitystyö on vaatinut yhteistyötä yli organisaation yksiköiden rajojen ja yhteistyön merkitys tulee korostumaan jatkossa yhä enemmän. Karelia-Vipusen kehitystyö ja sen tuottama tieto ovat vahvistaneet yhteistyötä ja tiedolla johtamisen kulttuuria Kareliassa.
Kirjoittajat
Mikko Penttinen, laatukoordinaattori, Karelia-ammattikorkeakoulu, mikko.penttinen(at)karelia.fi
Lauri Hänninen, Ict-suunnittelija, Karelia-ammattikorkeakoulu, lauri.hanninen(at)karelia.fi
[vc_tta_accordion active_section=”0″ no_fill=”true” el_class=”lahteet”][vc_tta_section title=”Lähde” tab_id=”1458134585005-b3f22396-5506″]
Taatila V, Kanninen J-P, Mahlamäki-Kultanen S, Paalanen R, Sievänen T, Johanna K & Apajalahti T. 2018. Karelia-ammattikorkeakoulun auditointi 2018. Kansallisen koulutuksen arviointikeskus Julkaisut 1:2018.[/vc_tta_section][/vc_tta_accordion]
