4/2014, Koulutus ja oppiminen, Tutkimus ja innovaatiot

Fasilitoiduilla tilaisuuksilla tuetaan ketterää toimintaa

Hyvä tilaisuus ei ole sattumaa! Se on hyvin suunniteltu ja tehokasta resurssien kannalta. Fasilitointi on minulle henkilöstön kehittäjänä ”uutta työtä”. Kerron aluksi omakohtainen kasvutarinani siitä, ja päädyn laajempaan näkökulmaan fasilitoinnin merkityksestä ketterän toiminnan työkaluna. Toivon, että tämä artikkeli rohkaisee lukijoita omiin fasilitointikokeiluihin tilaisuuksissaan. Tarkoitukseni on herättää ajatuksia erityisesti opetustehtävissä työskenteleville ja esimiehille.

Fasilitoija on ryhmäprosessien vetäjä, sisällön suhteen neutraali osapuoli, jonka tehtävänä on keskittyä tilaisuuksien etenemiseen (Nummi 2013, s.1). Fasilitointi auttaa yhdistämään eri ihmisten osaamista yhteisöllisesti. Fasilitoija rohkaisee avoimeen dialogiin ja erilaisiin tulokulmiin niin, että voidaan tarkastella erilaisia vaihtoehtoja ja valita niistä yhteisölle tai yksilölle tärkeimmät jatkokehittelyyn. Fasilitoituja tilaisuuksia ovat tyypillisesti työpajat, kokoukset ja kehittämispäivät – suunniteltu prosessi ja ohjaus ovat toki aina paikoillaan, kun ryhmä kokoontuu. Opetukseen fasilitoinnin työkaluja voisi soveltaa luennoinnin vastapariksi.

Mielenkiintoni fasilitointia kohtaan syttyi, kun osallistuin sisäisiin fasilitointivalmennuksiin. Neljä päivää valmennusta kahden päivän jaksoissa oivaltavan valmentajan ohjastamana tekivät vaikutuksen asenteeseeni. Tukea sain myös sparrauspariltani ja fasilitoijaverkostolta Metropoliassa.

Olen suunnittelut ja toiminut fasilitoijana useissa tilaisuuksissa, kehittämispäivissä ja foorumien työpajoissa. On ollut minusta itsestäni kiinni, että tilaisuuksia on ilmaantunut. Vuosia kouluttajia tilanneena ja heidän työskentelyään seuranneena on herännyt tahto tehdä itse paremmin ja laittaa enemmän itseään likoon. Se on vaatinut esiintymiseen liittyvän jännityksen voittamista ja mukavuusalueelta poistumista eli nöyrää oppimista. Henkilöstön kehittäjänä tämä on muun suunnittelutyön ohella kuin uutta työtä, joka haastaa, mutta tuntuu erityisen mielekkäältä.
Oleellista kasvutarinassani ovat olleet virheiden tekemiset. Niiden analysointi on ollut lahja oppimiselle ja toimintatapojen muuttumiselle. Tiedostan nyt myös tarkemmin, minkälaisten tilaisuuksien ohjaajana olen vahvimmillani. Seuraava ohje on jäänyt mieleeni: ”Vedä hyviä tilaisuuksia! Ihmiset rentoutuvat, kun he luottavat sinuun. Etene loogisesti, ole selkeä ja läpinäkyvä omien tavoitteiden, tarkoitusperiesi, työskentelytapojesi ja suunnitelmallisuutesi kanssa.” (Koivula, 2014, Mirko Häyrisen haastattelun muistiinpanot).

Fasilitointiprosessi rakentaa sitoutumista yhteiseen tavoitteeseen

Oppimisen ideaalitilanteessa opiskelijat ovat keskittyneitä, motivoituneita, oppimistavoitteisiin sitoutuneita ja osallistuvat aktiivisesti reflektoiden toimintaan. Opiskelijat eivät kuitenkaan sitoudu oppimistavoitteisiin pelkästään siten, että ne vain kerrotaan heille ensimmäisellä luennolla. Eikä työntekijä sitoudu organisaation strategiaan heti sen jälkeen, kun se on hänelle kerrottu tai hän on sen lukenut. Jotain muutakin tarvitaan.

Useiden ryhmän suoriutumistutkimusten mukaan ryhmä voi olla vähemmän kuin osiensa summa, mutta siitä tulee tehokkaampi, jos he pitävät annettua tehtävää itselle tärkeänä ja haastavana, muttei mahdottomana. (Kopakkala 2005, s.39–41). Fasilitoiduissa tilaisuuksissa on tältä kannalta katsottuna tehokkaampaa antaa osallistujien itse päättää käsiteltävistä asioista teeman sisällä. Fasilitoijan tehtävänä on silloin ohjata valitut asiat sellaiseen muotoon, että ne ovat mahdollista ratkaista annetussa ajassa ja käytettävissä olevilla resursseilla. Huolellisesti suunnitellussa ja fasilitoidussa tilaisuudessa koetaan yhteisöllisyyttä ja sitoutumista tavoitteeseen. Alla olevassa luettelossa on valmennusyritys Elevator Oy:n käyttämä tilaisuuksien suunnittelutyökalu, jota he kutsuvat viitekehysprosessiksi. Siinä on huomioitu oppimisen ideaalitilanteessa toiminnalta toivottavat asiat. Ne on merkitty vaiheen jälkeen sulkuihin.

Viitekehysprosessin toteutuminen kokonaisuudessaan vaatii rautaista tilaisuuden suunnittelua ja sen vaiheiden sovellettua läpikäymistä erilaisin menetelmin/työkaluin. Jokaiselle vaiheelle on olemassa omat fasilitointimenetelmänsä, joita voi soveltaa luovasti. Viitekehysprosessin vaiheet auttavat ymmärtämään eri työkalujen ensisijaisia käyttötarkoituksia ja sitä, mitä tarvitaan kokonaisen, haluttuun lopputulokseen johtavan prosessin rakentamiseen. (Häyrinen 2014, Työkalupakki, s.3). Fasilitoijan tehtävänä on joustavasti luotsata prosessi loppuun asti. Joskus tavoitteen ja tilanteen kannalta ei tarvita kaikkia vaiheita.

Fasilitointitilanteet ovat tyypillisesti aikapaineen alla tuotettavia asioita. Vuoroin asioita mietitään yksin, sitten parin kanssa ja vuoroin ryhmän/ryhmien kanssa. Fläpeille ja isoille post-it lapuille pysähdytään miettimään työstön jälkeen samojen tai uusien ihmisten kanssa, mitä tässä tuotoksessamme on oleellista ja mikä ei. Ja työstäminen jatkuu osallistujien katsomien tärkeiden asioiden parissa. Fasilitoija lukee tilanteita ja tekee salamannopeita päätöksiä prosessin suhteen siitä, mikä ratkaisu on alussa asetetun tavoitteen mukainen ja minkä käsittely jää tällä kertaa pois. Vastuullinen fasilitoija uskaltaa tehdä äänestyksiä, väliarviointeja ja muuttaa toimintaa niiden mukaisesti esimerkiksi viemällä käsittelytapaa osallistavasta enemmän ohjaajakeskeiseen. Hänellä on varasuunnitelma takataskussaan ja avoin mieli yllätyksille ja eriävien mielipiteiden kohtaamiselle. Hän ei oleta mitään. (Fasilitointivalmennuksen materiaaleja 2014)

Työkalujen käyttö soveltavasti tilanteen, tilan ja ryhmän ehdoilla on fasilitoijan ammattitaidon ydintä. Myös auditoriossa monet menetelmät ovat mahdollisia, vaikka osallistavan tilaisuuden toteuttamisessa kiinteät kalusteet voivat rajoittaa työskentelyä dynaamisella otteella. Tilojen kalustesuunnittelut ovatkin siitä kiinni, millaisia tilaisuuksia niissä halutaan pitää.

Yhteistoiminnallisen pedagogiikan toteuttaminen on osa Metropolia Ammattikorkeakoulun strategian toimintasuunnitelmaa. Käytännön toimenpiteinä se tarkoittaa mm., että opintojaksojen suunnittelu, toteutus ja arviointi sekä opetussuunnitelmat työstetään yhteiskehittelynä (Metropolian Strategia 2013). Fasilitoidut prosessit ovat paikallaan tukemaan näitä. Niiden kautta ylitetään raja-aitoja ja luodaan työssä yhteistä suuntaa joustavalla – ja siten myös ketterällä – tavalla. Tiimien ja rajoja ylittäviin ryhmien tilaisuuksiin tarvitaan tueksi fasilitointia erityisesti, kun on syytä muuttaa suuntaa ja tapoja toimia.

Fasilitoijan kehityspolku

Fasilitoija kaipaa palautetta kehittyäkseen. Tilaisuuksien suunnitteluvaiheessa voi olla ratkaisevan tärkeää saada rehellistä, mutta kannustavaa, palautetta siitä, mitä valituilla menetelmillä saavuttaa juuri tämän ryhmän kanssa ja mitkä ovat sen rajoitteet. Palautteen kuunteluun olisi mielestäni hyvä asennoitua kuin ystävän neuvoon. Palautetta kannattaa hakea siinä vaiheessa, kun on jo hahmotellut suunnitelmaa mutta ei mennyt yksityiskohtiin. Analyyttistä palautetta saa sellaiselta, joka tuntee menetelmät. Jos sellaista henkilöä ei ole käytettävissä, on suunnitelmaa aina hyvä silti testata näyttämällä se jollekin ennen tilaisuutta.

Tilaisuuden lopuksi yleensä arvioidaan ja jaetaan yhdessä oppimiskokemukset siitä, mitä kukin sai kotiin viemiseksi ja millä asenteella lähtee juuri mahdollisesti tuotettua toimintasuunnitelmaa toteuttamaan. Fasilitoijana olen kokenut, että tilaisuuden jälkeen on kaikkensa antanut olo ja silloin on helpointa vain pistää paperit laatikkoon ja siirtyä muihin tehtäviin. Reflektointi on muistin venyttelemistä, sitä tekemällä parantaa suoritusta seuraavalle kerralle. Luontevinta olisi, jos suunnitelman toteuman voisi käydä läpi sen henkilön kanssa, jolle on näyttänyt suunnitelmaa. Samaan tapaan kuin kehittyvä suunnistaja piirtää jälkikäteen kartalle viivaa, mistä tuli kuljettua. Matka on usein pitempi kuin miltä reitti paperilla näytti. Kokemukset on syytä dokumentoida, jotta seuraavalla kerralla on mahdollisuus onnistua vielä paremmin. Vaikka muistiinpanoihin ei edes palaisi, jo niiden tekeminen edistää oppimista.

Olen mukana Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilöstön fasilitoijien verkostossa. Sen tavoitteena on ylläpitää fasilitointitaitoja sekä fasilitoimalla nostaa Metropolia Ammattikorkeakoulun tilaisuuksien tasoa. Sloganiksi valittiin: Hyvä tilaisuus ei ole sattumaa! Se kertoo paljon siitä asenteesta, mitä myös ketterään toimintaan tarvitaan.

Kirjoittaja

Marjaana Koivula, henkilöstön kehittäjä, KM, Metropolia Ammattikorkeakoulu, marjaana.koivula@metropolia.fi

Fasilitointivalmennusten materiaaleja 2012–2014 (julkaisematon). Koulutusala. Fasilitointi.

Häyrinen, Mirko 2014,Työkalupakki, valmennusmateriaalia, Elevator Oy Helsinki (julkaisematon). Koulutusala. Fasilitointi.

Koivula, Marjaana, 2014, Mirko Häyrisen haastattelun muistiinpanot (julkaisematon). Fasilitointi.

Kopakkala, Aku, 2005, Porukka, jengi, tiimi, Edita Prima Oy Helsinki. Koulutusala. Ryhmädynamiikka.

Metropolian Strategia, 2013, Merropolia Ammattikorkeakoulu Oy, Helsinki. Koulutusala. Strategia.

Nummi, Pepe, 2013, Firtuaalifasilitaattorin käsikirja, Grape People Finland Oy Helsinki. Fasilitoint

Edellinen artikkeliSeuraava artikkeli

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *