Mika Suutari & Marjo Joshi
Rakennamme Turun ammattikorkeakoulussa oppimisen tulevaisuutta yhteistyössä muiden Digivisio 2030 -hankkeen korkeakoulujen kanssa. Pedagoginen muutos koskettaa opetushenkilöstön lisäksi koko yhteisöä, joten korkeakouluyhteisön osallistaminen on muutosjohtamisen onnistumisen edellytys.
Käymme seuraavaksi läpi muutamia esimerkkejä hyvistä osallistamisen käytänteistämme korkeakoulun sisällä, sekä esittelemme lyhyesti kokemuksiamme yhteistyöstä alueellisella ja kansallisella tasolla.
Osallistamisen ja muutosviestinnän merkitys muutoksessa
Kansallisen Digivisio 2030 -hankkeen muutosohjelman valmistelun yhteydessä selvitettiin suomalaisten korkeakoulujen muutosprosessien onnistumista edesauttavia tekijöitä, haasteita ja menestymistekijöitä. Katsauksen johtopäätöksissä nostettiin yhdeksi hyväksi käytänteeksi korkeakoulussa osallistaminen ja osaamisen arvostaminen ottamalla asiantuntijat mukaan muutosprosessin valmisteluun. Muutosviestinnän osalta tärkeäksi todettiin viestinnän avoimuus ja ajantasaisuus sekä vuorovaikutteisuuteen panostaminen. (Digivisio 2030 2022a, 16–17.)
Kokemukset-katsauksen ohella Digivisio-hanke laati kirjallisuuskatsauksen viimeaikaisen tutkimuskirjallisuuden näkemyksistä muutosjohtamisen onnistumisen edellytyksiin. Raportin mukaan erityishuomiota tulee kohdentaa muun muassa sidosryhmien riittävään osallistamiseen muutokseen ja osallistavaan ja valmentavaan johtamisotteeseen läpi muutoksen. Kirjallisuuskatsauksen mukaan yhtenä muutosta edistävänä asiana erityisesti korkeakouluissa on eri toimijaryhmät huomioiva osallistava pedagoginen johtajuus. (Digivisio 2030 2022b, 3.)
Hyviä käytänteitä korkeakoulun sisäisestä osallistamisesta
Osallistamme henkilöstöä Digivisio-työssä eri tavoin ja hyödynnämme korkeakoulun sisäisiä viestintäkanavia sekä tuettuja välineitä osallistamisen keinoina. Seuraavissa esimerkeissä kerromme tarkemmin osallistamistavoista ja tavoitteista.
Esimerkki 1: Viestinnän kohderyhmämatriisi
Kehittämishankkeissa pyritään usein viestimään kaikille samalla tavalla ja samoja kanavia hyödyntäen. Sama koskee osallistamista laajemmin. Laadimme viestintäyksikkömme tuella hankkeen aluksi taulukkomuotoisen viestinnän kohderyhmämatriisin, jossa listasimme eri kohderyhmät sekä ydinviestit, viestintäkanavat, kohderyhmän odotukset, viestintäsyklit ja vastuut kohderyhmittäin. Kohderyhmiksi tunnistimme mm. seuraavat: koko henkilöstö, opettajat, yhteiset tukipalvelut, ylin johto, keskijohto, luottamushenkilöt, opiskelijat, muut korkeakoulut ja opetustoimijat, sekä työelämäkumppanit.
Työkalun avulla pyrimme hankkeen aikana välttämään ns. infoähkyn ja viestimään kohderyhmiä heitä kiinnostavalla tavalla ja sisällöillä. Viestintämatriisi tukee myös osallistamisen suunnittelua ja toteutusta, kun voidaan huomioida eri kohderyhmien odotukset ja tarpeet paremmin.
Esimerkki 2: Digivision hyödyt -työpajat
Yhdeksi osallistamisen foorumiksi loimme Digivision hyödyt -työpajakonseptin. Ensimmäisessä kickoff-työpajassa keskityimme yleistietämyksen jakamiseen, strategiakytköksen avaamiseen ja kysymyksiin vastaamiseen, sekä pohdimme Digivisio-hankkeesta saatavia hyötyjä Turun ammattikorkeakoululle yleisesti. Jatkossa työpajoja tullaan kohdentamaan täsmällisempiin teemoihin ja tarkemmalle kohderyhmälle. Toteutamme työpajat osallistumiskynnyksen madaltamiseksi Zoomissa ja osallistamistyökaluina Zoomin kysely- ja chat-toiminnallisuuksien lisäksi käytämme M365-pakettiin sisältyvää Whiteboard-työkalua (kuva 1).
Esimerkki 3: Digiosaaja-kampanja kohdennettuna täsmäiskuna
Osallistamista tehdään myös Digiosaaja-kampanjan kautta vuosina 2022–2024 (kuva 2). Kampanjan tavoitteena on tarjota kohdennettua tukea yksiköille erityisesti digiosaamisen lisäämisen muutoksessa. Kampanjan alussa kerättiin yksiköiltä nousseita tarpeita ja toiveita digiosaamisen lisäämiseen. Yksiköiden päälliköt kävivät keskustelua henkilöstönsä kanssa, jonka jälkeen he kirjasivat tuotokset Howspace-alustalle. Tämä jälkeen tuotokset analysoitiin tekoälyn avulla ja jaettiin korkeakoulutason, sektoritason ja yksikkötason tarpeisiin.
Seuraavassa osallistamisen vaiheessa analyysin tuloksia käsiteltiin sektoreiden johtoryhmissä, joissa valikoitiin tärkeimmät osaamisen lisäämisen kohteet ja keskusteltiin sektoritason toteutuksesta. Johtoryhmäkierroksen jälkeen osallistaminen jatkuu yksikkökohtaisissa tapaamisissa, joissa käsitellään yksiköiden tarpeita ja päätetään yksiköille kohdennetuista digiosaamisen täsmäiskuista.
Esimerkki 4: Hyvien käytänteiden jakaminen yhteisellä verkkoalustalla
Koko henkilöstöä osallistetaan digiosaamisen kehittämiseen kannustamalla heitä jakamaan hyviä käytänteitä monialaisesti yli koulutusalojen. Hyviä käytänteitä kannustetaan jaettavan erityisesti koko AMKin yhteisellä Teams-alustalla Opetuksen tuki, joka perustettiin korona-pandemian aikana ja on vakiintunut käyttöön myös pandemian jälkeisenä aikana. Tavoitteena on jakaa osaamista matalalla kynnyksellä ja mahdollistaa helppo vuorovaikutus jaetuista käytänteistä keskusteluun.
Kanava toimii kokemusten jakamisen ohella myös alustana vertaistuelle. Kysymyksiin vastaavat pienellä viiveellä niin opettajakollegat kuin yhteisten palveluidenkin henkilökunta. Kysymykset ja vastaukset ovat kaikkien nähtävillä toisin kuin perinteisissä Service Desk -tukipyyntöpalveluissa ja emojireaktioiden määrä saattaa kertoa postauksen hyödyllisyydestä tai asian kiinnostavuudesta. Lisäksi osaamista tullaan jakamaan yhteisissä tapaamisissa, jotka toteutuvat hybridinä kampuksella ja verkkovälitteisesti.
Kokemuksia alueellisesta ja kansallisesta yhteistyöstä
Sisäisen korkeakoulukohtaisen vuoropuhelun ja hyvien käytänteiden jakamisen lisäksi olemme Digivisio-hankkeen myötä aktivoineet yhteistyötä alueen muiden korkeakoulujen kanssa. Alueellisessa ajatustenvaihdossa on mukana Turun yliopiston, Åbo Akademin, Yrkeshögskolan Novian ja Högskolan på Ålandin asiantuntijoita.
Tavoitteena on jakaa hyviä käytänteitä sekä kokemuksia koulutusteknologian, digipedagogiikan ja uusien koulutusratkaisujen osalta yli korkeakoulurajojen. Yhdessä voidaan myös tunnistaa tarpeita ja mahdollisuuksia alueelliseen yhteistyöhön esimerkiksi Digivision tuottamien koulutusten osalta. Lisäksi tutustutaan alueen korkeakoulujen toimintaan ja uusiin kampusratkaisuihin verkostotapaamisten yhteydessä. Keskustelua ja hyviä käytänteitä jaetaan yhteisellä Teams-alustalla.
Kansallisissa Digivisio-verkostoissa olemme pyrkineet myös olemaan aktiivisia ja jakamaan kokemuksiamme avoimesti ja vastavuoroisesti. Muutoskoordinaattori on jakanut kokemuksia ja materiaaleja kansallisessa muutoskoordinaattoriverkostossa ja hän on puolestaan saanut tukea ja esimerkkejä muista korkeakouluista. Kokemuksia jaetaan Digivisio-hanketoimiston fasilitoiman muutosohjelmatyön tapaamisissa, yhteisellä verkkoalustalla sekä pienemmissä kokoonpanoissa tai kahdenkeskisissä tapaamisissa.
Myös kansallinen digipedaverkosto sekä korkeakoulupedagogiikan verkosto ovat tärkeitä alustoja yhteistyölle ja hyvien käytänteiden jakamiselle. Yksi Digivisio-hankkeen positiivisista vaikutuksista onkin mielestämme vuoropuhelun ja kokemusten avoimen jakamisen lisääntyminen korkeakoulujen kesken.
Katse tulevaisuuteen
Esimerkkien kautta haluamme rohkaista hyvien käytänteiden jakamiseen ja yhdessä tekemiseen yli organisaatiorajojen.
Digivisio-matka on vasta aluillaan, mutta tässä tekstissä esittelimme niitä kokemuksia, hyviä käytänteitä ja tuloksia, joita olemme tähän mennessä osallistamisella ja yhteistyöllä saaneet. Toivomme kirjoituksemme antavan ajatuksia muutoksen johtamiseen ja digiosaamisen tukemiseen muissa organisaatiossa osana työskentelyn, opetuksen ja oppimisen arkea. Esimerkkien kautta haluamme rohkaista hyvien käytänteiden jakamiseen ja yhdessä tekemiseen yli organisaatiorajojen.
Mika Suutari, FM, Head of Learning Environment Development, Digivisio-muutoskoordinaattori, Turun ammattikorkeakoulu Oy, mika.suutari(at)turkuamk.fi.
Marjo Joshi, FT, Head of Pedagogical Development, Turun ammattikorkeakoulu Oy, marjo.joshi(at)turkuamk.fi.
Lähteet
Digivisio 2030. (2022a). Digivisio 2030 muutosjohtamisen ohjelman valmistelu. Kokemukset-katsaus. https://digivisio2030.fi/wp-content/uploads/2022/06/Digivisio_katsaus_muutosjohtamisen_kokemuksiin_20220306.pdf. (Luettu 15.6.2023.)
Digivisio 2030. (2022b). Digivisio 2030 muutosjohtamisen ohjelman valmistelu. Tutkimuskirjallisuuskatsaus. https://digivisio2030.fi/wp-content/uploads/2022/06/DV_tutkimuskirjallisuuskatsaus_raportti_22032022.pdf. (Luettu 15.6.2023.)
Experiences of engagement in the Digivision 2030 project
At Turku University of Applied Sciences, we are creating the future of learning in cooperation with other higher education institutions in the Digivision 2030 project. The pedagogical change affects not only the teaching staff but also the entire community, so involving the higher education community is a prerequisite for a successful change.
We are approaching the change through our new strategy. Internal communications focus on sharing the benefits of the Digivision 2030 project and making the positive changes visible to all. Technical system solutions and service processes play an important role in the change, but they are not at the core of our communications.
In our article, we go through some examples of our good practices and results within Turku University of Applied Sciences, and briefly present our collaboration at the regional and national level. We hope that our article will provide ideas for leading change and supporting the development of digital competence and encourage the sharing of good practices across organisational borders.
